Você sabia que o Sistema de Gestão da Qualidade da sua empresa deve estar em conformidade com diversas normas? Uma delas é a ISO 9001, que prevê, entre outras coisas, as diretrizes para o gerenciamento de documentos.
Se você quer certificar o seu negócio, este post é para você. Aqui você vai entender os principais requisitos para o ISO. E se já possui a certificação, continue a leitura mesmo assim! Entenda melhor como a correta gestão de documentos é fundamental tanto para a obtenção do selo, quanto para sua manutenção.
Boa leitura!
Um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) é um conjunto de políticas e procedimentos que visam a melhoria de processos de negócio e a satisfação do cliente. As práticas de controle de qualidade são baseadas na ISO 9001, organização responsável por conceder o selo às empresas que cumprem seus requisitos.
A principal referência de origem do uso do SGQ é datada do século XIX, com a Revolução Industrial e o modelo de produção em larga escala, sobretudo no setor automobilístico com Henry Ford.
Desde então, a estratégia é implementada nas empresas para conquistar alguns objetivos. Entre eles, o mais óbvio é a padronização de processos, que contribui para a consistência na fabricação de produtos ou prestação de serviços, aumentando, assim, a previsibilidade dos resultados.
Outro objetivo que podemos mencionar é a redução de custos. No SGQ, há a identificação e eliminação de desperdícios, ineficiências e atividades que não agregam valor e geram gastos desnecessários.
O gerenciamento de riscos e a conformidade regulatória também são ganhos altíssimos que o sistema de gestão de qualidade provê às organizações. Com ele, os negócios podem cumprir os requisitos de seu setor e identificar os riscos de qualidade, estabelecendo controles para mitigá-los.
Tudo isso ajuda a prevenir problemas, reduzir inadequações regulatórias e melhorar a confiabilidade da marca, ou seja, sua reputação e vantagem competitiva.
Normalmente, um SGQ é baseado em alguns princípios, como:
Como você pôde observar até aqui, para que um sistema de gestão de qualidade funcione, ele precisa se basear em normas. Portanto, todas as empresas que desejam estabelecer um SGQ devem ter o ISO 9001 como livro de cabeceira.
A ideia de qualidade sempre esteve ligada ao atendimento das expectativas do cliente e à sua satisfação. Diversas instituições desenvolveram normas para orientar a implantação de um sistema de qualidade nas organizações, como, por exemplo, a ISO e a ABNT.
A ISO 9001 é um conjunto de normas que abrange uma série de critérios para a efetiva gestão da qualidade. Os requisitos específicos para se alinhar a essa prática estão englobados na norma, que estabelece os requisitos para um sistema de gestão da qualidade eficaz.
São eles:
A ISO 9001 potencializa o SGQ das empresas ao incentivar o cumprimento dos requisitos legais e regulatórios aplicáveis às suas áreas de atuação. Além disso, ela fornece uma série de diretrizes estruturadas para os negócios estabelecerem um sistema de gestão da qualidade.
A ISO 9001 é customer centric, ou seja, tem total foco no cliente. Ela demanda que os negócios identifiquem e monitorem permanentemente a satisfação de seus consumidores. Isso ajuda a garantir que os produtos ou serviços atendam, ou excedam as expectativas do público de interesse.
Com a implementação da norma, a empresa pode alcançar melhorias significativas na eficiência operacional. Afinal, ela incentiva as organizações a otimizar processos, reduzir desperdícios e eliminar atividades que não agregam valor. Isso resulta em maior produtividade e redução de custos.
Esse movimento, por si só, leva à melhoria contínua. Mas, não para por aí.
A ISO 9001 também favorece o sistema de gestão da qualidade, por demandar que as empresas estabeleçam processos para coletar dados, analisar o desempenho, identificar oportunidades de melhoria e implementar ações corretivas e preventivas. Isso promove a cultura da melhoria contínua em toda a organização, além da tomada de decisão baseada em informações reais.
Vale destacar que seguir todos esses procedimentos é também favorável à imagem das empresas, visto que a norma é amplamente reconhecida e aceita internacionalmente. Assim, obter a certificação ISO 9001 pode ser uma vantagem competitiva para as organizações, por demonstrar seu compromisso com padrões de qualidade reconhecidos mundialmente.
Bom, até aqui entendemos a importância de um SGQ e o papel que a ISO desempenha nisso. Mas, como colocar tudo isso em prática? Entenda a seguir!
Acredite, é cada vez mais importante que as empresas se digitalizem para sobreviver ao mercado atual e futuro. Como a gestão da qualidade é uma abordagem a ser feita com precisão, é essencial utilizar boas ferramentas tecnológicas, tanto nos processos produtivos, como nas operações gerenciais.
>> Veja o que diz um dos nossos especialistas sobre as vantagens da gestão documental nas empresas:
Gerir adequadamente a produção, o uso e a manutenção dos registros e da informação pode tornar sua empresa apta a se qualificar para a ISO 9001 e garantir um sistema de gestão da qualidade eficiente. Mas como fazer isso?
Veja só! Segundo o item 4.2.3 da norma ISO 9001:2008, é necessário realizar o controle de documentos a fim de centralizar as informações e disponibilizá-las para a organização conforme houver necessidade.
Além disso, a norma exige o controle de revisões de documentos (para que os colaboradores não utilizem versões desatualizadas), buscando garantir que somente arquivos aprovados circulem nas empresas.
Portanto, automatizar a gestão de documentos representa um grande salto de produtividade e qualidade do trabalho e, ainda, promove segurança dos dados de negociações, propostas, processos jurídicos e outras transações.
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Você sabia que, para obter a certificação da ISO 9001, as organizações devem buscar as certificadoras? Elas acompanham cada etapa do processo, orientando e adequando as práticas empresariais nos parâmetros de gestão da qualidade, conforme exigido pela instituição. Nisso, nós também podemos te ajudar!
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