ArqOCR® – Reconhecimento Ótico por Caracteres

ArqOCR® transforma os seus arquivos digitais e conteúdo pesquisável. Isso quer dizer que através de uma busca simples por termos ou palavras-chaves você pode localizar qualquer informação em alguns segundos, descobrindo imediatamente em qual documento ela se encontra. Agilidade e praticidade com o reconhecimento ótico de caracteres.  

Arquivar corretamente os seus documentos é fundamental. Mas, tão importante quanto é desenvolver estratégias para que eles sejam facilmente localizados. É justamente isso que o ArqOCR® propõe como solução.  

O módulo foi desenvolvido pela Arquivar e é um dos componentes do ArqGED, o software de gestão que facilita a organização, administração e manutenção de documentos empresariais.  

A função do ArqOCR® é proporcionar uma busca eficiente que ajude na localização de documentos de forma rápida e fácil através de uma tecnologia de reconhecimento ótico. Entenda mais.  

Como funciona o ArqOCR®? 

Com ArqOCR® fica fácil localizar qualquer documento de sua empresa. Para isso, ele utiliza uma tecnologia de Reconhecimento Ótico de Caracteres que permite a busca de documentos por palavra-chave.  

Mas, se preferir você pode realizar a busca pelo conteúdo dos arquivos em texto integral – bem como acontece no Google. Com isso, o ganho de tempo na procura de documentos importantes é imenso e satisfatório. 

Busca por texto: 

O seu funcionamento é simples. O ArqOCR® consegue, através de seu sistema de Reconhecimento Ótico de Caracteres, identificar o que está escrito no documento. Com isso, ele realiza uma busca super ágil e consegue localizar o que você procura.  

O cadastro de palavras-chaves permite que você localize grupos de documentos que possuam os mesmos termos. Vale a pena ressaltar que o arquivo nato pode ser digital ou em papel. O ArqOCR® funciona com ambos! 

Existem dois momentos em que você pode fazer esse cadastro de palavras-chaves ou mesmo definir termos que ajudem a encontrar determinado documento: na digitalização ou depois.  

Para arquivos que já são digitais, você pode usar o OCR para fazer a leitura e memorizar os termos. Já para aqueles que são originalmente impressos e passam para o digital, isso pode ser feito no ato da digitalização.  

A importância do conteúdo pesquisável  

Documentos são fundamentais para o funcionamento de uma empresa. Eles referem-se às receitas, aos tributos, clientes, contas a receber ou a pagar, funcionários e tudo mais que mantém, efetivamente, o negócio funcionando.  

Nesse contexto, não é difícil imaginar que os documentos possuem uma importância gigantesca para o universo empresarial. Mas, você está cuidando corretamente desses documentos? 

Eles carregam os dados e a história de sua empresa e com tamanho valor deveria ser ao menos arquivados corretamente. Mas, o que estamos acostumados a ver é algo completamente diferente.  

Conteúdo pesquisável: 

Conteúdo pesquisável é tudo aquilo que pode ser localizado a partir de uma pesquisa. As pesquisas, como bem sabemos, têm movimentado o mundo.  

Afinal de contas, você mesmo deve realizar diversas delas quando precisa de alguma coisa. Basta entrar no Google e digitar a sua busca para encontrar o que você está procurando.  

O que um sistema de Reconhecimento Ótico de Caracteres propõe é justamente essa mesma busca, só que dentro de seus arquivos digitais. Então, ele pesquisa os termos em arquivos de diferentes formatos, como DOC, PDF e XLS.  

Entendendo o sistema de Reconhecimento Ótico de Caracteres 

Quando você digitaliza um documento, ele deixa de ser um papel e passa a ser uma imagem digital, como se fosse uma fotografia. Porém, o seu conteúdo não se torna pesquisável.  

Ou seja, ainda que esse documento contenha um texto muito extenso, você só conseguirá localizá-lo pela busca através do nome que colocou no arquivo.  

Se você só tem 1 ou 2 documentos para dar conta pode até ser fácil memorizar os nomes dos arquivos – ainda assim, há um grande risco e esquecimento.  

Mas, quando falamos de uma empresa, somente o seu processo de abertura gera pelo menos uns 10 documentos novos. Aí, opara manter tudo seguro, eles são digitalizados…mas, na hora de localizar cada um, como é que se faz? 

O sistema de Reconhecimento Ótico de Caracteres extrai o texto da imagem e reconhece as palavras transformando aquele documento em um arquivo de conteúdo pesquisável.  

Ou seja, o sistema deixa de considerar apenas o título dado ao arquivo e passa também a pesquisar o seu conteúdo de texto para localizá-lo. Interessante, não? 

Principais vantagens de um Reconhecimento Ótico de Caracteres 

Seja qual for o porte de sua empresa você já deve ter percebido que a perda de documentos é algo que impacta diretamente nas atividades.  

Além do tempo que se perde deslocando profissionais para procurarem documentos perdidos, ainda podemos destacar o atraso em tomadas de decisão, conclusão de projetos e início de ações.  

Tudo isso porque você depende de um documento que…não está onde deveria! Ou, até está, mas, graças ao volume de papel, você não consegue acessá-lo com facilidade. 

Mas, com a digitalização esse é um problema praticamente erradicado. Afinal, os documentos digitais se mantêm seguros e podem ser facilmente localizados, certo? 

Isso é ainda mais verdadeiro quando falamos do sistema ArqOCR®. Afinal, ele consegue localizar rapidamente qualquer documento a partir da identificação de palavras que estejam no texto e/ ou no título.  

Então, para esse módulo em especial podemos destacar dois benefícios em particular. São eles: 

Rapidez: encontre rapidamente a informação que você precisa – e mesmo sem saber exatamente em qual documento ela está. Afinal, basta digitar um termo que condiz com o que você procura que o ArqOCR® faz o resto.  

Eficiência: use o módulo em qualquer lugar, a qualquer hora. Encontre documentos para dar prosseguimento em suas estratégias sem demora e sem atrasos.  

Isso sem falarmos dos benefícios gerais que a digitalização por si só proporciona, como economia de espaço físico, diminuição da bagunça, possibilidade de reduzir o número de funcionários etc.  

Conheça o ecossistema de gerenciamento de documentos criado pela Arquivar 

É importante que você saiba que o ArqOCR® faz parte de um ecossistema muito maior para gerenciamento de documentos. Se trata do ArqGED, o software desenvolvido pela Arquivar para auxiliar empresas como a sua na gestão documental.  

Ao todo, 7 módulos compõem o ArqGED. Juntos eles formam um verdadeiro esquadrão de elite e qualidade quando o assunto é arquivamento e manutenção de documentos empresariais.  

Além do ArqOCR® o ArqGED é composto por: 

Módulo ArqDOC: 

Com o ArqDOC suba arquivos e faça o gerenciamento adequado de qualquer lugar! Os documentos podem ser acessados, consultados e compartilhados sempre que necessário, mas somente pelas pessoas previamente autorizadas. 

Você também pode, através desse módulo, rastrear alterações, emitir protocolos e controlar as alterações que esses documentos venham a sofrer.  

Módulo ArqSign: 

ArqSign existe para agilizar o processo de assinaturas digitais. Basta emitir o seu certificado digital – e-CPF e/ou e-CNPJ – e substituir as assinaturas manuais pelas opções digitais.  

Um dos resultados é a otimização e agilidade de tarefas simples, facilitando o prosseguimento de ações importantes para a sua empresa que dependam de uma assinatura como aval.  

Módulo ArqFlow

ArqFlow se refere ao fluxo de trabalho. Sua função é integrar os departamentos para que as tarefas se tornem mais rápidas, decisões sejam tomadas com mais agilidade e soluções sejam propostas com mais eficiência.  

Um dos resultados mais importantes obtidos por esse módulo é o melhor aproveitamento das horas de trabalho, já que os gargalos são identificados e trabalhados para que o ritmo flua mais eficiente.  

Módulo ArqScan:

ArqScan é um módulo que geralmente é utilizado em parceria com ArqOCR®. Essa integração permite que os documentos escaneados sejam imediatamente reconhecidos pelo leitor ótico, o que os torna pesquisáveis.  

Ainda é possível integrar o ArqScan com o ArqSign, o que facilita a tarefa de assinar o documento com os certificados digitais emitidos. 

Módulo ArqAudit: 

No ArqAudit o usuário pode determinar auditorias para os documentos de acordo com as regras da empresa. Com isso, a gestão de documentos ganha mais qualidade, segurança e agilidade a gestão de documentos. 

Módulo ArqNF-e: 

Por fim, esse módulo possibilita uma gestão adequada das notas fiscais que são geradas pelo seu negócio. E toda empresa costuma gerar muitas notas em um curto período.  

ArqNF-e as mantém seguras pelo tempo determinado pela lei nacional, além de facilitar a localizada das notas e organizá-las de acordo com a sua preferência. 

Juntos, esses módulos formam o ArqGED. O ArqOCR® é o módulo perfeito para quem quer não somente digitalizar e proteger os documentos, mas, também, ganhar agilidade na hora de pesquisá-los. Acesse o site da Arquivar e saiba mais! 

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