Assinar de forma Eletrônica e digital é uma necessidade nos dias de hoje, tanto em para empresas, quanto para pessoas físicas. A assinatura digital e a assinatura eletrônica eliminam a necessidade do uso do papel, além de trazer mais controle e segurança em toda as etapas do processo. Para garantir que seu documento assinado tenha validade jurídica é necessário seguir alguns passos. O Microsoft Word, por exemplo, oferece funcionalidades básicas para assinatura digital, mas será que elas atendem às exigências de validade jurídica, rastreabilidade e eficiência operacional?
Neste artigo, vamos explicar como funciona a assinatura digital no Word e mostrar em quais casos é mais vantajoso usar uma plataforma de assinatura eletrônica, para quem precisa de mais segurança e produtividade, além de gerenciar documentos de forma profissional.
Como assinar com certificado digital no Word?
Para assinar digitalmente no word você vai precisar do word instalado em seu computador, além de um certificado digital A1 ou A3 válido, somente desta forma o documento terá validade jurídica. Você também pode fazer o mesmo processo para assinar planilhas do excel.
- Vá em Arquivo > Informações > Proteger Documento > Adicionar Assinatura Digital;
- Informe o motivo da assinatura;
- Preencha sua função e local
- Selecione seu certificado digital e confirme. (Caso você não tenha um certificado instalado, será exibida uma mensagem para adquirir um:
- Depois disso, o documento fica em modo de “leitura”, impedindo alterações no conteúdo.
Limitações da Assinatura no Word
Apesar de úteis em situações pontuais, as soluções do Word apresentam limitações sérias para quem precisa de um processo de assinatura profissional e seguro. Veja os principais pontos críticos:
- Ausência de trilha de auditoria: Não há registro detalhado das ações realizadas no documento, como horários de acesso, identidade dos signatários, geolocalização ou endereço IP. Isso dificulta o rastreamento e a comprovação de autenticidade.
- Falta de autenticação em múltiplas etapas: O Word não permite camadas adicionais de verificação, como envio de códigos via SMS.
- Impossibilidade de gerenciar múltiplas assinaturas: Não é possível definir uma ordem de assinaturas, convidar várias partes ou acompanhar em tempo real quem já assinou — o que compromete o controle e a fluidez do fluxo.
- Risco de fraudes sem certificado válido: Assinaturas sem certificado digital ICP-Brasil são facilmente falsificáveis e não têm reconhecimento legal, o que pode trazer riscos jurídicos e financeiros.
- Nenhuma integração com sistemas de gestão, ERPs ou workflows: O Word é uma ferramenta isolada, que não se comunica com outros sistemas da empresa, dificultando a automação de processos e a centralização das informações.
Plataforma de Assinatura Eletrônica, para quem é indicado?
As Plataformas de assinatura eletrônica e Digital, tem funcionalidades que vão muito além da assinatura do documento, elas trazem automação dos processos envolvidos, gerenciamento dos documentos e muito mais, confira a lista abaixo:
- Automação de Processos: Envie documentos automaticamente para assinatura, configure lembretes, defina prazos, dispare alertas e receba os documentos assinados de forma totalmente automatizada.
- Segurança e Validade Jurídica: Assinaturas com certificado digital A1 ou A3 ou sem Certificado digital são executadas conforme os padrões da ICP-Brasil, com total reconhecimento legal em qualquer esfera.
- Rastreabilidade Completa: Trilhas de auditoria que registram cada ação: data, hora, geolocalização, IP e identidade dos envolvidos, assegurando máxima transparência e controle.
- Assinaturas Múltiplas e Simultâneas: Convide várias partes a assinar um mesmo documento em ordem sequencial ou simultaneamente, conforme a necessidade do processo.
- Integrações com Sistemas Corporativos: Conecte a ArqSign com ERPs, CRMs, plataformas de RH, jurídico, compras e outros sistemas para criar fluxos integrados e inteligentes.
- Gestão e Armazenamento Centralizados: Acompanhe prazos de validade, renove contratos automaticamente e encontre qualquer documento assinado com rapidez e organização.
As plataformas de Assinatura Eletrônica e Digital são indicadas para profissionais que precisam dessas funcionalidades, para transformar o seu negócio, trazendo mais agilidade, segurança e controle em seus processos e entregas.
Assinar no Word é indicado para pessoas físicas, que precisam apenas assinar um documento e nada mais.
Como assinar pelo WhatsApp ou por e-mail:
Na ArqSign além de ter uma plataforma robusta, segura e fácil de usar, você consegue assinar com validade jurídica pelo WhastApp. Confira como clicando aqui.
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