O gerenciamento de notas fiscais é importante para todas as empresas. Porém, quando falamos de transportadoras esse assunto se torna ainda mais primordial. Afinal, essa atividade requer total controle da documentação para fazer o transporte correto.
Nesse contexto, contar com a tecnologia como aliada será crucial. Existem algumas formas de gerenciar corretamente, com agilidade e segurança, os documentos gerados pelo seu empreendimento. Continue lendo e descubra como administrar as notas fiscais com eficiência.
O gerenciamento de notas fiscais é fundamental e de extrema relevância para os assuntos tributários de seu negócio. O descontrole e descuido com esses documentos geram prejuízos incalculáveis.
Mas não é só isso. Além dos riscos fiscais e das dificuldades de comprovar transações, sem as notas você perde muito tempo e tem retrabalho em atividades rotineiras. Portanto, é importante pensar em estratégias que auxiliem nesse processo de organização.
Afinal, a má gestão de notas gera problemas com o Fisco e pode até comprometer a relação com fornecedores e clientes. Por isso muitas empresas investem cada vez mais em metodologias de organização e administração correta da papelada.
Para muitos empresários cuidar dos documentos da empresa é um grande desafio. Afinal, com uma rotina atribulada e cheia de tarefas esse cuidado acaba sendo negligenciado. Mas temos algumas dicas interessantes de boas práticas para a sua gestão.
Uma das coisas mais importantes na hora de fazer o gerenciamento de notas fiscais é garantir um backup seguro. Para isso, é importante fazer o download de todas as notas e mantê-las arquivadas em local adequado.
O mais indicado é usar um armazenamento em nuvem. Assim você tem certeza de que o documento não vai se perder, risco comum com hardwares como computadores, tablets e HDs externos.
Lembre-se que em uma eventual fiscalização ou auditoria algumas notas podem ser solicitadas. Caso você não tenha esses comprovantes em mãos, a empresa pode ser penalizada e até multada.
Não adianta ter os arquivos de notas em um backup seguro se você não souber como localizar cada documento na hora da necessidade. Pensando nisso, criar nomes padronizados e que façam sentido dentro da sua empresa é muito importante. Para isso você pode utilizar:
Caso opte por usar as datas como nomenclatura, é sempre interessante associá-la ao remetente ou o destinatário da nota. Assim não há confusão quando houver mais de uma nota na mesma data e encontra mais facilmente os documentos.
Um erro muito comumente cometido é acreditar que o gerenciamento de notas fiscais impressas é seguro. Isso se torna ainda mais arriscado quando falamos de transportadoras, que emitem muitos desses documentos em sua atividade.
Embora muitas empresas ainda utilizem o papel como forma mais frequente de organizar seus dados, existem muitos riscos associados a isso. Alguns deles são:
Os papéis podem se perder ou extraviar com muita facilidade. É praticamente impossível manter uma organização adequada com o passar dos anos e com o acúmulo de documentos. Por isso, é comum que as notas se percam no meio do caminho.
Além disso, pense que acidentes acontecem. Os papéis podem simplesmente ser destruídos em situações de enchentes, incêndios ou qualquer outra ocasião emergencial. Claro que não queremos pensar nesse tipo de tragédia, mas não podemos também ignorar esses riscos.
É importante saber que as notas fiscais precisam ser guardadas por um período determinado. Geralmente elas devem ser arquivadas por 5 anos.
É um período bem longo e que terá o acúmulo de muitos documentos. Imagine todos esses documentos expostos aos mais variados riscos. Não parece apropriado, certo?
Há um outro problema relacionado à emissão de notas físicas que é a quantidade de espaço que você precisa dispor para garantir o armazenamento. Pode ser até que a sua empresa esteja gastando dinheiro à toa para manter um escritório maior somente por essa demanda.
O gerenciamento eletrônico de notas fiscais eletrônicas torna o procedimento muito mais fácil. Você poderá se livrar das gavetas e armários de arquivos, precisando apenas de um dispositivo com acesso ao software de gestão.
O gerenciamento eletrônico de notas fiscais requer uma preparação. Se a sua empresa nunca se atentou a isso é importante obter orientação para cumprir todas as etapas e tornar o processo mais fácil.
Para administrar corretamente os documentos é fundamental contar com um software de gestão. Eles permitem que você digitalize e gerencie todos os documentos de forma digital.
Com isso há muito mais segurança, conforto e agilidade em todas as atividades relacionadas ao tratamento das notas. Além disso, um software de qualidade assegura a autenticidade dos documentos.
É importante também que o software ofereça algum tipo de integração entre os departamentos. Afinal, sabemos que muitas vezes as informações da NF precisam transitar em diferentes setores da empresa.
Pensando nisso, o software escolhido deve garantir o acesso de pessoas autorizadas para que consigam visualizar e obter os dados de documentos sempre que necessário. Assim, dispensa-se a necessidade de um gestor estar presente para algumas tomadas de decisão.
Todos os dados e informações devem ser protegidos e estar em conformidade com as leis brasileiras de proteção. Por isso a empresa deve ficar atenta com relação às garantias antifraude e antivírus que consigam manter as informações em sigilo.
A Arquivar oferece diferentes soluções para digitalização e gerenciamento de documentos. Por isso se tornou uma das empresas mais renomadas nesse ramo.
Pensando nisso, oferecemos o ArqGED, software de gestão integrada, com opção de assinatura eletrônica e armazenamento em nuvem de qualidade para seus documentos.
Entre em contato e saiba mais. Fazer um bom gerenciamento de notas fiscais é fundamental para a empresa que almeja um crescimento saudável e que deseja se manter competitiva no mercado, evitando gastos e multas desnecessários.
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