No Instituto de Previdência do Estado de Sergipe, conhecido como Sergipe Previdência, a busca pela agilidade nos processos relacionados a aposentados e pensionistas sempre foi uma prioridade.
Sendo assim, o instituto decidiu investir na gestão de documentos.
Consciente da importância de oferecer atendimentos mais dinâmicos para consultas e revisões de aposentadoria e pensão, bem como de reduzir os altos custos associados à guarda de documentos físicos.
Com uma reputação estabelecida pela informatização de serviços, a Sergipe Previdência encontrou na expertise da Arquivar a solução ideal para seus desafios.
Após um estudo minucioso das necessidades da organização, foram realizadas etapas essenciais para otimizar o processo de gerenciamento dos documentos.
O trabalho começou com a higienização, organização e indexação dos documentos, preparando o terreno para as duas principais frentes do projeto: digitalização e microfilmagem.
Ao todo, cerca de 32 mil processos foram envolvidos nesse processo de transformação.
Os resultados obtidos até o momento são expressivos.
Antes, o tempo médio para consulta e obtenção de uma cópia de um documento era de 30 dias.
Atualmente, graças à implementação das novas práticas, esse prazo foi reduzido para apenas duas horas.
Essa drástica diminuição no tempo de espera não só beneficia os aposentados e pensionistas, mas também otimiza o fluxo de trabalho dos funcionários do instituto, aumentando a produtividade geral.
Além disso, houve redução de custos significativos com cópias, manutenção do arquivo, vigilância e energia elétrica.
É importante ressaltar que a transformação realizada na gestão de documentos também resultou na liberação de espaço físico, eliminando a necessidade de aluguel de locais adicionais para armazenamento de documentos.
Os principais objetivos do projeto eram tornar as atividades mais práticas e oferecer aos servidores um atendimento mais rápido e eficaz.
Para isso, foram implementadas soluções inovadoras, incluindo a implantação do sistema ArqGED com os módulos ArqScan e ArqFlow, garantindo praticidade e agilidade nos processos.
As consultas e revisões de aposentadoria e pensão se tornaram mais dinâmicas, proporcionando um atendimento mais eficiente aos servidores.
Além da redução do tempo de consulta e obtenção de cópias de documentos, houve uma considerável melhoria na eficiência operacional.
Os servidores agora têm acesso a um fluxo de trabalho simplificado, o que permite lidar com as demandas de forma mais ágil e precisa.
O reconhecimento pelos resultados alcançados não demorou a chegar.
Em uma nota divulgada no site da Sergipe Previdência, o diretor-presidente destacou que a economia mensal de recursos financeiros está em torno de R$25.000,00.
A diretoria do instituto está satisfeita com os resultados obtidos, tanto em termos de redução de custos quanto no que diz respeito ao atendimento à população.
A transformação na gestão de documentos trouxe benefícios concretos para o instituto, seus servidores e os aposentados e pensionistas que dependem desses serviços.
A redução de custos também foi uma conquista notável. Além das economias significativas com cópias, manutenção do arquivo, vigilância e energia elétrica, a liberação de espaço físico proporcionou uma redução considerável nos gastos com aluguel de locais externos para armazenamento.
Esses recursos puderam ser realocados para investimentos em outras áreas essenciais do instituto, beneficiando diretamente os aposentados, pensionistas e servidores.
O projeto também reforçou o compromisso da instituição em oferecer um atendimento de qualidade aos beneficiários.
A iniciativa da Sergipe Previdência em investir na gestão de documentos serve como exemplo para outras instituições que buscam aprimorar seus processos e reduzir custos.
A implementação de soluções tecnológicas modernas e eficientes pode impulsionar a produtividade, proporcionar economias financeiras e melhorar a satisfação dos usuários.
Com a expertise da Arquivar e a visão estratégica da instituição, a gestão de documentos continuará sendo um pilar fundamental na busca pela excelência operacional e pela satisfação dos beneficiários.
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