Não é dúvida para nenhuma empresa que o excesso de documentos em papel dificulta o armazenamento seguro e o acesso às informações. Por isso a gestão da informação se tornou um dos grandes desafios de empresas e governos. Segundo a Gartner Group, empresa americana de consultoria e pesquisa em tecnologia da informação, o mercado mundial da Gestão Inteligente das Informações cresceu 7,2% em 2012, atingindo 4,7 bilhões de dólares.
Um bom exemplo é o da universidade Americana Penn State – The Pennsylvania State University que descobriu os benefícios da digitalização e está escaneando todo o acervo da sua biblioteca com o intuito de tornar o conteúdo mais acessível e preservar o seu acervo.
Recentemente, eles digitalizaram e indexaram por palavras-chaves a Revista Magasin des Demoiselles, que possui mais de 160 anos, o que permitiu aos alunos pesquisar o acervo sem precisar manusear as delicadas páginas centenárias. Leia a matéria completa aqui.
Sem dúvidas a única maneira é por meio da implantação de processos sistematizados de gestão da informação que exigem técnicas e ferramentas para acesso aos dados de forma rápida e confiável. E é aí que entra a Digitalização dos Documentos.
A digitalização de documentos é a conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme, etc.) para um suporte em formato digital. Ela dinamiza o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, por meio da visualização instantânea das imagens de documentos, em qualquer computador conectado a uma rede ou à internet.
O processo de digitalização envolve três principais etapas: a preparação, digitalização e indexação dos arquivos.
Na fase da preparação, os documentos são higienizados e restaurados (quando necessário), em seguida são escaneados, tratados e indexados por lote de documentos para facilitar a localização dos mesmos. A implantação deste processo garante resultados a longo prazo, organizando as informações em todos os ciclos de crescimento da empresa.
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Leia também outras dicas que poderão te ajudar: “Valor jurídico dos documentos digitalizados” e “O que fazer com tantos documentos?“
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