Guardar documentos do departamento pessoal muitas vezes é necessário. Alguns requerem 2 ou até 3 décadas de arquivamento. Fazer isso pode ser trabalhoso se você não conta com a tecnologia como aliada. Através do Gestor RH Digital da Arquivar e da ArqSign você pode assinar digitalmente os documentos e promover uma gestão adequada da contratação de funcionários, diminuindo os custos com papéis, cartório e impressão.
Os documentos do departamento pessoal são importantíssimos para uma empresa, mas fazer a boa gestão e cuidar dessa papelada requer muita atenção e cuidado. Justamente por esta dificuldade que alguns gestores de Recursos Humanos e DP não sabem ou gastam muito tempo para fazer isso de forma qualificada.
O que realmente desperta mais dúvidas é: quais documentos é preciso guardar e por quanto tempo eles devem ficar arquivados? Muitos deles não somente são importantes para a própria empresa como existem leis que determinam o tempo de guarda.
Criamos um guia rápido com todas as informações e os 48 documentos do departamento pessoal que você precisa arquivar com toda a segurança. Veja quais são eles.
São poucos os documentos que possuem validade inferior a 5 anos ou não possuem data determinada. Nesse segundo caso, a indicação é mesmo de que se mantenha o arquivo por pelo menos meia década.
Documentos sem prazo determinado para guarda
Documentos com prazo de validade
O mais comum é que os documentos do departamento pessoal precisem ser arquivados por uma média de 5 a 10 anos. Estar atento a isso é muito importante para não descartar erroneamente papeis importantes. Veja a lista de documentos que se encaixam nessa categoria.
Todos esses devem ser arquivados adequadamente por pelo menos 5 anos e por até 10 anos. É importante manter esses documentos protegidos inclusive para garantir a segurança de sua empresa e dos funcionários.
Pensar em manter a papelada empilhada por 5 ou 10 anos já parece muito tempo. Mas há documentos do departamento pessoal que você deve arquivar por um período ainda maior, algo entre 10 e 20 anos. São eles:
Todos esses são documentos importantíssimos que requerem um tempo de guarda bem longo. Mantê-los arquivados em segurança deve ser uma prioridade na hora de fazer a gestão de documentos de sua empresa.
Sim, existem documentos que precisam passar mais de duas décadas sob cuidado. Eles devem ser arquivados com segurança, pois, possuem uma validade extensa e contêm dados importantíssimos. A lista é:
Por 20 anos
Por 30 anos
O principal motivo para guardar estes documentos por um período tão longo é que eles podem ser requeridos quando o funcionário der entrada em seu pedido de aposentadoria.
No entanto, naturalmente dar conta de tantos documentos por tanto tempo requer cuidado e organização. Fazer isso sem auxílio da tecnologia e sem contar com um software de qualidade pode ser bastante complicado.
A melhor forma de otimizar o processo de guarda de documentos e tornar essa tarefa mais eficiente e prática é através da adoção de soluções tecnológicas.
A Arquivar é reconhecida como uma autoridade quando o assunto é Gestão Inteligente de Documentos e Processos, isso incluí documentos e atividades do departamento pessoal e de outros setores de sua empresa. São diversas ferramentas que visam tornar o seu negócio mais organizado.
O Gestor RH Digital da Arquivar é um serviço tecnológico que controla os eventos de contratação de colaboradores de sua empresa. Todos os processos ocorrem de forma digital, sem a geração de novos papéis. Diga adeus ao gasto com impressão, folhas e guarda física de documento.
Através do software é possível administrar a entrega e renovação de documentos bem como conferir o checklist de todas as etapas fundamentais para a contratação ser efetivada.
Já os processos de assinatura eletrônica permitem a validação de documentos digitais. A assinatura possui validade jurídica e da ICP-Brasil. As vantagens são inúmeras! Ao adotar a assinatura eletrônica como padrão de sua empresa você pode reduzir custos com cartório, motoboy, impressão e outros.
Além disso, com a assinatura eletrônica é possível ter certeza de que o documento não sofrerá nenhum tipo de alteração após a sua validação. Portanto, as informações atestadas permanecem imutáveis.
Tudo isso é feito pela ArqSign, a plataforma da Arquivar voltado especificamente para assinatura eletrônica. Você poderá utilizar a ArqSign em seu computador, a plataforma é responsiva, o que torna a sua rotina ainda mais simples.
Imagine a praticidade de poder assinar documentos de qualquer lugar, a qualquer hora. Isso com certeza ajudará a agilizar diversos processos e facilitará a rotina de sua empresa.
A ArqSign assim como os demais serviços oferecidos pela Arquivar, é 100% brasileira. Portanto, você não corre o risco de ter a assinatura invalidada por conta de conflitos de legislação.
A assinatura eletrônica para documentos do departamento pessoal pode ser aplicada em arquivos de diversas extensões, dentre as quais estão as mais famosas como:
Encontre a facilidade que você precisa com o serviço de assinatura eletrônica para documentos do departamento pessoal da Arquivar. Entre em contato com a nossa equipe e saiba mais sobre essa e outras soluções.
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