O Gerenciamento de Processos de Negócio, BPM, é uma abordagem sistemática que visa melhorar continuamente os processos empresariais para alcançar objetivos organizacionais específicos. Ele engloba várias etapas do gerenciamento processual de um negócio, desde a identificação até a melhoria contínua dos processos.
Sua aplicação efetiva depende de um estudo minucioso das etapas do fluxo de trabalho. Isso significa que é preciso encontrar e destrinchar as necessidades, modelando os processos para obter resultados ao longo do tempo.
Além disso, o uso do BPM permite monitorar e controlar o desempenho das atividades, por meio de indicadores (KPIs). Com essas informações, é possível tomar decisões assertivas, realizar uma gestão de risco preventiva, encontrando problemas com maior facilidade e evitando que eles se repitam.
Neste artigo, vamos abordar o conceito e explicar sua relevância para as empresas, além de fornecer um passo a passo para sua implementação.
BPM é uma sigla que significa Business Process Management, termo que pode ser traduzido como Gerenciamento de Processos de Negócio. Refere-se a uma abordagem de gestão empresarial que visa aprimorar e otimizar os processos de negócios para aumentar sua eficiência de forma contínua.
Essa gestão se dá por meio de quatro etapas principais: modelagem, execução, monitoramento e melhoria. Ainda neste conteúdo, vamos explicar detalhadamente cada uma dessas fases.
O gerenciamento de processos é um conjunto de práticas, ferramentas e técnicas destinadas a identificar, modelar, analisar, medir, melhorar e otimizar processos de negócios.
Ao contrário de uma metodologia, que geralmente segue um conjunto específico de regras, o BPM é flexível e pode ser adaptado a diferentes necessidades e contextos organizacionais.
Além disso, trata-se de um ciclo contínuo de melhoria. Isso quer dizer que tudo é constantemente revisado e otimizado para responder a mudanças no ambiente de negócios e nas demandas dos clientes. Portanto, não há um caminho linear, com início e fim determinados.
Um bom BPM deve ter uma série de recursos, incluindo:
Também é importante que a ferramenta inclua todos os componentes do BPMS (Business Process Management System), como a possibilidade de importar arquivos de sistemas legados, controle de visibilidade e integração com outros módulos.
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O Gerenciamento de Processos de Negócio é capaz de trazer alguns benefícios para sua empresa. Afinal, seu objetivo é trazer melhorias através de análises e adoção de boas práticas, basicamente.
Veja abaixo as principais vantagens de aderir ao BPM:
O gerenciamento de processos possibilita a identificação e eliminação de gargalos, redundâncias e ineficiências operacionais. Além disso, permite reconhecer oportunidades de automatização de tarefas repetitivas, gerando mais agilidade e produtividade na organização.
Alterar os fluxos de trabalho, personalizá-los e reutilizá-los permite que os processos se tornem mais responsivos, o que dá à organização insights mais profundos sobre os efeitos das modificações e como elas devem ser feitas para obter melhores resultados.
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O BPM promove a transparência ao permitir o monitoramento das métricas de desempenho da empresa em tempo real. Com isso, é possível identificar rapidamente áreas de melhoria e monitorar o progresso em relação aos objetivos definidos.
Essa visão clara não só aumenta a eficiência da gestão, como também contribui para a comunicação e colaboração entre os departamentos, garantindo que todos entendam seus papéis e responsabilidades.
Com auxílio da tecnologia, é possível acessar relatórios integrados que fornecem feedback claro para medir as ações da empresa. Inclusive, os gestores podem monitorar os processos e tomar decisões informadas com base em dados precisos, agindo a tempo de evitar falhas e eventuais prejuízos.
Isso permite um controle mais rigoroso sobre as operações, garantindo que os processos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa e que estejam sendo seguidos corretamente.
Considerando que a otimização do fluxo de trabalho proporcionada pelo BPM elimina ineficiências na empresa, os custos operacionais serão menores, já que processos otimizados consomem menos capital.
Além disso, a automatização e a redução de erros humanos também contribuem para diminuir os custos associados a retrabalho e correção de falhas.
O gerenciamento de processos ajuda a garantir a conformidade em relação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e aumenta a segurança interna da empresa. Ao mapear os processos, é possível identificar oportunidades para incluir a rastreabilidade das atividades, o controle de acessos a informações sensíveis e outras políticas de segurança da informação.
A aplicação do BPM depende de um estudo detalhado dos processos internos de uma companhia. Além de identificar, é necessário documentar quais são esses processos, como eles acontecem e quais resultados eles geram.
No entanto, antes de começar de fato a executar as fases do gerenciamento, é fundamental ter planejamento e definição de objetivos. O BPM começa efetivamente na identificação das necessidades e problemas do negócio, na definição de objetivos mensuráveis para o projeto e no comprometimento das equipes e da direção da empresa.
Dados os passos iniciais, é possível focar em cada uma das etapas do gerenciamento de processos: modelagem, execução, monitoramento e melhoria.
Entenda agora cada uma delas!
Esta primeira fase é essencial para aprimorar os processos de negócios existentes na empresa, identificando possíveis gargalos e oportunidades de melhoria. Na prática, ela acontece por meio de um mapeamento de processos baseado na coleta de informações internas.
Na posse de dados úteis para esta etapa, pode-se realizar a modelagem com o auxílio de ferramentas como BPMN (Business Process Model and Notation) para criar diagramas detalhados dos processos atuais. Isso ajudará a visualizar o fluxo de trabalho e a encontrar gargalos a serem corrigidos.
Essa pesquisa fornecerá informações para uma análise que deve englobar todas as operações e todos os setores da empresa. Desse modo, o intuito é reconhecer oportunidades de melhoria, elaborar novos processos e aplicar simulações antes de prosseguir com o projeto.
Na fase de execução, o novo modelo processual definido anteriormente é implementado na prática, com os colaboradores da empresa trabalhando de acordo com as orientações atualizadas. É importante garantir que todos os envolvidos estejam cientes das mudanças e treinados para executá-las corretamente, a fim de garantir o êxito do BPM.
É nesta etapa que as mudanças acontecem de forma concreta, porém, dependendo dos resultados obtidos, pode ocorrer mais um redesenho dos processos. É também um momento de maior clareza, com ações orientadas por dados e responsabilidades bem definidas para cada membro das equipes.
Já durante a fase de monitoramento, são coletados dados sobre o desempenho dos novos processos. Isso permite que a equipe de gerenciamento identifique mais pontos de melhoria através da análise de dados e coleta contínua de feedbacks, e tome medidas corretivas caso necessário.
O monitoramento é crucial para avaliar se os processos atuais estão funcionando conforme o planejado. Nesse sentido, é importante estar preparado para gerenciar novas mudanças e ajustes se houver necessidade.
Por fim, na etapa de otimização, as melhorias identificadas durante o monitoramento são integradas, e o processo é ajustado para que ele se torne ainda mais eficiente. Dessa forma, seguindo o conceito de melhoria contínua, a empresa atinge um nível alto de excelência operacional e se mantém em constante evolução.
Alguns pontos são importantes para garantir o progresso:
Em suma, todas essas fases permitem obter uma visão abrangente do negócio, possibilitando a compreensão do que funciona e do que pode ser refinado para gerar um avanço. A implementação do gerenciamento de processos é também uma forma de modernizar a empresa e garantir mais qualidade em produtos e serviços.
Diante das vantagens e do passo a passo apresentado, resta conhecer uma solução eficaz para a sua gestão processual. Confira a seguir!
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Ele elimina as tarefas manuais que poderiam atrasar os processos, com ferramentas como a assinatura eletrônica e digital nativa. Além disso, fornece relatórios e permite a criação de novos processos, com a possibilidade de personalização para cada setor. O ArqFlow garante, ainda, a segurança dos dados, o controle de usuários e o registro de todas as atividades.
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