Armazenamento digital de documentos: o que é e como fazer

Fazer o armazenamento digital é uma excelente forma de otimizar a gestão de documentos. Trata-se de uma estratégia benéfica para manter arquivos importantes nas empresas, controlando gastos e otimizando o uso de espaços físicos.

Há diversos fatores porque é indispensável manter os registros: questões trabalhistas, financeiras, tributárias e tantas outras. Além disso, existem as grandes preocupações com segurança e manipulação adequada de dados sensíveis… Enfim, são muitas questões.

Mas afinal, como fazer esse tipo de armazenamento de modo rápido, prático e seguro? Quais as vantagens em adotar esse tipo de estratégia? Confira a resposta para essas e outras perguntas no artigo a seguir.

Entenda o que é o armazenamento digital para as empresas

Armazenar é sinônimo de depositar, guardar ou reunir em um espaço (físico ou digital) documentos ou objetos. Sua finalidade é conservar esses materiais para uso futuro.

Trazendo esta definição para as empresas, logo se pode pensar nos tradicionais “arquivos”, salas ou armazéns onde se depositam materiais, produtos, pilhas de papéis. Se lembra deles?

Bom, guardar ficheiros físicos ainda é uma prática importante. Mas, hoje, as empresas contam com um recurso ainda mais útil e moderno: a digitalização de documentos.

Nesse contexto, digitalizar significa converter materiais físicos em formato digital, ou seja, criar uma cópia virtual. Após digitalizados, esses registros podem ser gerenciados digitalmente, levando à outra tendência crescente: a virtualização de processos.

A cada ano que passa, mais e mais empresas entendem a necessidade de se digitalizarem e adotam a gestão de documentos virtuais como procedimento padrão.

> Confira: 5 erros na gestão de documentos em empresas

4 vantagens do armazenamento digital para as empresas

Guardar documentos virtualmente traz diversas vantagens para as empresas. Veja as principais:

1. Agilidade no acesso à informação e otimização do trabalho

Com o armazenamento digital, e devido ao gerenciamento adequado dos arquivos, toda informação fica apenas a poucos cliques de distância, eliminando a necessidade de deslocamento para outros ambientes.

2. Redução da perda e avaria de documentos

Documentos físicos estão em constante risco de extravios, perdas, avarias e até mesmo furto. Quando isso acontece, dependendo da importância do material, o prejuízo pode ser altíssimo. Por outro lado, um armazenamento digital seguro elimina esse tipo de risco.

3. Armazenamento digital e redução de custos operacionais

Está aí uma coisa que sempre queremos eliminar: custos desnecessários. Acontece que a perda de tempo, devido a processos organizacionais muito longos, e o perigo ao se manusear arquivos físicos regularmente, refletem diretamente nos caixas das empresas.

Por outro lado, investir em armazenamento digital e na gestão virtual de contratos e outros registros, é garantia de redução de custos.

4. Aumento da segurança dos seus dados e de seus clientes

Ao fazer o armazenamento digital de documentos com uma empresa confiável, você pode garantir a segurança de seus dados e de seus clientes. Isso porque há diversos recursos de tecnologia por trás desse processo como:

• Criptografia, que protege os dados durante o armazenamento e compartilhamento;
• Autenticação de usuários e controle de acesso para garantir acesso apenas a pessoas autorizadas, restringir permissões de visualização e edição;
• Backups frequentes que evitam perda de dados;
• Monitoramento de segurança constante, firewalls e outros recursos para detectar e barrar atividades suspeitas.

Essas medidas em conjunto garantem a integridade, confidencialidade e disponibilidade dos documentos armazenados digitalmente.

Como se preparar para armazenar documentos digitalmente?

Agora que você já compreende os motivos para investir em armazenamento digital, sugerimos que você contrate uma empresa especializada nesse tipo de serviço, tanto para orientar a integração, quanto para realizar etapas do processo de modo seguro e eficaz.

O primeiro passo é selecionar os documentos. Para saber quais devem ser guardados e por quanto tempo, além do que não é mais necessário manter, consulte uma Tabela de Temporalidade Documental.

Depois, faça uma triagem observando o ciclo de vida do material, que pode ser:

• Corrente, de uso constante;
• Intermediário, de uso esporádico;
• Permanente, que não está em uso e deve ser guardado em definitivo.

Feitos esses passos, os arquivos podem ser digitalizados.

ATENÇÃO: digitalizar não é o mesmo que escanear, embora os dois processos sejam realizados num scanner. Um documento digitalizado passa por uma série de processos para que sua validade legal seja efetiva.

Após o processo, os registros estão prontos para serem armazenados digitalmente num servidor de propriedade da sua empresa ou de uma terceira, mas não pára por aí!

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O Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) da Arquivar, o ArqGED, é a solução definitiva para tornar seu armazenamento digital e gestão documental completa. São dezenas de benefícios para o seu negócio, como:

• Acessar materiais e informações de maneira ágil e assertiva.
• Possuir assinatura eletrônica e digital nativa.
• Garantir economia, eficiência e eficácia na administração.
• Usuários ilimitados.
• Virtualizar e automatizar os processos de trabalho.
• Racionalizar a produção documental.
• Preservar o patrimônio documental de guarda permanente da empresa.
• Backup regular, criptografia de dados e autenticação de usuário.
• Acelerar o processo de decisão e ação.
• Controlar o acesso à documentação por usuários.
• Normatizar os procedimentos de classificação, avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de arquivos.

Além disso tudo, você conta com um software customizável com 7 módulos diferentes e que possui integração com vários sistemas ERP (Enterprise Resource Planning).

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