Se você busca otimizar operações, já deve conhecer os mapeamentos de processos AS IS (o estado atual) e TO BE (o estado futuro). Eles são essenciais para a melhoria, mas seu verdadeiro potencial é liberado quando combinados com outras metodologias de gestão.
Quando conectados a métodos consolidados, como SIPOC, BPMN, abordagens de melhoria contínua e iniciativas de transformação digital, esses mapeamentos deixam de ser apenas representações do processo atual e futuro e passam a oferecer uma visão mais estruturada dos processos, reduzir ambiguidades e aumentar a eficiência na análise e no redesenho das atividades.
Ao longo deste conteúdo, você vai entender como conectar o AS IS e o TO BE a essas metodologias. Prepare-se para descobrir quando e como usar cada integração na prática para alcançar a melhoria contínua e construir processos mais claros, padronizados e alinhados às necessidades do seu negócio.
Mapear o AS IS e desenhar o TO BE é um passo essencial, mas não suficiente por si só. Quando esses mapeamentos são usados de forma isolada, eles tendem a ficar restritos ao papel de documentação, sem gerar clareza para a tomada de decisão ou direcionamento para a execução.
A integração com outras metodologias como SIPOC e BPMN amplia o papel do mapeamento, conectando o diagnóstico do processo a objetivos claros, critérios de análise e caminhos de melhoria e ajuda a responder perguntas práticas, como: onde começar, o que priorizar e como sustentar as mudanças propostas.
Outro ponto importante é a redução de ruídos entre áreas. Abordagens de melhoria contínua e automação oferecem estruturas complementares que facilitam o alinhamento entre times técnicos, gestores e áreas de negócio.
Por fim, integrar os mapeamentos a outras metodologias aumenta a maturidade da gestão de processos. Essa prática favorece análises mais consistentes, evita soluções desconectadas da realidade operacional e fortalece a implementação do TO BE, garantindo que o desenho do processo evolua de forma estruturada e sustentável.
Cada metodologia cumpre um papel específico ao longo da análise e do redesenho do processo, e a integração entre elas ajuda a organizar o trabalho, dar clareza às decisões e aumentar a efetividade das mudanças propostas. A seguir, você verá como o AS IS e o TO BE se articulam com abordagens amplamente utilizadas.
O SIPOC é um excelente ponto de partida para o mapeamento. Antes de detalhar um processo, é fundamental entender seus limites. O SIPOC cumpre exatamente esse papel, ajudando a definir fornecedores, entradas, saídas e clientes antes de mergulhar no fluxo.
Na prática, o SIPOC orienta o AS IS e prepara o terreno para um TO BE mais focado, objetivo e alinhado ao negócio.
Para quem deseja aprofundar a aplicação do SIPOC, o curso Metodologia SIPOC para Mapeamento de Processos, da Arquivar Academy, apresenta o uso dessa ferramenta como apoio à definição de escopo no mapeamento de processos, contribuindo para delimitar até onde mapear e evitar análises excessivamente amplas ou confusas.
A notação BPMN transforma o mapeamento em uma linguagem comum entre áreas técnicas e de negócio, representando o processo de forma clara e compreensível. Com ela, AS IS e TO BE deixam de ser descrições genéricas e passam a ser modelos visuais padronizados, fáceis de entender, analisar e validar.
Além de melhorar a comunicação, o BPMN prepara o processo para etapas mais avançadas, como automação, simulação de cenários e gestão contínua.
Uma boa prática para realizar essa integração é utilizar uma ferramenta tecnológica como o ArqGED, da Arquivar, que permita utilizar a notação BPMN para estruturar os processos, documentar, executar e automatizar as atividades do fluxo. Mas para aprender a aplicar tudo isso na prática, o ideal é investir em conhecimento sobre Gestão de Processos.
Dica
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Quando conectados à melhoria contínua e ao pensamento Lean, o AS IS ajuda a identificar desperdícios, gargalos e atividades que não agregam valor ao cliente ou ao negócio, como esperas excessivas, retrabalhos, movimentações desnecessárias e falhas recorrentes.
O TO BE, por sua vez, orienta a construção de fluxos mais simples, eficientes e centrados no cliente, priorizando melhorias viáveis e alinhadas à realidade operacional e propondo ajustes incrementais, sustentados por dados e pela participação das equipes envolvidas.
Aqui, o foco não é redesenhar tudo, mas melhorar continuamente, testando ajustes, medindo resultados e evoluindo o processo de forma sustentável.
Projetos de automação exigem processos claros, padronizados e validados. Sem isso, a tecnologia apenas acelera erros.
Com o apoio do ArqGED, o TO BE pode ser modelado já considerando automações, regras, aprovações e integrações. Isso reduz riscos, melhora a previsibilidade e garante que a transformação digital esteja conectada à realidade do negócio.
Nem todo processo exige o uso de todas as metodologias ao mesmo tempo. A escolha da integração mais adequada depende do objetivo da iniciativa, do nível de maturidade da organização e do tipo de problema que se deseja resolver.
A forma como o AS IS e o TO BE se conectam a outras metodologias varia de acordo com o contexto analisado. A seguir, são apresentados exemplos práticos de como essas integrações podem ser aplicadas em diferentes situações:
Reestruturação organizacional ou criação de novos processos: Nesses casos, a integração com SIPOC e BPMN ajuda a definir escopo e responsabilidades, já que o primeiro delimita fronteiras e interfaces do processo e o segundo estrutura e padroniza os fluxos. Juntas, essas abordagens ajudam no alinhamento entre áreas e consolidação de processos que ainda estão em fase de definição.
Projetos de digitalização e automação: Em iniciativas de digitalização, o TO BE orienta o desenho do processo antes da aplicação da tecnologia, permitindo definir regras, exceções e fluxos de forma estruturada. O AS IS apoia a identificação de limitações do processo atual, reduzindo o risco de automatizar ineficiências. Nesse cenário, soluções baseadas em BPMN e GED, como o ArqGED, da Arquivar, contribuem para integrar diagnóstico, redesenho e execução, apoiando projetos de transformação digital, gestão da informação e governança documental.
Iniciativas de melhoria contínua: Nos contextos de melhoria contínua, a integração com abordagens Lean favorece ajustes incrementais. Nesses casos o AS IS apoia análises periódicas do processo, enquanto o TO BE atua como uma referência evolutiva. À medida que melhorias são implementadas, testadas e validadas, o desenho futuro pode ser ajustado, garantindo evolução gradual e sustentável.
Esses exemplos mostram que não existe uma única forma de integrar o AS IS e o TO BE. A escolha das metodologias deve estar alinhada ao objetivo da iniciativa e à realidade da organização, garantindo que o mapeamento apoie decisões práticas, facilite a implementação das melhorias e contribua para a evolução consistente dos processos.
Para definir qual integração utilizar, é importante considerar alguns critérios práticos, como:
A integração entre AS IS, TO BE e outras metodologias deve facilitar a tomada de decisão e a implementação das melhorias — nunca se tornar um fim em si mesma.
A integração dos mapeamentos AS IS e TO BE com outras metodologias de processos amplia o valor do mapeamento e fortalece a tomada de decisão. Quando conectados a abordagens como SIPOC, BPMN, melhoria contínua, Lean e iniciativas de digitalização, esses mapeamentos deixam de ser apenas registros do processo e passam a orientar mudanças estruturadas e sustentáveis.
Mais do que aplicar metodologias isoladamente, o essencial é escolher a combinação mais adequada para cada contexto. Objetivo da iniciativa, maturidade organizacional e capacidade de execução devem guiar essa decisão, garantindo que o AS IS e o TO BE apoiem tanto o diagnóstico quanto a implementação das melhorias.
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