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Segurança jurídica e administrativa e guarda de documentos

Já ouviu falar no princípio da segurança jurídica administrativa? Ele participa da sua vida e da vida de todas as instituições que você conhece.

Esse princípio permeia várias relações, transações, decisões e dinâmicas no meio público e privado, por esse motivo, seu não cumprimento gera consequências que podem afetar você diretamente. Quer saber mais sobre o assunto para ficar protegido da insegurança jurídica? Então siga na sua leitura e fique por dentro!

Entenda o conceito de segurança jurídica administrativa

O princípio da segurança jurídica administrativa é o princípio jurídico regulador das relações entre a administração pública ou privada e os cidadãos, clientes, parceiros e fornecedores.

Seu objetivo visa estabelecer atos e decisões da administração da organização. Esses tópicos devem ser pautados pela previsibilidade, coerência e estabilidade, além disso, a finalidade deve assegurar a confiança na instituição.

Ainda não ficou claro? Vamos, então, falar um pouco dentro do contexto das empresas. Considerando que esse princípio fala da previsibilidade e estabilidade no ambiente jurídico e administrativo, podemos entender que ele trata sobre a segurança com a qual as operações e dinâmicas vão acontecer.

Malhete sobre alguns livros em cima de uma mesa.
Segurança jurídica é necessária na sua empresa! (Imagem: Freepik)

Você concorda que é preciso ter certeza que as normas e regulamentações continuarão as mesmas, garantindo seus direitos, antes de tomar uma decisão relacionada a essas normas? Pois é exatamente isso que o princípio da segurança jurídica tenta sustentar.

Em um cenário corporativo, a variação ou não cumprimento das leis e normas pode tornar todas as atividades comprometidas, portanto, manter a fidelidade às leis é tão importante.

Sem a segurança jurídica há incerteza em relação a investimentos devido à imprecisão do contexto regulatório e jurídico. Ademais, os custos operacionais tendem a subir, considerando possíveis equívocos jurídicos que podem gerar sanções, processos, multas e retrabalhos.

Importância da segurança jurídica na gestão de documentos

Agora que falamos não só sobre a previsibilidade, mas também sobre a coerência na aplicação das leis, vamos focar na gestão documental. Talvez você não tenha percebido uma relação, mas acredite: a guarda de documentos tem tudo a ver com o tema!

A segurança jurídica nas empresas sempre deve levar a guarda de documentos em consideração.

Essa observação é muito importante, pois todos os processos de uma empresa são documentados. Logo, para conseguir aplicar a segurança jurídica na empresa, ela deve ser estendida à gestão de documentos e por conseguinte aplicar as leis que regulamentam a Assinatura Eletrônica e Digital.

Mesa de madeira. Sobre ela um contrato, uma caneta e um malhete.
A gestão de documentos deve respeitar as normas reguladoras! (Imagem: Freepik)

Na guarda de documentos, muitas regras precisam ser seguidas para garantir a legalidade dos arquivos, bem como os prazos de validade e seu poder jurídico. É justamente aí que está a interseção desses temas.

A garantia de autenticidade, integridade e disponibilidade dos registros está diretamente ligada ao modo correto da guarda de documentos, que precisa respeitar normas como a Lei n° 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. E também como a LEI Nº 13.709 Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Como o GED e a Virtualização de Processos garantem a segurança documental?

Uma das formas mais seguras de se fazer a guarda de documentos é por meio da digitalização. Esse fato se dá pelo motivo de que uma guarda eficaz não só assegura a preservação dos documentos, como também o respeito às leis que garantem o valor jurídico de toda a papelada da empresa.

A fim de manter o respeito a essas normas, é comum contratar uma empresa especializada em guarda de documentos. Afinal, ela será responsável por toda a seleção e organização dos arquivos, bem como a classificação e indexação em um software de gestão de documentos como o GED.

Mulher digitando em um notebook sobre a mesa ao lado de uma balança da justiça.
Segurança jurídica na virtualização de processos (Imagem: Freepik)

“A minha empresa realmente precisa disso?” Se essa pergunta passou pela sua cabeça, deixe-nos tentar responder! A guarda de documentos é relevante para qualquer segmento: empresas, escolas, fábricas, escritórios etc. 

Para dar uma noção, vamos listar alguns de nossos clientes que sabem dessa importância: MRV, Vale, DETRAN – MA, Unimed, Multilaser, Vallourec, AngloAmerican, Canon, Sicoob, SESC, NET, Eletrobras, Grupo Petrópolis, Atlas Schindler. E a lista continua com mais de 2.000 empresas que decidiram otimizar suas operações com a Arquivar! 

Arquivar: a solução completa para a eficiência e seguridade da gestão de documentos

Como vimos, a Virtualização de Processos é um dos meios mais seguros, ademais atestamos sua eficiência para fazer a guarda de documentos.

A Arquivar realiza todo o trabalho, garantindo não somente os cuidados de manuseio no momento da digitalização, mas também o cumprimento às normas durante o processo. Com isso, queremos dizer que a Arquivar se compromete com a segurança jurídica documental.

No tópico anterior, comentamos sobre o software de gestão documental GED. Todo o processo de organização, classificação e indexação acontece visando a manutenção do valor jurídico de cada documento da empresa.

Por fim, o software ainda garante que o manuseio desses documentos acontecerá de forma mais ágil e segura. Além disso, gostaria de entender mais sobre o processo de virtualização e saber como ele pode ser essencial na sua empresa? Fale com um de nossos atendentes!

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