Você deve ter notado que o uso da internet e dos meios digitais, como a assinatura eletrônica de documentos, aumentou rápida e consideravelmente. Passamos a estar conectados a maior parte do dia e dependemos disso para realizar grande parte de nossas tarefas.
Com tanto tempo de tela, seria impossível que o universo digital e suas transformações tecnológicas não impactassem a forma como fazemos até mesmo as tarefas burocráticas.
Atualmente, os diversos tipos de assinaturas eletrônicas têm facilitado a vida de muita gente. Até mesmo uma selfie segurando seu RG pode ser uma forma de comprovação de identidade, sabia?
Esse foi, inclusive, o tipo de autenticação mais usado pelos brasileiros em 2022, de acordo com dados da D4Sign. Em segundo lugar, ficou a autenticação por certificado digital. E por que esses recursos se popularizaram? Leia o artigo e entenda!
Antes, que tal entender tudo sobre assinatura digital? Assista ao conteúdo elaborado por nossos especialistas!
Com o crescimento no número de usuários de internet, as empresas precisaram redobrar a atenção. Foi essencial agilizar as entregas para atender a todos de forma homogênea, sem demora e sem sobrecarregar as equipes de trabalho.
Nesse contexto, a própria internet precisou ser reformulada. Novas ferramentas foram criadas e mais soluções desenvolvidas para que velocidade de criação de conteúdos e produtos alcançassem as expectativas dos consumidores.
Essa rapidez se tornou a norma, e não o diferencial. Cada vez mais as empresas precisam intensificar suas atividades e abrir espaço para inovações que agilizam a entrega de resultados aos consumidores. Isso é ainda mais evidente no mundo profissional, onde agilidade é sinônimo de eficiência.
Assim, o mundo digital passa a ser protagonista do desenvolvimento econômico corporativo. As tecnologias criadas alteram positivamente a eficiência das empresas e, consequentemente, melhoram a experiência do cliente e incentivam o crescimento econômico.
Isso acontece porque, para existir progresso, é necessário que as companhias desenvolvam o melhor relacionamento com os prospects. Com a alta concorrência, clientes só serão fidelizados se o contato com determinada empresa for impecável.
Diante disso, todas as ferramentas são válidas, mas algumas se destacam.
Por exemplo, especialistas apontam que a melhor solução é permitir que negócios sejam fechados em pouco tempo e sem complicação. Isso demonstra agilidade e, também, intensifica a confiança no profissionalismo.
Uma das ferramentas que mais proporcionaram essa rapidez nos últimos anos foram as plataformas de assinatura eletrônica de documentos.
A tecnologia conta com inovações que nos possibilitam assinar documentos de forma segura, de qualquer lugar que estivermos e em poucos minutos. As assinaturas podem ser feitas pelo computador ou da palma da sua mão pelo celular, e serem acessadas nos mesmos dispositivos.
É importante observar que o uso da assinatura eletrônica é permitido por lei através da MP 2.200-2 há mais de 20 anos. No entanto, somente nos últimos 2 anos ela se tornou frequente na rotina de empresas corporativas.
Essa mudança aconteceu devido às transformações tecnológicas que decorreram da pandemia do novo coronavírus.
Durante a pandemia, passamos a depender totalmente de ferramentas digitais. Com o distanciamento social, nos acostumamos a conversar online, fazer reuniões de forma virtual e desenvolver produções e projetos a distância.
Segundo o Índice de Transformação Digital da Dell Technologies 2020 (DT Index 2020), 87,5% das empresas do Brasil implementaram ferramentas digitais em seu plano de negócios. Elas alteraram parte de suas atividades para que se transformassem em processos digitalizados e o contato presencial não fosse obrigatório.
As transformações tecnológicas emergiram, então, não só como medida para continuar as atividades sem colocar em risco os profissionais durante o lockdown. Mais que isso, as empresas viram na tecnologia oportunidades para otimização de processos.
Neste contexto em específico, as assinaturas eletrônicas se tornaram protagonistas, por possibilitarem que empresários fechassem negócios online, somente em vias digitais. Com isso, as certificações digitais se tornaram a principal forma de assinatura de contratos de 2020.
O ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação) relata que o setor cresceu mais de 10% somente em 2020, com mais de 6 milhões de assinaturas emitidas em apenas um ano. E dos mais de 10 milhões certificados digitais ativos, 5,2 milhões são de pessoas jurídicas.
Fica evidente que a assinatura eletrônica de documentos gera vantagens para os negócios. Algumas delas são:
As aplicações das assinaturas eletrônicas são as mais variadas. Vão desde as mais simples, como as selfies que mencionamos anteriormente, até as mais complexas, que utilizam mais camadas de segurança.
Inclusive, existem três categorias de assinaturas eletrônicas: simples, avançada e qualificada. Veja as principais funcionalidades das assinaturas eletrônicas em geral!
As assinaturas digitais, que são um tipo de assinatura eletrônica, fazem parte da categoria avançada, por contarem com Certificado Digital ICP-Brasil, o qual atesta a identidade do signatário.
Sendo assim, documentos autenticados com assinatura digital possuem validade jurídica, e a assinatura pode ser utilizada em contratos, projetos, laudos, aditivos e atas. Além disso, possuem maior segurança, uma vez que a certificação garante a identidade da pessoa, e a assinatura pode ser comprovada.
Diga não aos deslocamentos, longas horas de espera ou gastos com impressões. Esses processos, segundo o ITI, representam um gasto de 146 milhões de horas anuais aos brasileiros.
Para assinar documentos eletronicamente, basta ter acesso a um dispositivo eletrônico. Mas lembre-se, alguns tipos de assinatura eletrônica exigem a certificação digital.
Com tanta praticidade, é fato que o fluxo de assinaturas será mais ágil. Você não precisa esperar que todos os signatários vão à empresa, ou que o despachante leve o documento para cada pessoa que precisa assinar.
A coleta de assinaturas eletrônicas é muito mais prática e pode ser feita em grande escala.
Em um contexto de ameaças constantes na internet, em que o Brasil é um dos países mais afetados por ataques cibernéticos, a questão da segurança da informação deve ser abordada.
Quando falamos de documentos com validade jurídica, uma análise detalhada é essencial. A recomendação é procurar empresas que forneçam não só tecnologia de ponta, mas também processos seguros em relação à legislação.
Tenha como exemplo a ArqSign, criada pela Arquivar. Esta solução garante a maior segurança de todo o processo de assinatura do mercado. Inclusive, verificando um documento assinado através da ArqSign pelo site do próprio ITI, é possível certificar-se de que todas as suas assinaturas possuem validade jurídica.
Para empresas com diversos colaboradores, é possível criar usuários ilimitados e fazer o acompanhamento das emissões para que não existam entraves. Tudo dentro da própria plataforma.
O acesso é feito por senhas, além das assinaturas digitais serem protegidas por criptografia.
A ArqSign é a plataforma de assinatura de documentos eletrônicos da Arquivar. Com este recurso, seus documentos são assinados com total segurança e validade jurídica. Praticidade e agilidade farão parte da rotina da sua empresa com a nossa ferramenta, seja qual for o ramo do seu negócio.
Além das facilidades já citadas, a ArqSign reserva benefícios imperdíveis, como:
A digitalização é um caminho sem volta. E quando falamos em arquivos digitais, além das assinaturas eletrônicas, é preciso atentar-se à gestão documental. Quanto a isso, saiba que a Arquivar tem a solução completa!
Além da ArqSign, contamos também com o ArqGED, a plataforma de gestão de documentos eletrônicos. Conheça agora mesmo os nossos serviços e comece uma revolução na sua empresa!
No vídeo abaixo, você encontra tudo o que precisa saber sobre a ArqSign:
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