Assinar digitalmente um documento é um recurso excelente que economiza tempo e dinheiro. Um dos formatos mais utilizados é a assinatura digital em PDF, já que este é um tipo de arquivo seguro contra alterações indesejadas e o mais popular em documentações.
As empresas e profissionais liberais que buscam aumentar sua eficiência e agilizar seus processos devem estar atentos a soluções como essa. Pensando nisso, elaboramos um artigo para te ajudar a otimizar o fluxo de documentos a serem assinados no seu negócio.
Acompanhe e entenda!
Assinatura digital é um meio de comprovar sua identidade em ambiente virtual. Diferente de uma assinatura manuscrita digitalizada, esse recurso utiliza técnicas de criptografia para autenticar a identidade do signatário, criando um vínculo único e verificável entre ele e o documento.
Além da integridade do arquivo, garantida pela criptografia, outra característica das assinaturas digitais é o fato de serem legalmente válidas. No Brasil, as assinaturas digitais têm validade jurídica, especialmente quando emitidas sob a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), pois contam com um certificado digital.
Essas características as tornam uma solução robusta e confiável para a autenticação de documentos eletrônicos, principalmente em formatos amplamente utilizados como o PDF.
>> As assinaturas digitais são tipos de assinaturas eletrônicas, classificadas na categoria de “assinaturas eletrônicas qualificadas” devido ao uso do certificado digital. Saiba a diferença entre esses termos!
O ITI é o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, entidade federal responsável por regular a emissão das chaves públicas pelo ICP-Brasil. Além disso, o órgão trabalha na regulamentação, fiscalização e auditoria das Autoridades Certificadoras (AC), que emitem os certificados digitais — o ITI é uma AC Raiz, ou seja, a primeira na linha hierárquica.
Com a validação do ITI, fica comprovada a integridade e a autenticidade de uma assinatura digital em PDF ou outros tipos de arquivos. Nesse processo de validação, assegura-se também a validade do certificado digital, visto que este pode ter prazo de 1 a 3 anos.
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Substituir a assinatura manuscrita por uma versão eletrônica é uma forma de obter vantagens, sobretudo para as empresas e profissionais liberais que buscam otimizar seus processos e garantir a segurança de seus documentos.
A seguir, destacamos as principais razões para adotar a assinatura digital em PDF, confira!
Imagine não ter que imprimir, assinar manualmente, escanear e enviar documentos físicos. Ao eliminar essas tarefas, você consegue reduzir significativamente o tempo necessário para completar processos administrativos e comerciais.
Além disso, sem o uso de papel físico, você não gasta com impressão, armazenamento e envio de arquivos. A assinatura digital permite processos mais assertivos, com menos erros, o que também aumenta a eficiência operacional e diminui gastos.
Com o certificado digital, é possível garantir que a pessoa que assinou o documento é realmente quem diz ser. Uma vez assinado digitalmente, qualquer alteração no conteúdo do PDF invalida a assinatura, protegendo contra fraudes e modificações não autorizadas.
Fique atento, pois assinar um documento digitalmente sem uma plataforma especializada no recurso pode representar um risco de adulteração de dados e impossibilidade de comprovar a sua identidade!
As assinaturas digitais têm conformidade legal quando emitidas sob o IPC-Brasil. De acordo com a Medida Provisória nº 2.200-2, a assinatura digital tem a mesma validade jurídica da assinatura manuscrita reconhecida em cartório. Dessa forma, assinar digitalmente contratos, acordos e outros tipos de documentos é uma ação legalmente válida.
>> Veja a explicação de um especialista Arquivar, com um passo a passo para validação ITI:
O armazenamento digital de documentos favorece o gerenciamento, a organização e a recuperação de arquivos. Soma-se a isso o fato de o acesso ser facilitado, podendo ser feito remotamente por pessoas autorizadas. Assim, há maior flexibilidade e agilidade na consulta e no compartilhamento de informações, bem como na assinatura de PDFs.
Tem dúvidas sobre como assinar PDF digitalmente? Elas serão solucionadas agora! Para desfrutar desse recurso, é necessário contar com uma plataforma especializada, como a ArqSign, da Arquivar.
A ArqSign é muito mais do que assinatura digital, é uma solução robusta e eficiente para empresas e pessoas físicas que contém soluções avançadas como a gestão de documentos, BPM (Business Process Management), workflow e muito mais. Veja só!
A ArqSign é uma ferramenta eficiente e confiável para assinaturas eletrônicas e digitais nos padrões do ITI. O passo a passo é simples: você faz o upload do arquivo na plataforma, adiciona as pessoas que devem assinar e envia o documento a elas. Você será notificado quando as pessoas assinarem e receberá o documento completo em seguida.
Quer implementar assinaturas digitais, mas não possui certificado? Sem problemas, vamos te ensinar como fazer assinatura digital sem certificado digital! Os usuários sem certificado ICP-Brasil podem fazer assinatura digital com validade jurídica na plataforma ArqSign.
No momento de assinar, o software aplica o certificado digital próprio da Arquivar. Dessa forma, seu documento terá conformidade legal perante as regras do ITI.
Além de fazer assinatura digital em PDF, a ArqSign aceita outros formatos de arquivos, tais como:
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