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Workflow para aumentar produtividade e alavancar resultados

Você já pensou que a otimização do fluxo de trabalho da sua empresa é mais um caminho para trazer mais resultados efetivos para o negócio? Não é fórmula mágica, nem são ideias mirabolantes. Estamos falando da implantação do software Workflow.

Sabemos que em todas as empresas, sejam grandes ou pequenas, a produtividade é uma variável de alto impacto na obtenção de resultados. Por isso, é importante assegurar que todo o processo de trabalho esteja fluindo bem, sem entraves como dificuldade de acessar documentos ou mesmo desalinhamento nas etapas das atividades a serem realizadas.

O software Workflow funciona muito bem como ferramenta auxiliar de organização de etapas de trabalho e para o acompanhamento da circulação de um documento por toda a empresa. De uma maneira simplista, é como se acompanhasse cada passo do documento. Este software também faz parte de um projeto completo de gestão documental.

Benefícios

– Gestão automatizada dos documentos e informações;

– Monitoramento total dos processos: responsáveis, atividades realizadas, pessoas que acessaram o sistema, entre outros;

– Notificações para os envolvidos nos processos, como alerta de modificações, atrasos, repetição de tarefas;

– Agilidade nas consultas, localização e no trato diário com o documento;

– Mais segurança da informação, uma vez que permite o registro de todos os acessos ao sistema e a cada documento específico.

Workflow na Forluz

A Forluz, instituição responsável pela previdência complementar dos empregados da Cemig e suas subsidiárias, encontrou nas soluções Arquivar um braço direito na organização das rotinas de trabalho e na gestão de documentos.

Além da geração de enormes quantidades de documentos, a Forluz lida diariamente como demandas como admissão, aposentadorias, férias e desligamento. Com o crescimento do número de tarefas, a empresa viu no sistema de controle de fluxo de trabalho a solução para manter a qualidade dos atendimentos e impulsionar a produtividade.

A partir do entendimento das necessidades da Forluz, seguiu-se com implantação do softwares Workflow Arquivar e a empresa optou também pelo serviço de Guarda Gerenciada. Os resultados ultrapassaram as expectativas do contrato e entregaram à instituição:

– Organização do fluxo de trabalho, com etapas, pessoas responsáveis, prazos e demais ferramentas para o cumprimento da tarefa;

– Redução do uso de papel, reduzindo custo e material acumulado no ambiente;

– Aumento da agilidade no acesso às informações de funcionários;

– Redução do custo e do trabalho com as ligações;

– Satisfação dos públicos com o atendimento.

Este foi um projeto com consideráveis conquistas. São mais de 30 mil fluxos relacionados aos processos na empresa. Faça como a Forluz e venha conhecer nosso trabalho.