Os departamentos e escritórios de contabilidade têm as responsabilidades de organizar toda a entrada e saída capital, além de segmentar as origens e destinos, informando de modo detalhado internamente e para os órgãos reguladores. Isso faz com que a gestão contábil seja indispensável para garantir a organização e a administração efetiva de informações financeiras, proporcionando serviços ágeis e precisos.
Profissionais dessa área recebem um volume expressivo de dados, sobretudo em épocas de alta demanda, como no período anual de declaração do Imposto de Renda. Quando gerenciadas adequadamente, as informações ficam protegidas e ordenadas para que não se percam, evitando multas e outras penalidades fiscais.
No texto de hoje, vamos explorar como o BPM ligado às melhores práticas é essencial para manter todos os dados organizados e seguros, além das melhores ferramentas para te apoiar.
Considerando que os contadores exercem funções complexas, é natural que haja uma série de desafios a serem enfrentados. A adaptação às novas regras de declaração é uma das principais questões que merecem atenção entre os profissionais da área, afinal, há uma curva de aprendizado associada e ferramentas automatizadas podem ajudar neste momento.
Além disso, manter um fluxo de trabalho eficiente e garantir alta produtividade nos escritórios pode ser difícil, especialmente em períodos de pico, como fechamento de balanços ou épocas de declaração de impostos. Isso faz com que o uso de sistemas de gerenciamento de processos seja indispensável, visando uma gestão contábil eficaz.
Também é importante salientar que os contadores lidam diretamente com dados sensíveis e sigilosos, portanto, a proteção das informações é mais um dos seus desafios, é necessário adotar medidas para a segurança dos dados contábeis, incluindo a adoção de políticas de segurança, acessos restritos, backups regulares e uso de ferramentas estruturadas e confiáveis.
Diante dessas questões, é fundamental que os profissionais estejam atentos a recursos que são capazes de aprimorar as práticas de gestão empresarial e são aplicáveis à contabilidade.
A gestão contábil é o processo de organizar e controlar as informações geradas a partir das atividades financeiras de pessoas físicas e jurídicas. Desde o registro e classificação das transações até a elaboração de relatórios e análises, ela auxilia na tomada de decisões e no cumprimento de deveres jurídicos.
Uma infinidade de documentos são gerados e manejados durante o exercício da função, fazendo com que a gestão de processos e de documentos sejam partes essenciais da gestão contábil. Isso inclui registros das transações financeiras dos clientes, relatórios de fluxo de caixa, balanços e resultados das empresas que o escritório atende.
Para lidar com essa quantidade significativa de informações de forma eficiente e segura, os departamentos e escritórios de contabilidade estão cada vez mais adotando Sistemas integrados de informações que permitem o armazenamento seguro e organizado desses dados, facilitando o acesso rápido quando necessário.
Além disso, essas ferramentas conseguem automatizar os processos, desta forma reduzindo erros manuais e otimizando o tempo dos profissionais contábeis. Assim, a integração da tecnologia na gestão contábil não só aumenta a eficiência operacional, mas também fortalece a capacidade de fornecer serviços de alta qualidade e valor agregado aos clientes.
É essencial identificar e documentar todos os processos contábeis existentes, desde a entrada de dados até a geração de relatórios. Dessa maneira, é possível estabelecer uma base para melhorias, identificando gargalos e redundâncias, além de oportunidades de automação das atividades corriqueiras.
Esse mapeamento de processos permite a introdução de práticas mais eficientes, garante informações mais precisas e simplifica o fluxo de trabalho, contribuindo para o aumento da produtividade no setor.
Isso é especialmente importante em situações de alta demanda e prazos curtos, quando os clientes precisam de serviços ágeis, mas que não deixem a desejar na qualidade da entrega. Bem, se o escritório consegue ser eficaz em momentos de muita movimentação, será ainda mais eficiente quando a demanda diminuir, certo?
Nesse sentido, é recomendável adotar uma abordagem sistemática para gerenciar e melhorar os processos contábeis, utilizando ferramentas de BPM (Business Process Management). O BPM serve para modelar, executar, monitorar e otimizar processos:
As ferramentas de BPM proporcionam uma visão ampla e detalhada das atividades da empresa ou de uma área específica. No caso da contabilidade, a abordagem contribui significativamente para uma excelente gestão contábil, uma vez que auxilia no controle de prazos e automação de tarefas, entre outros benefícios.
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Logo abaixo, apresentamos mais algumas maneiras de aperfeiçoar a gestão contábil da sua organização de forma integrada com um sistema BPM!
Como já é de conhecimento comum, a contabilidade é um dos setores que têm maior volume documental. Seus arquivos incluem notas fiscais, comprovantes de pagamento, balanços patrimoniais, demonstrações de resultados (DRE), relatórios de fluxo de caixa, relatórios de auditoria e mais uma infinidade de registros.
Com isso, a gestão documental torna-se imprescindível, tendo em vista que esses dados são de extrema importância para fins comprobatórios e de controle financeiro. Atualmente, a guarda de arquivos físicos tem dado espaço ao armazenamento digital por diversas razões, entre as quais se destaca a praticidade para administrá-los.
Uma das soluções para a gestão contábil é a digitalização, que resulta no gerenciamento eletrônico de documentos (GED). Esse recurso traz uma melhoria substancial na acessibilidade dos arquivos, afinal, facilita a organização e, consequentemente, a busca e a recuperação de informações.
Diferente da guarda física, onde se tem pilhas de papéis, um sistema de gestão documental eletrônico permite que arquivos específicos sejam encontrados em questão de segundos. Além disso, a solução permite a redução do uso de papel, proporcionando maior sustentabilidade ao escritório e minimizando a necessidade de espaço para a guarda de documentos físicos.
Além disso, o gerenciamento eletrônico garante a segurança das informações contábeis. A rastreabilidade, o uso de criptografia e o controle de acessos mantém os dados sensíveis e sigilosos seguros contra vazamentos e acessos não autorizados. Com uma ferramenta confiável, a integridade e confidencialidade das informações é uma certeza.
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Junto aos benefícios citados acima, os documentos eletrônicos podem ser ainda mais vantajosos com a implementação de assinaturas digitais.
Esse recurso possibilita a autenticação de documentos em ambiente virtual, com a mesma validade de uma assinatura feita à mão. Isso é possível porque elas são vinculadas a um certificado digital, uma espécie de identidade virtual emitida por uma autoridade certificadora.
Além de comprovar a identidade do signatário, as assinaturas digitais utilizam códigos criptográficos para proteger os documentos contra alterações após assinados. Assim, a integridade das informações é assegurada.
A solução é especialmente benéfica para a gestão contábil devido à praticidade de assinar documentos remotamente, acelerando processos administrativos. Elas são aplicáveis a contratos, acordos financeiros, relatórios e declarações fiscais.
Em suma, o gerenciamento contábil pode ser amplamente otimizado com ações de modernização do setor, especialmente a adoção das ferramentas descritas acima.
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Ele possui 7 módulos, incluindo BPM para automação de processos e uma ferramenta para assinatura eletrônica e digital. Com o ArqGED, seus documentos contábeis podem ser acessados e gerenciados com maior praticidade e garantia de segurança.
A plataforma oferece criptografia de dados, autenticação de usuários e backups regulares para evitar a perda de informações. É possível, inclusive, realizar a gestão integrada de arquivos físicos e digitais.
O software também conta com assinatura eletrônica e digital nativa, respeitando os padrões e normas do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI Brasil). As assinaturas realizadas na plataforma ArqSign são vinculadas a um certificado digital ICP-Brasil, proporcionando validade jurídica ao documento assinado.
Não só o fluxo de documentos, como também o fluxo de processos pode ser acompanhado através da nossa solução. O ArqFlow, nosso sistema BPM, permite o controle e a automação de processos virtuais, a fim de gerar melhorias e elevar a eficiência da gestão contábil.
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