A gestão de documentos em empresas é parte fundamental da rotina empresarial. Ela permite que você mantenha dados importantes em plena segurança e os acesse com facilidade quando precisar.
A geração de documentos e papéis é constante em um negócio, independente do porte ou do segmento. A partir do momento em que a empresa está em funcionamento, ela passa a gerar papelada. Muitos desses documentos são fundamentais para as tomadas de decisão e precisam ser acessados com frequência.
Por isso, pensar em um gerenciamento documental de qualidade é essencial para os bons resultados. Investir em uma boa gestão de documentos e arquivos é um dos pontos essenciais para a sua empresa ter organização e consiga planejar um crescimento saudável. Mas, muitos empresários acabam negligenciando o assunto.
Neste conteúdo você verá os 5 erros de gestão documental que devem ser evitados. Veja nosso conteúdo em vídeo e continue a leitura deste artigo!
Quando falamos em gestão documental, estamos falando de um conjunto de práticas que envolvem a organização e a administração de arquivos. Isso inclui criação, indexação, armazenamento, acesso, uso e descarte dos documentos.
Ou seja, a gestão vai desde o início até o fim do ciclo de vida dos documentos. Além disso, ela também está associada à implementação de políticas internas e procedimentos que garantam o tratamento adequado dos arquivos.
Além disso, deve ser feita em documentos físicos e digitais.
A gestão de documentos nas empresas é indispensável por diversas razões. As práticas facilitam o acesso às informações quando necessário, pois os arquivos estarão ordenados de modo a favorecer a busca.
Também garante que a empresa cumpra normas legais relacionadas à guarda de documentos, bem como facilita auditorias internas e externas.
Aliás, além de preservar a história, evita risco de perda, extravio ou roubo de dados. Para o gerenciamento ser efetivo, é necessário realizá-lo da forma correta.
Ainda que a gestão de documentos em empresas seja essencial, muitos equívocos podem ser cometidos nesse processo. Estes são os erros mais comuns na gestão documental:
Veja mais sobre cada um deles a seguir!
Um dos erros mais comuns – e também mais desastrosos – é não se preocupar em manter cópias digitais dos documentos de sua empresa.
Afinal, os papéis estão sujeitos a uma série de danos e riscos. Eles podem se deteriorar com o tempo, podem se perder em acidentes, ser extraviados ou, simplesmente, descartados indevidamente.
Quando você digitaliza, garante uma cópia com total segurança. O arquivo digital, diferentemente do impresso, se mantém intacto por tempo indeterminado e pode ser acessado através da nuvem mesmo que o dispositivo pare de funcionar.
Ainda há casos em que a gestão de documentos só ocorre na versão impressa. Ou seja: apesar de digitalizar, os gestores não organizam e não cuidam dos arquivos eletrônicos.
É muito importante utilizar um software de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para assegurar que os arquivos sejam devidamente armazenados. Assim você contará com um armazenamento, controle e compartilhamento adequado das informações contidas em cada documento.
Afinal, a intenção ao digitalizar é justamente mantê-los seguros e acessíveis.
Uma das finalidades de uma boa gestão de documentos é manter uma organização de qualidade. Ela deve funcionar para facilitar o acesso aos dados que você precisa, quando necessário.
Por isso, é importante criar métodos de organização que façam sentido para o seu negócio. Existe, sim, a importância de separar os documentos por tipo, organizando-os em categorias: documentos da empresa, contratos, fornecedores, funcionários etc.
Porém, a gestão de documentos e arquivos pautada em uma ordem cronológica é uma das mais eficientes e importantes.
Manter contratos, certificados e dados oficiais separados por data de emissão facilita muito um controle mais assíduo. Assim, as chances de atrasar a renovação de documentos, por exemplo, são reduzidas.
Outro erro frequente que pode desencadear problemas sérios na empresa é esquecer os documentos nos armários.
Isso faz com que eles sofram deterioração com o passar do tempo. Portanto, o espaço deve ser limpo e deve ocorrer a remoção de pragas que danifiquem os papéis, além do controle de luz e umidade.
Caso contrário, os arquivos não devem durar muito tempo, até porque é natural que o papel comece a amarelar, insetos façam perfurações e comecem a surgir pontos de bolos que podem danificar as informações contidas ali.
Por fim, um dos erros que deve ser evitado na hora de fazer a gestão de documentos em empresas é deixar que qualquer pessoa tenha acesso a eles. Essa falta de cuidado e de restrição com o acesso muitas vezes coloca informações confidenciais em risco.
Por isso, é realmente importante acompanhar quem pode acessar esses documentos e conferir as informações. Veja aqui quais são as vantagens da gestão documental na sua empresa!
A gestão documental não precisa ser complicada, sabia? Hoje, com a transformação digital, ficou fácil administrar os documentos utilizando programas específicos para isso. É o caso do software GED.
A gestão eletrônica de documentos (GED) envolve a digitalização destes como primeiro passo. Já na versão digital, eles serão nomeados, indexados, organizados e administrados com mais facilidade.
O armazenamento acontece em nuvem, eliminando a necessidade de ter uma sala para guarda de arquivos físicos. Utilizar um software GED é de grande ajuda para a gestão de documentos em empresas, pois promove uma organização eficiente, reduz custos e permite que se tenha controle de acesso via senhas e outros sistemas de segurança.
Além disso, os arquivos podem ser acessados a qualquer hora, de qualquer lugar, basta ter um dispositivo eletrônico em mãos.
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