AS IS e TO BE: guia completo para mapear e melhorar processos

Você já pensou como os processos realmente acontecem no dia a dia da sua empresa? Muitas atividades funcionam “no automático”, sem estarem documentadas ou padronizadas. É exatamente nesse ponto que entra o mapeamento de processos AS IS e TO BE.

Neste artigo, você vai aprender como aplicar os conceitos de AS IS e TO BE no BPM (Business Process Management) para mapear processos com clareza, evitar erros, definir o nível ideal de detalhamento e estruturar uma abordagem eficaz de melhoria contínua para ajudar sua empresa a organizar os processos atuais e projetar melhorias mais eficientes.

O que são AS IS e TO BE?

Você já ouviu falar no ciclo de vida do BPM? Ele organiza a gestão de processos em etapas, desde o entendimento do cenário atual até a melhoria contínua. É dentro desse ciclo que entram os conceitos de AS IS e TO BE.

Esses métodos de mapeamento são aplicados na fase em que a organização analisa seus processos e planeja mudanças. Nesse momento, o objetivo é entender como o processo funciona hoje e como ele pode funcionar melhor no futuro.

AS IS: entender a realidade do processo

O mapeamento de processos AS IS representa o estado atual do processo. Ele mostra como as atividades acontecem no dia a dia, considerando pessoas, fluxos, regras e exceções. Podemos dizer que ele é como uma fotografia do processo atual, que não diz como melhorar, mas deixa claro onde estão os problemas, gargalos, retrabalhos e riscos.

Com esse mapeamento, é possível analisar o fluxo do processo, identificar quem participa de cada etapa, entender as interações com clientes e fornecedores e observar indicadores e resultados. Ele é a base para avaliar se as atividades estão alinhadas aos objetivos da organização e onde há espaço para evolução.

Por isso, para realizar o AS IS, é fundamental ouvir quem executa o processo. São essas pessoas que conseguem relatar como as atividades ocorrem na prática, revelando detalhes que muitas vezes não aparecem em documentos formais.

TO BE: desenhar um processo viável, não ideal

O TO BE representa como o processo deve funcionar após as melhorias, considerando metas, restrições e prioridades da organização.

Ao desenhar o TO BE, você define onde quer chegar e quais mudanças são necessárias para isso. O foco não é criar um processo perfeito, mas um processo possível, eficiente e sustentável.

Esse desenho precisa estar alinhado ao planejamento estratégico da empresa. Assim, as melhorias propostas contribuem diretamente para os objetivos do negócio e não viram apenas ajustes isolados.

No TO BE, as decisões geralmente envolvem pessoas com experiência no processo e conhecimento do contexto organizacional. Também é comum utilizar ferramentas e tecnologias de BPM para documentar e apoiar o novo fluxo.

Em essência, o TO BE transforma a análise do AS IS em ação. Ele orienta a implementação das melhorias e serve como referência para acompanhar se o processo evoluiu como esperado

Quando usar AS IS e TO BE no mapeamento de processos

O AS IS e o TO BE são úteis para organizar a análise em um desenho visual claro, mostrando a situação atual do processo e a direção desejada para sua evolução.

Com o processo mapeado, as decisões deixam de ser baseadas em suposições. Você começa a priorizar ações e focar no que realmente gera valor para o negócio.

Situações em que o AS IS é indispensável

O AS IS é fundamental sempre que existe a necessidade de compreender o processo antes de tomar qualquer decisão. Sem essa visão, o risco de propor soluções inadequadas aumenta consideravelmente.

Ao mapear o estado atual, você passa a enxergar perdas, desvios e ineficiências que não aparecem em relatórios ou indicadores isolados. Sua aplicação faz toda a diferença, por exemplo:

• na análise do desempenho operacional, verificando onde há retrabalho, atrasos ou excesso de etapas;
• na identificação de práticas que não estejam alinhadas à estratégia organizacional;
• e na implantação de novos sistemas ou tecnologias, identificando o que agrega valor e quais etapas precisam ser ajustadas antes da automação.

Quando partir direto para o TO BE

Em alguns cenários, a organização já tem clareza suficiente sobre os problemas do processo e pode avançar mais rapidamente para o TO BE. Isso acontece, por exemplo:

• quando o processo é novo ou quando mudanças estratégicas exigem uma reestruturação significativa;
• quando a organização deseja desenhar uma visão de futuro mais eficiente, considerando objetivos, restrições e prioridades do negócio;
• E quando o foco é realizar uma simulação de cenários para comparar diferentes alternativas e avaliar impactos antes da implementação de mudanças.

Casos em que o mapeamento não é recomendado

Apesar de ser uma ferramenta poderosa, o mapeamento de processos nem sempre é a melhor escolha. Seu uso não é recomendado:

• em situações muito simples ou pontuais, em que o esforço de mapear pode ser maior do que o benefício gerado;
• no caso de processos que estão prestes a ser descontinuados ou substituídos;
• e em situações em que não há um objetivo determinado para o mapeamento.

Por isso, antes de iniciar, vale sempre se perguntar: qual decisão esse desenho vai apoiar? Se a resposta não estiver clara, talvez seja o momento de repensar a abordagem.

 

Como aplicar AS IS e TO BE de forma prática

O mapeamento AS IS e TO BE pode até ser feito de forma simples, como em uma planilha. No entanto, ferramentas de BPM como o ArqGED da Arquivar facilitam muito esse trabalho, pois ajudam a visualizar o fluxo, medir tempos, identificar gargalos e apoiar a automação quando necessário. Vamos conferir quais os passos para realizar esses mapeamentos.

Definição de objetivos e critérios de sucesso

Antes de mapear, defina qual problema você quer resolver ou qual decisão pretende apoiar com esse desenho. O objetivo final é amadurecer o processo, tornando-o mais alinhado à estratégia da organização.

Para isso, priorize processos que realmente impactam os resultados. Não tente mapear tudo de uma vez. Comece pelo que afeta diretamente custos, tempo, qualidade ou experiência do cliente.

Também é importante definir critérios de sucesso. Por exemplo: reduzir tempo de atendimento, diminuir retrabalho ou aumentar a padronização.

Levantamento do processo atual (AS IS)

O mapeamento AS IS começa com um olhar atento para a realidade. Nesta etapa, o objetivo não é propor melhorias, mas entender como o processo acontece hoje, do início ao fim, com todas as suas variações, exceções e limitações. Para conduzir esse levantamento de forma estruturada, siga os passos abaixo:

Depois de analisar como o processo acontece na prática, é possível redesenhá-lo pensando em melhorias, ajustes e novas formas de execução.

Análise crítica e redesenho (TO BE)

Com o mapeamento AS IS concluído, é hora de avançar do diagnóstico para a melhoria. Neste momento, você passa a analisar o processo atual de forma crítica e estruturada. Para construir esse redesenho de forma consistente, siga os passos abaixo:

Ao desenhar o TO BE, você define onde quer chegar e quais mudanças são necessárias. O foco não é criar um processo perfeito, mas um processo possível, eficiente e sustentável.

Validação do novo processo

Antes de colocar o TO BE em produção, é fundamental validá-lo com quem realmente participa do processo. Essa validação garante que o desenho não fique apenas “bonito no papel”, mas funcione na rotina. Reúna gestores, donos do processo e executores para revisar o fluxo completo.

Nesse momento, valide especialmente:

• se as atividades são executáveis no tempo e nos recursos disponíveis;
• se papéis e responsabilidades estão bem definidos;
• se exceções e variações do processo foram contempladas
• e se o processo está alinhado aos objetivos do negócio.

Quanto mais claro e aceito o processo for nessa fase, maior será seu nível de maturidade. Um processo validado reduz improvisos, aumenta a previsibilidade e facilita a melhoria contínua.

Acompanhamento e melhoria contínua

Para saber se o TO BE realmente funcionou, você precisa de dados. Por isso, defina indicadores ainda na fase AS IS e use os mesmos após a implantação do TO BE. Compare o desempenho do processo antes e depois da mudança, observando:

• Eficiência: tempo de execução, volume de entregas, produtividade.
• Eficácia: qualidade, retrabalho, erros ou não conformidades.
• Efetividade: impacto nos resultados do negócio, como redução de custos ou melhoria no atendimento.

Esses indicadores tornam a análise objetiva e ajudam a demonstrar, com números, se o redesenho trouxe ganhos reais ou se ainda há pontos a ajustar.

Após a implantação, acompanhe o processo em funcionamento, observe desvios, escute as equipes e colete feedbacks. Pequenos ajustes feitos no momento certo evitam novos gargalos e mantêm o processo eficiente.

Dica

Mesmo um TO BE bem desenhado não deve ser tratado como definitivo. Processos existem para apoiar o negócio, e o negócio muda o tempo todo. Ferramentas de BPM como o ArqGED contribuem para a melhoria contínua, pois permitem monitorar indicadores em tempo real, ajustar fluxos com rapidez e evoluir o processo conforme novas demandas.

Conheça o ArqGED

 

Limites, escopo e erros comuns no mapeamento AS IS e TO BE

Depois de entender como mapear um processo, surge uma dúvida comum: até onde ir nesse mapeamento?  Nem raso demais, nem detalhado em excesso. O segredo está no equilíbrio entre objetivo, escopo e maturidade do processo. Vamos por partes.

Mapeamento macro x mapeamento detalhado

Nem todo processo precisa nascer com alto nível de detalhe. O mapeamento macro oferece uma visão geral, mostrando grandes etapas, responsáveis e fluxos principais. Ele é ideal para diagnósticos iniciais, alinhamento estratégico e priorização de melhorias.

Já o mapeamento detalhado entra quando há necessidade de padronização, automação ou controle mais rigoroso. Aqui, atividades, decisões, exceções e regras de negócio ficam explícitas.

A pergunta-chave é simples: para que esse mapeamento será usado? A resposta define o nível de profundidade.

Como definir o escopo certo

Um bom mapeamento começa com limites claros. Antes de desenhar, defina onde o processo começa, onde termina e quais áreas realmente fazem parte dele.

Evite incluir tudo “só para garantir”. Quanto maior o escopo, maior a complexidade — e maior o risco de perder foco. Priorize processos que impactam resultados, clientes ou riscos operacionais.

Os riscos do excesso de detalhamento

Detalhar demais pode parecer capricho, mas muitas vezes pode gerar o efeito oposto. Mapas muito complexos são difíceis de entender, manter e aplicar no dia a dia.

Além disso, o excesso de detalhe aumenta o tempo do projeto, gera desgaste com os envolvidos e pode travar decisões importantes. Lembre-se: o mapeamento deve apoiar a gestão, não se tornar um fim em si mesmo.

AS IS maquiado: quando o processo não reflete a realidade

Um erro comum é desenhar o AS IS como “deveria ser”, e não como ele realmente acontece. Isso acontece quando as pessoas têm medo de expor falhas ou quando o mapeamento é feito sem escuta ativa.

O problema? Decisões passam a ser tomadas com base em uma realidade que não existe. Para evitar isso, valorize a visão de quem executa o processo, observe a operação e valide o fluxo com diferentes envolvidos.

TO BE desconectado da realidade operacional

Outro risco é criar um TO BE bonito no papel, mas impossível de executar. Processos que ignoram cultura, capacidade das equipes, sistemas disponíveis ou volume de trabalho tendem a falhar.

O TO BE não deve representar o “processo perfeito”, e sim o processo viável. Melhor evoluir em etapas do que tentar mudar tudo de uma vez.

Automatizar processos mal definidos

Automação não corrige processos ruins. Ela apenas acelera o problema. Antes de automatizar, o fluxo precisa estar claro, validado e padronizado. Caso contrário, retrabalhos, exceções e erros se tornam ainda mais difíceis de corrigir.

Por isso, encare o AS IS e o TO BE como pré-requisitos para qualquer iniciativa de automação ou transformação digital.

 

Conclusão: AS IS e TO BE como ferramenta de decisão

Ao longo deste artigo, vimos que o mapeamento AS IS e TO BE vai muito além de desenhar fluxos. Ele é uma forma estruturada de entender a realidade, tomar decisões mais seguras e conduzir mudanças com menos riscos.

O AS IS ajuda a enxergar o processo como ele realmente acontece, revelando gargalos, falhas e oportunidades de melhoria. O TO BE, por sua vez, transforma essa análise em direção, apontando caminhos viáveis para tornar o processo mais eficiente, padronizado e alinhado aos objetivos do negócio.

Se você quer se aprofundar nesses temas e aplicar tudo isso com mais segurança, a trilha Gestão de Processos da Arquivar Academy foi elaborada exatamente para esse caminho. Ela ajuda você a sair do conceito e partir para a prática, conectando método, linguagem e tecnologia.

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Afinal, melhorar processos começa com conhecimento — e evolui quando você aprende a usar o AS IS e o TO BE como verdadeiras ferramentas de decisão.