Segurança na consulta a documentos

A deterioração de um documento, causada por diversos agentes de degradação, pode levar a perda de informações importantes. Um dos fatores que podem contribuir para a degradação documental é a constante consulta a um documento.

Para contornar este problema, podemos resguardar o original, reproduzindo a informação nele contida por meio da digitalização.

A digitalização é uma ferramenta cada vez mais utilizada na preservação e é considerada, juntamente com a microfilmagem, como um importante meio de difusão dos acervos. Ela democratiza o acesso à documentação, facilitando a sua consulta e difusão por diversas pessoas sem danificar os originais, e em um tempo muito menor.

Atualmente, até mesmo o judiciário aceita os documentos digitalizados para comprovações, como uma cópia simples de documento. Porém, é fundamental a preservação do original, caso haja questionamento sobre o mesmo pode-se apresentar original e comprovar a eficácia jurídica. (Saiba mais sobre o valor jurídico dos documentos digitalizados).

Para as empresas que já possuem um arquivo organizado e indexado, é importante realizar a digitalização do documento quando houver a necessidade de consulta ao mesmo, assim, apenas o necessário será digitalizado, reduzindo custos e garantindo agilidade.

Com a consulta digitalizada o documento ficará disponível para qualquer pessoa autorizada examinar, até mesmo simultaneamente, diminuindo a possibilidade de perda, extravio e deterioração do documento.

Entenda como funciona a consulta digitalizada:

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1 –A solicitação de consulta é atendida conforme a pedido do cliente.

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2 – Os documentos são separados conforme o pedido e encaminhados para a digitalização.

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3 – Os documentos são digitalizados e disponibilizados no sistema GED Arquivar

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4 – Todos os documentos consultados são devolvidos ao seu endereço de destino.

 

Quer saber mais e entender como a consulta digitalizada pode reduzir custos e melhorar o desempenho das atividades da sua empresa? Fale com a gente!

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