22 out 2024 • min de leituraThais Pinho
48 Documentos do departamento pessoal que você precisa guardar
Guardar documentos do departamento pessoal muitas vezes é necessário. Alguns requerem 2 ou até 3 décadas de arquivamento. Fazer isso pode ser...
Thais Pinho
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22 out 2024
Segmentoarquivar
Guardar documentos do departamento pessoal muitas vezes é necessário. Alguns requerem 2 ou até 3 décadas de arquivamento. Fazer isso pode ser trabalhoso se você não conta com a tecnologia como aliada. Através do Gestor RH Digital da Arquivar e da ArqSign você pode assinar digitalmente os documentos e promover uma gestão adequada da contratação de funcionários, diminuindo os custos com papéis, cartório e impressão.
20 anos ou mais
Sim, existem documentos que precisam passar mais de duas décadas sob cuidado. Eles devem ser arquivados com segurança, pois, possuem uma validade extensa e contêm dados importantíssimos. A lista é:
Por 20 anos
- Histórico Clínico
- Registro PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
Por 30 anos
- Depósitos FGTS
- Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social
- Guia de Recolhimento do FGTS
- Perfil Profissiográfico Previdenciário
- Relação de Empregados do FGTS
- Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social
- Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social
O principal motivo para guardar estes documentos por um período tão longo é que eles podem ser requeridos quando o funcionário der entrada em seu pedido de aposentadoria.
No entanto, naturalmente dar conta de tantos documentos por tanto tempo requer cuidado e organização. Fazer isso sem auxílio da tecnologia e sem contar com um software de qualidade pode ser bastante complicado.
Então, como otimizar o processo de guarda de documentos do departamento pessoal?
A melhor forma de otimizar o processo de guarda de documentos e tornar essa tarefa mais eficiente e prática é através da adoção de soluções tecnológicas.
A Arquivar é reconhecida como uma autoridade quando o assunto é Gestão Inteligente de Documentos e Processos, isso incluí documentos e atividades do departamento pessoal e de outros setores de sua empresa. São diversas ferramentas que visam tornar o seu negócio mais organizado.
Gestor RH Digital da Arquivar:
O Gestor RH Digital da Arquivar é um serviço tecnológico que controla os eventos de contratação de colaboradores de sua empresa. Todos os processos ocorrem de forma digital, sem a geração de novos papéis. Diga adeus ao gasto com impressão, folhas e guarda física de documento.
Através do software é possível administrar a entrega e renovação de documentos bem como conferir o checklist de todas as etapas fundamentais para a contratação ser efetivada.
Processos de assinatura eletrônica:
Já os processos de assinatura eletrônica permitem a validação de documentos digitais. A assinatura possui validade jurídica e da ICP-Brasil. As vantagens são inúmeras! Ao adotar a assinatura eletrônica como padrão de sua empresa você pode reduzir custos com cartório, motoboy, impressão e outros.
Além disso, com a assinatura eletrônica é possível ter certeza de que o documento não sofrerá nenhum tipo de alteração após a sua validação. Portanto, as informações atestadas permanecem imutáveis.
Tudo isso é feito pela ArqSign, a plataforma da Arquivar voltado especificamente para assinatura eletrônica. Você poderá utilizar a ArqSign em seu computador, a plataforma é responsiva, o que torna a sua rotina ainda mais simples.
Imagine a praticidade de poder assinar documentos de qualquer lugar, a qualquer hora. Isso com certeza ajudará a agilizar diversos processos e facilitará a rotina de sua empresa.
ArqSign tem o melhor custo-benefício do mercado
- Garantia de transparência e adequação jurídica no documento
- Rastreio completo do documento e de todas as assinaturas
- Número ilimitado de usuários em contas empresariais
- Vários documentos enviados de uma só vez pagando uma taxa de envio
