Quando o assunto é tecnologia no mundo empresarial, utilizar um software de automação de processos é uma oportunidade de gerar mais eficiência ao executar tarefas repetitivas de maneira mais ágil e precisa. Seja em operações industriais ou na gestão de negócios, a aplicação desses programas transforma a maneira como trabalhamos.
Não por acaso, a adoção de automação no Brasil dispara à frente de países como Alemanha, Estados Unidos, Cingapura, México e Hungria. Isso foi constatado pela pesquisa OTRS Spotlight: IT Service Management 2023, em que 52% das empresas entrevistadas afirmaram que aplicam esses sistemas para realizar suas atividades.
Diante desses dados, é evidente que as ferramentas de automação são grandes aliadas das organizações que visam maior eficiência e qualidade em seus produtos ou serviços. Uma das maneiras de automatizar tarefas e, ao mesmo tempo, melhorar o gerenciamento de processos é a implementação de um sistema BPM (Business Process Management) com recursos de modelagem e automação.
Este artigo te ajudará a entender mais sobre o assunto, então, continue conosco nesta leitura!
Um software de automação de processos é uma ferramenta tecnológica desenvolvida para realizar tarefas repetitivas e operacionais dentro de uma empresa. Esses sistemas são projetados para executar uma série de atividades sem a necessidade de intervenção humana constante, seguindo regras predefinidas e fluxos de trabalho específicos.
Eles podem abranger uma ampla gama de processos, desde a simples inserção de dados até a gestão complexa de operações empresariais. Para isso, os softwares são programados com tecnologias como inteligência artificial, aprendizado de máquina, robótica e análise de dados, com o intuito de otimizar e agilizar processos.
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Sem dúvidas, o ato de automatizar tarefas é um grande passo para as companhias que desejam aprimorar suas ações cotidianas e, assim, alcançar melhores resultados. Abaixo, apresentamos as principais vantagens da automação para os negócios, sejam grandes ou pequenas empresas.
Confira!
Tarefas automatizadas permitem que os colaboradores se concentrem em outras ações dentro da empresa, como operações estratégicas, por exemplo. Além disso, o software de automação realiza suas funções com agilidade e precisão. Portanto, de modo geral, essas ferramentas contribuem para o aumento da produtividade.
A automação minimiza a intervenção humana nas atividades determinadas, o que reduz significativamente a margem de erro. Isso é possível porque os processos automatizados seguem regras predefinidas rigorosamente, garantindo maior precisão e consistência na execução das tarefas.
As ferramentas de automação frequentemente incluem recursos de coleta e análise de dados. Tais informações permitem que as empresas obtenham insights valiosos sobre seus processos e identifiquem áreas para melhorias contínuas.
Os softwares de automação de processos podem ser configurados para garantir que todas as operações estejam em conformidade com normas e regulamentos específicos. Isso aumenta a segurança da informação e reduz riscos de não conformidade.
Agora que você já conhece os benefícios da automação, vamos abordar outro conceito relacionado ao assunto. Se você já ouviu falar em BPM (Business Process Management), sabe que o termo significa “Gerenciamento de Processos de Negócios” em português.
Com essa breve definição, é possível perceber que BPM e software de automação são duas coisas intrinsecamente ligadas, que frequentemente trabalham em conjunto para otimizar as operações empresariais. Para melhor compreensão, vamos aprofundar um pouco mais.
BPM é uma abordagem que visa melhorar os processos de um negócio através de algumas etapas: análise, modelagem, melhoria e monitoramento contínuo. Dessa maneira, é possível ter uma visão ampla das operações para identificar gargalos e pontos de melhoria, assim, introduzindo novos processos mais eficientes.
Para isso, é necessário utilizar um sistema BPM, ou seja, um Business Process Management System (BPMS). Muitas ferramentas modernas de gerenciamento de processos já incorporam funcionalidades de automação. Elas permitem que as empresas não só desenhem e analisem suas operações, mas também implementem automações diretamente dentro da mesma plataforma.
Eis o ponto de encontro entre BPM e softwares de automação. Além de terem objetivos em comum, como o aumento da eficiência operacional, os recursos necessários para gestão e automação podem estar presentes em um mesmo programa.
Em outras palavras, um sistema BPM pode conter funções voltadas à automação de processos. Isso facilita a centralização das tarefas automatizadas, melhorando ainda mais o fluxo de trabalho.
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Se você decidiu automatizar as tarefas executadas no dia a dia da sua empresa, saiba que é fundamental começar pelo entendimento profundo dessas atividades, e só então aplicar as mudanças. A seguir, você verá algumas dicas práticas para incluir ferramentas de automação na organização.
É necessário realizar um mapeamento de processos para entender como as operações acontecem. A técnica de mapear consiste em documentar visualmente todas as etapas, atividades, fluxos de trabalho e decisões envolvidas em um processo do seu negócio que deve ser automatizado.
O mapeamento facilita a compreensão e análise de como as atividades se conectam e fluem de uma etapa para outra. Isso pode ser feito através da técnica de modelagem de processos de negócio, que permite desenhá-los de maneira estruturada, organizada e detalhada, garantindo uma representação visual das tarefas.
Ao analisar essas informações, será possível identificar gargalos, redundâncias, atrasos e outras ineficiências que precisam ser otimizadas. Uma vez realizado o mapeamento e escolhida uma boa plataforma de automação, a implementação em si pode ser iniciada.
É importante que o software seja personalizável, de modo que as necessidades da sua empresa sejam realmente atendidas. Além disso, é essencial contar com um fornecedor confiável e com uma equipe interna responsável pela aplicação do projeto, afinal, deve-se analisar a eficácia dos novos processos e automações.
Considere uma abordagem de implementação gradual, começando com processos menos complexos e expandindo para os mais críticos conforme a equipe ganha confiança no uso do software.
Proporcione treinamento adequado para todos os usuários finais e administradores do novo sistema. Certifique-se de que todos entendam como utilizar o software e os benefícios da automação.
Ferramentas de monitoramento e relatórios integrados ao programa serão fundamentais para acompanhar o desempenho e identificar áreas para melhorias adicionais. Também é importante coletar feedbacks dos usuários do sistema para identificar problemas e oportunidades de aprimoramento.
Como você viu anteriormente, a automação é uma parte importante de um sistema BPM. Isso significa que, ao adotar o uso de um programa para o gerenciamento dos processos do seu negócio, você terá outras vantagens além da automação.
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