Software Workflow no controle dos documentos ativos: entenda como funciona

Sempre ressaltamos a importância e os benefícios do armazenamento e da gestão de documentos em arquivo. Mas, e os documentos ativos, aqueles que estão em circulação e em constante utilização, como gerenciá-los estrategicamente?

O controle de uso do documento e das informações ao longo da execução de uma tarefa é fundamental tanto para o bom andamento do processo, quanto para a segurança dos dados. Para tanto, o software Workflow reúne ferramentas e recursos capazes de rastrear, proteger documentos da empresa, bem como otimizar o fluxo de trabalho. Que tal conhecer as vantagens do Workflow para sua empresa? Vamos lhe mostrar!

O que é Workflow?

Trata-se de um software de gestão de documentos, voltado para organização e controle de fluxos de trabalho. A solução desenvolvida pela Arquivar permite a gestão das tarefas e da circulação dos documentos.

Apropriado para empresas que estão em busca de otimização de rotinas e aumento de produtividade, o software Workflow é totalmente adaptável às características de processos e atividades de acordo com a necessidade do cliente.

Workflow para aumentar produtividade e alavancar resultados
Como o Software Workflow garante a segurança e o controle dos documentos?

Alguns segmentos da economia, como concessionárias de veículos e escritórios de advocacia têm um “vai e vem” de documentos bem intenso, até que todo o processo seja concluído. Qualquer perda ou extravio de informações pode colocar tudo a perder.

Diante disso, viu-se a necessidade de se desenvolver um software capaz de monitorar cada passo dado com um determinado arquivo. Como o workflow gerencia cada etapa de um projeto, ele possibilita que o documento seja rastreado e que se tenha registrado:

Em que fase do projeto cada documento deverá recolhido, utilizado e apresentado

Quais informações estão em aberto, para que se tenha ciência do que é necessário anexar

Quem é o responsável pela utilização, bem como todas as ações executadas por esse colaborador no sistema

Como esse sistema é implantado nas empresas?

Assim como as demais soluções, implantação do software Workflow é planejada com base no estudo e entendimento das necessidades e condições do cliente. Após o diagnóstico, o projeto de Workflow segue as quatro fases:

Mapeamento dos fluxos
  1. Mapeamento dos fluxos
  2. Detalhamento de cada tarefa e contato com o responsável
  3. Criação de categorias para a liberação do acesso. É possível restringir o acesso a documentos e dados sigilosos
  4. Liberação do acesso, inclusive de maneira remota e 24h por dia.
03 vantagens fundamentais do Workflow

Entre os diversos benefícios que este software dispõe para o dia a dia corporativo, salientamos:

  • Organização das etapas de cada processo da empresa;
  • Aumento de produtividade;
  • Redução de custos.

Com todos esses recursos, o trato com os documentos é facilitado e a segurança e a preservação também. Todas as naturezas de negócios precisam de agilidade, economia e segurança, não é mesmo? Então, adote o quanto ante o software Workflow em sua empresa.  Entre em contato com nossa equipe

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