A administração e guarda de documentos é uma tarefa desafiadora em muitos aspectos. Primeiro, demanda muito tempo e mão de obra para quem fica responsável por isso.
Segundo, é preciso ter um espaço adequado, devidamente elaborado para fazer a guarda de documentos corretamente.
Terceiro, é preciso monitorar a validade e ter uma série de cuidados para que os papéis e outros tipos de arquivos não sejam deteriorados pelos efeitos do tempo.
E se fossemos continuar listando o quanto pode ser trabalhoso lidar com a correta guarda de documentos, esse artigo se resumiria somente à lista de demandas necessárias para isso.
Contudo, é fato que se trata de um serviço necessário e imprescindível para algumas áreas chaves da empresa.
Nesse contexto, quem administra documentos deve avaliar com cuidado os prós e os contras de realizar essa atividade por conta própria, ou investir em uma terceirização especializada.
Com isso, é possível mensurar o aumento de produtividade e a praticidade na dinâmica de trabalho das equipes.
Desse modo, vamos trazer no conteúdo de hoje informações importantes sobre o assunto, para esclarecer dúvidas e auxiliar na sua tomada de decisão. Boa leitura!
Para reduzir o trabalho e, sobretudo, o acúmulo de papel, é interessante compreender o que de fato precisa ser guardado.
Além disso, caso você opte por realizar a guarda de documentos terceirizada, ficará mais fácil repassar ao prestador de serviços quais documentos realmente devem ser arquivados.
Dessa forma, listamos abaixo alguns dos principais documentos que necessitam obrigatoriamente de arquivo:
Existem outros documentos que também precisam ser guardados por longos períodos de tempo, mas usamos nos exemplos acima os mais comuns.
Sim, existem tipos de guarda de documentos e isso se relaciona diretamente com as características dos registros, e dos objetivos do arquivamento também.
Nesse contexto, vamos destacar 3 tipos: documentos físicos, conservação de documentos e armazenamento digital.
Esse tipo de guarda é aquela que demanda espaço físico dedicado e mínima tecnologia para lidar com o armazenamento.
Nesse aspecto, a guarda de documentos terceirizada se sobressai por oferecer uma infraestrutura diferenciada, além de ter aparato tecnológico de maior calibre.
Além disso, existe um processo específico de manutenção, controle e acessibilidade monitorada aos documentos – o que boas empresas especializadas oferecem.
Esse tipo de guarda, visa o correto manuseio de arquivos como:
Além de outros documentos que tenham os mesmos atributos ou características semelhantes.
Nesse caso, é preciso contar com uma ambientação da sala de arquivo ainda mais rígida e específica. Isso porque estes arquivos precisam se manter longe de umidade, e o local deve ter a temperatura e luminosidade controlada de forma muito eficiente.
Na Arquivar, há ainda o monitoramento 24 horas, garantindo total segurança dos documentos.
Para esse tipo de necessidade, sem dúvida é preciso investir em uma ferramenta capaz e feita sob medida para esse tipo de gerenciamento.
Desse modo, além de basicamente garantir a segurança quanto aos arquivamentos, a guarda de documentos digitais deve contemplar funcionalidades que otimizem as tarefas relacionadas ao dia a dia das equipes.
Nesse contexto, o GED da Arquivar consegue atender com excelente qualidade dois aspectos primordiais:
Tecnologicamente falando, se trata de uma ferramenta que proporciona uma gestão inteligente, estruturada e completa para administração e guarda de documentos digitais.
Para responder essa questão, vamos explicar a diferença entre conservação e preservação, pois são coisas diferentes no que diz respeito aos arquivos.
Quando falamos em conservação de documentos, nos referimos às ações que visam evitar que eles se deteriorem. Documentos físicos que estejam guardados de maneira errada estão sujeitos à degradação por diferentes fatores.
A preservação vai um pouco além da conservação de documentos, pois visa manter tudo que foi aplicado para conservar os arquivos, mas faz isso por meio de uma metodologia que envolve etapas: armazenamento, segurança e manutenção das condições físicas dos documentos.
Em suma, a conservação é um passo que antecede a preservação dos documentos.
Existem fatores que se aplicam à guarda de documentos de todos os tipos, mas alguns são mais específicos. O ambiente adequado é uma premissa para todos.
Mas, por exemplo, documentos permanentes devem ser acondicionados em caixas ou pastas de arquivos que tenham maior resistência. Dessa forma, o material dessas embalagens é costumeiramente diferenciado.
No entanto, independente do tipo de documento, todos devem ser armazenados em caixas ou pastas próprias para arquivos que suportem não apenas o manuseio, mas que possam ser sobrepostas e tenham resistência à pressão e ao peso dos conteúdos.
Sendo assim, é preciso analisar cada documento avaliando suas características individuais para definir a melhor forma de arquivamento.
A lei determina um prazo para guarda de documentos de acordo com o tipo, muitos deles nunca irão exceder 5 anos.
Entretanto, até atingir esse prazo, o volume acumulado de papel poderá ser enorme e a quantidade de espaço físico exigida para isso também. Isso sem contar os arquivos em mídia.
Uma boa gestão documental, resumidamente, vai controlar a produção, uso racional e armazenamento seguro dos documentos de qualquer espécie.
Porém, dentro de cada uma destas ações há uma série de análises menores que são essenciais.
Se trata de uma tabela que organiza os documentos e os classifica, de modo que o trabalho de gestão se torna mais prático e assertivo. Em suma, a Tabela de Temporalidade Documental diz:
Considerando o volume de papeis ou mídias, fazer esse tipo de tratativa por conta própria demanda muitas horas e necessita de mão de obra dedicada.
No entanto, quando a aplicação da tabela é feita corretamente, os benefícios são muito relevantes.
A Tabela de Temporalidade Documental é um recurso utilizado em muitos locais, inclusive nos órgãos públicos.
Contudo, existem regras que foram definidas pela CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, com o objetivo de padronizar e determinar uma política nacional quanto à tratativa de arquivos privados ou públicos.
Além disso, os arquivistas podem customizar a tabela levando em conta também as políticas particulares da empresa, e claro, a lei e outras determinações jurídicas em relação à guarda de documentos.
A guarda de documentos correta exige uma organização minuciosa – e até mesmo metódica.
Abaixo, seguem algumas demandas que são necessárias para uma boa gestão e organização dos documentos físicos e arquivos em mídia, mas tenha em mãos também a tabela de temporalidade como guia.
Nesse primeiro passo, é necessário uma análise quanto ao estado geral dos documentos, identificando se existem danos ou a necessidade de higienização e restauração. Isso inclui avaliar os arquivos em mídia também.
Nesse momento, os documentos precisam ser organizados de acordo com sua espécie e outras características específicas: papeis e arquivos salvos em mídia. Para prosseguir, já é preciso providenciar caixas feitas exclusivamente para cada tipo de arquivo.
Após serem armazenados em caixas específicas para essa finalidade, os documentos e arquivos podem ser classificados em uma lista que torne fácil localizá-los sempre que for preciso.
As caixas precisam ser armazenadas, mas em um local previamente preparado para isso.
O ambiente onde essas embalagens serão acondicionadas deve prevenir danos vindo de intempéries climáticas, ou de qualquer outro tipo, garantindo que os documentos estejam sempre em perfeito estado.
Conforme já mencionamos, para o correto armazenamento de documentos e mídias, é necessário investir em uma ambientação devidamente preparada para essa finalidade.
Além disso, é preciso providenciar um mobiliário adequado e o manuseio dessa mobília também demanda atenção, pois tudo deve ser pensado para manter a integridade dos papeis e dos outros tipos de arquivos guardados.
Por exemplo, gaveteiros e estantes não devem acondicionar mais documentos do que é suportado, isso pode danificar o conteúdo das caixas ou pastas e até sobrecarregar o móvel.
É importante também que a mobília destinada para o arquivo seja pensada para evitar o acúmulo de sujidades, o que pode atrair a presença de roedores.
Essas medidas são importantes para manter a integridade dos conteúdos guardados, e também dos colaboradores que transitam dentro das salas de arquivos.
Existem outros fatores que devem ser observados como: temperatura das salas, ausência total de umidade, controle de acesso, luminosidade adequada, dentre outros.
Para determinar a localização ideal, tecnologia, mobiliário e demais acessórios para a perfeita guarda e gestão de documentos, é preciso levar em consideração alguns aspectos fundamentais.
A escolha do lugar deve ser analisada com cuidado, verificando se existem riscos de inundações ou vendavais, comuns em imóveis que ficam próximos de rios.
Salas de arquivos que ficam em subsolos e porões também estão sob maior risco desses tipos de intempéries.
Porém, se for esse o seu caso, a capacidade de drenagem do imóvel deve ser muito boa e o piso deve ser elevado em relação ao nível do solo. Essa medida é preventiva, mas o ideal é rever a localização.
Mas, existem outros riscos que devem ser considerados também, como possíveis incêndios. Imóveis localizados perto de distribuidoras de gás, depósitos de munições e postos de gasolina são exemplos.
Existem documentos de importância e valor inestimáveis, e a perda deles pode causar prejuízos igualmente difíceis até de calcular.
Até mesmo a poluição pode potencializar os riscos de deteriorar os documentos, então regiões onde grandes indústrias operam também devem ser avaliadas.
Analisar onde estão os sistemas elétricos e hidráulicos em relação às salas de arquivos é importante. Sobretudo, se o local for em prédios.
Além disso, é necessário planejar com assertividade a ventilação do local, e não esquecer de proteger o ambiente contra a luz solar direta.
Devido ao tempo que um documento pode ficar fisicamente arquivado, é preciso manter o local de armazenamento sempre organizado e limpo.
Em um ambiente adequado, os papéis e outros tipos de arquivos devem estar sempre íntegros, sem qualquer tipo de problema.
Dessa forma, considerando que as salas de arquivos estão devidamente organizadas, você deve começar a busca realizando uma pesquisa referente ao documento.
O ideal é sempre ter o suporte tecnológico de um software dedicado ao serviço, pois isso determina o tempo de procura e a correta localização do documento.
Durante a organização, é interessante que determine na sua lista algumas classificações chaves de onde guarda os documentos, com detalhamento específico, sempre pensado em otimizar a localização.
O ideal no processo de pesquisa é que possa “casar” os dados da sua lista com as informações do espaço físico, de modo a encontrar o documento com agilidade, e principalmente assertividade.
Descarte de documentos
O descarte de documentos físicos deve considerar a premissa da Tabela de Temporalidade Documental, mas também leva em conta o que determina a lei e as necessidades da empresa em manter ou não os documentos guardados.
Você pode aprofundar seus conhecimentos sobre o tempo necessário para guardar cada tipo de documento neste conteúdo.
Suas salas de arquivos foram devidamente planejadas? Os documentos estão guardados da forma correta?
Se a resposta for negativa, saiba que podemos dar completo suporte para que a guarda de documentos da sua empresa esteja alinhada aos padrões necessários.
Por fim, esperamos que este conteúdo possa ter esclarecido suas principais dúvidas, mas caso tenham outras, mantenha conosco e teremos prazer em auxiliar.
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