48 Documentos do departamento pessoal que você precisa guardar

Guardar documentos do departamento pessoal muitas vezes é necessário. Alguns requerem 2 ou até 3 décadas de arquivamento. Fazer isso pode ser trabalhoso se você não conta com a tecnologia como aliada. Através do Gestor RH Digital da Arquivar e da ArqSign você pode assinar digitalmente os documentos e promover uma gestão adequada da contratação de funcionários, diminuindo os custos com papéis, cartório e impressão.

Os documentos do departamento pessoal são importantíssimos para uma empresa, mas fazer a boa gestão e cuidar dessa papelada requer muita atenção e cuidado. Justamente por esta dificuldade que alguns gestores de Recursos Humanos e DP não sabem ou gastam muito tempo para fazer isso de forma qualificada. 

O que realmente desperta mais dúvidas é: quais documentos é preciso guardar e por quanto tempo eles devem ficar arquivados? Muitos deles não somente são importantes para a própria empresa como existem leis que determinam o tempo de guarda. 

Criamos um guia rápido com todas as informações e os 48 documentos do departamento pessoal que você precisa arquivar com toda a segurança. Veja quais são eles.  

Documentos do departamento pessoal com prazo indeterminado ou inferior a 5 anos 

São poucos os documentos que possuem validade inferior a 5 anos ou não possuem data determinada. Nesse segundo caso, a indicação é mesmo de que se mantenha o arquivo por pelo menos meia década.  

Documentos sem prazo determinado para guarda 

  • Contratos de Trabalho 
  • Livro de atas – CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes; 
  • Livro de Inspeção do Trabalho 
  • Fichas e Registros de Funcionários 
  • Comprovantede entrega do formulário Declaração de Instalação 
  • Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual 
  • Livro Diário e Livro Razão 

Documentos que precisam ser guardados por pelo menos 3 anos 

  • CAGED 
  • Formulário com o Resumo Estatístico de cada ano 
  • Ficha de Acidente de Trabalho 

Documentos com prazo de validade 

  • Livro “Registro de Segurança” – validade referente ao tempo de existência do equipamento em questão) 
  • Atestado de Saúde Ocupacional – validade equivalente ao tempo de afastamento ou atestado. 

Entre 5 e 10 anos 

O mais comum é que os documentos do departamento pessoal precisem ser arquivados por uma média de 5 a 10 anos. Estar atento a isso é muito importante para não descartar erroneamente papeis importantes. Veja a lista de documentos que se encaixam nessa categoria. 

  • Acordo de Compensação de Horas e banco de Horas  
  • Acordo de Prorrogação de Horas e Horas Extras
  • Carta de Pedido de Demissão 
  • COFINS e DARF 
  • Aviso-Prévio 
  • Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical 
  • Folha de Ponto Digital 
  • Folha de Ponto Manual 
  • SESMT (Mapa de Avaliação dos acidentes de trabalho) 
  • Comprovante de Vale-transporte 
  • Comunicado de Dispensa – Seguro Desemprego 
  • Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho 

Todos esses devem ser arquivados adequadamente por pelo menos 5 anos e por até 10 anos. É importante manter esses documentos protegidos inclusive para garantir a segurança de sua empresa e dos funcionários. 

Quais documentos do departamento pessoal devem ser guardados por mais de 10 anos? 

Pensar em manter a papelada empilhada por 5 ou 10 anos já parece muito tempo. Mas há documentos do departamento pessoal que você deve arquivar por um período ainda maior, algo entre 10 e 20 anos. São eles: 

  • Folha de CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho 
  • Comprovante de Guias da Previdência Social; 
  • Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS 
  • PIS e DARF 
  • Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias 
  • FINSOCIAL 
  • Folhas de Pagamentos 
  • GPS – Guia da Previdência Social 
  • Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias 
  • PASEP e DARF 
  • Relação Anual de Informações Sociais 
  • Comprovante de Pagamento de Salário 
  • Comprovante de Pagamento de Férias 
  • Comprovante de Pagamento de 13° 
  • Salário-Educação 
  • Salário-Família 

Todos esses são documentos importantíssimos que requerem um tempo de guarda bem longo. Mantê-los arquivados em segurança deve ser uma prioridade na hora de fazer a gestão de documentos de sua empresa.  

20 anos ou mais 

Sim, existem documentos que precisam passar mais de duas décadas sob cuidado. Eles devem ser arquivados com segurança, pois, possuem uma validade extensa e contêm dados importantíssimos. A lista é: 

Por 20 anos 

  • Histórico Clínico 
  • Registro PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais 

Por 30 anos 

  • Depósitos FGTS 
  • Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social 
  • Guia de Recolhimento do FGTS 
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • Relação de Empregados do FGTS 
  • Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social 
  • Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social 

O principal motivo para guardar estes documentos por um período tão longo é que eles podem ser requeridos quando o funcionário der entrada em seu pedido de aposentadoria. 

No entanto, naturalmente dar conta de tantos documentos por tanto tempo requer cuidado e organização. Fazer isso sem auxílio da tecnologia e sem contar com um software de qualidade pode ser bastante complicado. 

Então, como otimizar o processo de guarda de documentos do departamento pessoal? 

A melhor forma de otimizar o processo de guarda de documentos e tornar essa tarefa mais eficiente e prática é através da adoção de soluções tecnológicas.  

A Arquivar é reconhecida como uma autoridade quando o assunto é Gestão Inteligente de Documentos e Processos, isso incluí documentos e atividades do departamento pessoal e de outros setores de sua empresa. São diversas ferramentas que visam tornar o seu negócio mais organizado. 

Gestor RH Digital da Arquivar: 

O Gestor RH Digital da Arquivar é um serviço tecnológico que controla os eventos de contratação de colaboradores de sua empresa. Todos os processos ocorrem de forma digital, sem a geração de novos papéis. Diga adeus ao gasto com impressão, folhas e guarda física de documento. 

Através do software é possível administrar a entrega e renovação de documentos bem como conferir o checklist de todas as etapas fundamentais para a contratação ser efetivada. 

Processos de assinatura eletrônica: 

Já os processos de assinatura eletrônica permitem a validação de documentos digitais. A assinatura possui validade jurídica e da ICP-Brasil. As vantagens são inúmeras! Ao adotar a assinatura eletrônica como padrão de sua empresa você pode reduzir custos com cartório, motoboy, impressão e outros.  

Além disso, com a assinatura eletrônica é possível ter certeza de que o documento não sofrerá nenhum tipo de alteração após a sua validação. Portanto, as informações atestadas permanecem imutáveis.  

Tudo isso é feito pela ArqSign, a plataforma da Arquivar voltado especificamente para assinatura eletrônica. Você poderá utilizar a ArqSign em seu computador, a plataforma é responsiva, o que torna a sua rotina ainda mais simples.  

Imagine a praticidade de poder assinar documentos de qualquer lugar, a qualquer hora. Isso com certeza ajudará a agilizar diversos processos e facilitará a rotina de sua empresa.  

ArqSign é 100% brasileira 

ArqSign assim como os demais serviços oferecidos pela Arquivar, é 100% brasileira. Portanto, você não corre o risco de ter a assinatura invalidada por conta de conflitos de legislação.  

A assinatura eletrônica para documentos do departamento pessoal pode ser aplicada em arquivos de diversas extensões, dentre as quais estão as mais famosas como: 

  • PDF; 
  • DOC e DOCX; 
  • XLS e XLSX; 
  • PPT e PPTX; 
  • PNG, JPEG e JPG. 

Encontre a facilidade que você precisa com o serviço de assinatura eletrônica para documentos do departamento pessoal da Arquivar. Entre em contato com a nossa equipe e saiba mais sobre essa e outras soluções. 

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