Sistema Workflow baseado na Web

Este artigo descreve a implementação de sistemas Workflow baseado na WEB chamada n|where. Mostra as vantagens e desvantagens na utilização desta tecnologia para as empresas. O artigo também compara a diferença entre os sistemas de hoje, baseados na Web e os primeiros sistemas de Workflow disponíveis.

1.Introdução
Atualmente, os sistemas de Workflow são cada vez mais necessários dentro de uma empresa, independente de qual seja o ramo de negócio. O uso desses sistemas dentro das empresas já é visto como extremamente vantajoso e vem se tornando um diferencial nas áreas de comunicação e automação do fluxo de trabalho e das informações geradas pela empresa.

Os sistemas de Workflow baseados na Web se deram com o amadurecimento da Internet e recentemente com as aplicações Web, pois podem ser executadas através de um browser (Navegador), aumentando e muito a disponibilidade de acesso, coisa que torna o Workflow viável. Estes sistemas possuem vantagem sobre os demais, como, por exemplo, menor custo, melhor aproveitamento do tempo, maior facilidade de utilização e principalmente, maior alcance.

As empresas que utilizam sistemas de Workflow visam ter maior controle sobre seus processos internos, permitindo manipular uma maior quantidade de informações, dados, documentos e qualquer outro tipo de mídia de forma ágil, precisa e segura.

Algumas das vantagens de se usar um sistema de Workflow são a eliminação dos incômodos causados pelo manuseio e armazenamento de papéis, a possibilidade do acesso remoto, o arquivamento e recuperação de informações simplificadas, a habilidade de rapidamente trilhar as informações e os responsáveis de cada tarefa do processo, o aumento da produtividade devido ao dinamismo gerado na automatização dos processos, entre outros muitos.

A desvantagem é que o processo de implantação do sistema Workflow requer uma análise profunda dos processos da empresa. Para isso é preciso uma reengenharia e uma remodelagem de todos os processos atuais e descrevê-los com precisão para que o sistema funcione da maneira esperada. Uma análise mal elaborada e processos descritos de forma inconsistente acarretam em atraso e imprecisão das tarefas, fugindo totalmente dos objetivos do Workflow.

Outra desvantagem é o alto custo de aquisição e implantação dessas ferramentas. Com o uso de ferramentas gratuitas no desenvolvimento deste tipo de software, o preço final ficaria muito abaixo das ferramentas disponíveis no mercado atualmente.

Este artigo está organizado da seguinte forma: Na próxima seção, o funcionamento dos Sistema de Gerenciamento de Workflow (WfMs) é descrito. Na seção 3, é feita uma comparação entre os sistemas Workflow baseado na Web e os sistemas Workflow locais. Na seção 4 são apresentados os principais módulos do sistema e finalmente, na seção 5 será apresentada as considerações finais.

2. Sistema de Gerenciamento de Workflow
Sistema de Gerenciamento de Workflow (WfMS) é um sistema que define, gerencia e executa completamente Workflows através da execução de software cuja ordem de atividades é dirigida por uma representação da lógica do Workflow. Uma vez que um processo é definido, um WfMS certifica-se de que as atividades ocorram numa seqüência própria e que os usuários sejam informados para que possam executar suas tarefas.

3. Workflow baseado na Web versus Workflow local
Quando o Workflow surgiu como uma tecnologia, muitos pensaram que ele ajudaria nos processos de negócios somente dentro das organizações e entre as mesmas. E de fato, no início, os produtos disponíveis no mercado gerenciavam e tinham seu principal foco as atividades internas das companhias.

Os participantes podem estar em locais geográficos diferentes ou talvez estejam trabalhando em agendas que nunca coincidam. Os primeiros sistemas Workflow foram desenvolvidos na década de 80 e até final dos anos 90 era difícil pensar num sistema Workflow que fugisse dos limites da empresa. Estes sistemas eram locais, ou seja, restritos apenas ao ambiente empregado e limitado somente às pessoas cujo trabalho fosse possível modelar, ou seja, tinha forma e lógica possíveis de implementação pelo computador.

Essa limitação desapareceu quando houve a integração dos recursos oferecidos pela Internet, como Intranet e Extranet, com as ferramentas de Workflow.

Um ponto importante, é que fazendo esse tipo de relação entre um produto de Workflow e a Web, permite-se que as aplicações sejam facilmente modificadas e integradas aos sistemas operacionais existentes em vez de serem específicas e limitadas à execução sobre um único sistema operacional.

4. n|where – Workflow voltado para médias corporações via intranet
Foi pensando na carência de sistemas Workflow voltados para pequenas e médias empresas que está sendo desenvolvido o projeto de uma ferramenta Workflow voltada para estas empresas que não possuem muito capital para adoção de sistemas Workflow mais complexos e caros.

A ferramenta integra serviços como Workflow, gerenciamento eletrônico de documentos e gerenciamento de mensagens numa mesma ferramenta. Esta é uma tendência das atuais ferramentas de colaboração e workgroup, pois integrará informações e pessoas de maneira simples, rápida e objetiva.

Os seguintes módulos compõem o software:

  • Módulo de Workflow

No módulo de Workflow, o administrador tem acesso às informações de todo o sistema, como usuários, departamentos, processos entre outros. É ele quem cria e modela os processos para serem utilizados pelos outros usuários do sistema. Quando um processo é criado, o administrador modela este processo com base nos participantes do processo, ou seja, cada atividade especificada fica a cargo de uma pessoa e esta é responsável por seu estado. À medida que a tarefa é concluída, este participante dá continuidade ao processo, encaminhando ao próximo participante o resultado obtido. Todos os participantes do processo podem acompanhar o andamento do processo. O usuário que iniciou um processo pode verificar a situação em que se encontra seu processo.

  • Módulo de Gerenciamento de Documentos

No módulo de gerenciamento de documentos, o sistema garante a organização dos documentos da empresa de acordo com os departamentos e de acordo com os usuários do sistema. Todos os documentos podem ser encontrados no sistema utilizando um sistema de busca, que percorrerá todo o conteúdo do documento e retornará ao usuário solicitante da pesquisa, uma lista com todos os possíveis documentos procurados. Cada usuário do sistema pode criar, manipular, alterar e apagar documentos criados por eles no sistema. Além disso, os usuários podem compartilhar documentos entre outros usuários através de uma pasta compartilhada.

  • Módulo de Gerenciamento de Mensagens

No módulo de gerenciamento de mensagens, o sistema é baseado na troca de mensagens, trabalhando como um correio eletrônico interno e restrito somente aos participantes do sistema, estejam eles onde estiver. Os usuários podem enviar mensagens a um determinado usuário ou a um departamento especifico.

Portanto, a ferramenta visa uma maior integração entre empregado e empresa, organização das informações e agilização dos processos de negócio da empresa, tudo isso sendo desenvolvido com uso de softwares gratuitos, o que torna o preço final do produto mais acessível e compatível com a situação em que vivem as pequenas e médias empresas do país, que não possuem capital suficiente para investirem em tecnologia e se manterem competitivas no mercado atual.

5. Considerações finais
Neste artigo foi apresentado o n|where, um sistema workflow que está na fase final de desenvolvimento utilizando softwares gratuitos. A linguagem de programação PHP está sendo utilizada juntamente com o gerenciador de bando de dados o mySQL. Esta escolha foi feita com objetivo de diminuir o custo final do produto e pelas qualidades que estas tecnologias possuem para auxílio no desenvolvimento do projeto.

6. Referências
[CRUZ] Cruz, Tadeu. (2000) “Workflow: a Tecnologia que Vai Revolucionar Processos”, Editora Atlas
[BALD] Baldam, Roquemar and Cavalcanti, Marcos (2002) “GED: Gerenciamento Eletrônico de
Documentos” , Editora Érica
[KOCK] KOCK, Walter (2000) “Gerenciamento eletrônico de documentos – GED: conceitos,
tecnologias e considerações gerais”, Editora Cenadem
[OBRIEN] O’BRIEN, James (2001) “Sistemas de informação: e as decisões gerenciais na era da
Internet”, Editora Saraiva
[COA] Workflow Management Coalition. The Workflow Reference Model. http://www.wfmc.org
[SUEH] Suehring, Steve (2002) “MySQL: a Bíblia”, Editora Campus
[WELL] Welling, Luke (2003) ”PHP e MySQL: Desenvolvimento Web“, Editora Campus

Autores: Frederico Ferreira Carneiro e Ahmed Ali Abdalla Esmin

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