Migrar de um processo manual para um processo digital desperta muitas dúvidas. As pessoas que passam por isso se perguntam, por exemplo: agora que vou assinar um documento eletronicamente, preciso rubricar todas as páginas?
A rubrica é uma assinatura rápida, uma espécie de visto, que geralmente damos em todas as páginas de um contrato antes de assiná-lo ao final.
Esse visto indica que você leu e está de acordo com tudo o que foi incluído no documento até aquele momento.
Mas, então por que a rubrica não se faz necessária quando falamos de assinatura eletrônica? É justamente isso que vamos explicar a seguir para que você entenda melhor as diferenças entre a assinatura manual e a assinatura digital.
De fato, o documento assinado eletronicamente dispensa a necessidade de rubrica. Para entender o motivo é preciso, primeiro, compreender a função da rubrica no papel impresso.
Como dito anteriormente, esse visto tem a função de assinalar que você está de acordo e ciente de tudo o que foi descrito em cada página do contrato.
No entanto, é também uma forma de garantir que não serão adicionadas novas páginas após a sua rubrica.
Ela também garante que nenhuma folha será substituída, o que quer dizer que só valem aquelas informações que foram de fato rubricadas pelo signatário.
Isso é fundamental para que ambas as partes, tanto quem emitiu o contrato quanto quem o está assinando, tenham segurança e garantia de que não ocorrerão adições indevidas de cláusulas.
Quando falamos em documento digital, porém, as coisas ocorrem de forma diferente. Uma assinatura eletrônica que segue as normas previstas na legislação brasileira (MP 2002-2 de 2001) garante a veracidade do contrato apenas com uma assinatura eletrônica.
Ao assinar um documento no formato digital ocorre uma ação criptográfica. Isso quer dizer que as informações ali contidas ficam registradas e qualquer alteração é detectável.
É importante ressaltar que a assinatura eletrônica ou digital passa por 3 etapas de validação, que são: garantia de integridade até o fim do processo, garantia de autoria das assinaturas e garantia de que todas as pessoas aceitaram assinar eletronicamente. Quando a assinatura finalmente é autenticada, o documento não pode mais receber alterações.
É assim que esse processo evita fraudes e mantém a segurança dos dados e do signatário, impedindo que o contrato sofra mudanças que não foram aceitas pelas partes.
Uma das dúvidas mais comuns de quem decide assinar documento eletronicamente é se basta a assinatura para obter a validação jurídica de todo o documento. A resposta é sim.
A Medida Provisória 2.200-2/2001 garante a validade jurídica desses documentos, fazendo com que equivalham a uma assinatura manual e ao documento rubricado, pois, no caso de um documento eletrônico não assinamos páginas e sim um arquivo.
O processo ocorre por etapas de validação e utiliza chaves contidas no Certificado digital ICP-Brasil para garantir a segurança das informações e da própria assinatura.
A melhor forma de entender como um documento assinado eletronicamente ou digitalmente se torna válido é compreendendo as etapas que compõem esse modelo de assinatura.
O processo é feito através de um software especialmente dedicado a essa assinatura. Chamamos de software assinador digital ou plataforma de assinatura eletrônica. Ele deve reunir e distribuir as assinaturas de maneira correta, sempre criptografando as informações e garantindo sua segurança.
O passo a passo é bem simples:
Para utilizar uma assinatura eletrônica você precisa ter um documento digital. Depois que é feito o upload do documento no software e as configurações de envio e assinatura são realizadas um rigoroso processo é realizado para a captura e registro das assinaturas.
O software gera então o que chamamos de hash, que é uma função matemática que codifica e cria uma representação reduzida do documento que será assinado pelas partes.
No momento da assinatura, o usuário pode usar a sua chave privada para realizar a assinatura ou seja, um Certificado Digital ICP-Brasil Ou, caso não tenha um certificado digital, o próprio software aplica seu certificado digital e associa os dados do usuário para identifica-lo. Esse processo se repete a cada assinatura.
O certificado digital do próprio signatário ou do software possui uma “chave” que permite a inserção da representação visual da assinatura e de dados que permitem a identificação do signatário sem interferir na integridade do arquivo. Quando esse processo acontece significa que a pessoa está de acordo com todo o conteúdo, pois, o processo se aplica a todo o documento, não sendo necessário rubricar cada página.
Um cuidado essencial na hora de assinar documento eletronicamente é escolher um software de qualidade. Como você pode ver, ele deve ser seguro e precisa contar com algumas especificações técnicas.
A ArqSign é o serviço de assinaturas eletrônicas da Arquivar. Ela foi criada com a intenção de auxiliar empresas que querem migrar para a assinatura eletrônica e digital.
Essa demanda se tornou especialmente intensa durante a pandemia, já que ficou difícil reunir pessoas para assinar contratos. A ArqSign, portanto, coube como uma solução moderna e eficaz para esse período e mesmo antes dele.
Uma das principais vantagens é que a plataforma da Arquivar para assinar documento eletronicamente possui uma interface simples e intuitiva.
O processo de assinatura é muito rápido e seguro. Basta carregar o documento, escolher quem vai assinar e configurar as assinaturas. A plataforma trata de enviar o documento para todos os envolvidos.
A ArqSign é hoje uma das melhores e mais seguras soluções do mercado. Seu desenvolvimento foi feito por mãos de especialistas e conta com mais de 31 anos de experiência da Arquivar.
Essa tecnologia dispensa a necessidade de rubricar todas as páginas, bastando a assinatura eletrônica para a validação acontecer.
A Arquivar, por sua vez, é reconhecida como uma referência em assinatura eletrônica e digitalização de documentos.
Assinar documento eletronicamente não é somente uma opção, mas também uma tendência. É um jeito rápido e seguro de validar os documentos e garantir os trâmites legais de um contrato. Clique aqui e saiba mais sobre essa e outras soluções da Arquivar.
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