Organização de arquivos no computador

Atualmente, a maioria dos documentos gerados em uma empresa, são processados no computador e é bem comum que esses documentos estejam misturados ou em localização incerta, criando obstáculos na sua busca.

Sem uma padronização da organização dos documentos digitais na empresa, muitos trabalhos que poderiam ser utilizados em setores diversos e até por outras filiais, são realizados diversas vezes, porque seus usuários não têm acesso ou não conseguem localizar estes arquivos.

Como um funcionário irá localizar uma planilha de custo específica, que já poderia ter sido criada por um colega de outro setor, arquivada no servidor de arquivos da empresa, mas que está entre milhares de arquivos, com o nome dePlanCusto02.xls?

Assim como as empresas tem um manual da Qualidade para atender as exigências da ISO, deve existir um projeto de documentos, tanto para documentos físicos quanto digitais, que estabeleça normas e padrões de nomes de arquivos, indexadores, local de armazenamento, permissões, controle de versões, etc.

Como fazer?

Podemos criar uma estrutura funcional de arquivamento, ou seja, fazer uma classificação dos tipos de documentos.  Todas as atividades feitas durante o trabalho geram algum tipo de documento comprobatório, sejam eles físicos ou digitais. Para fazer a classificação, deve-se mapear as atividades e os tipos de documentos que as mesmas geram.

Exemplo:

 

FUNÇÃO: GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
PROCESSO: ADMINISTRAÇÃO PESSOAL

ATIVIDADE

DOCUMENTOS

Recrutamento e seleção

Testes

Currículo

Formulário solicitação

Admissão

 

Contrato de trabalho

Dossiê funcionário (copia documentos pessoais)

Ficha de registro ou livro

Exame admissional

 

 

Ou fazer a classificação estrutural, classificando os documentos conforme a estrutura da empresa por departamentos.

Também podemos classificar por tipo de Arquivo:

  • Arquivos/textos;
  • Arquivos/imagens etc.

Além de definir a melhor forma de classificação destes documentos, a empresa tem que se preocupar com a preservação dos mesmos, com o controle das varias versões que estes documentos podem ter, disseminação desta informação e também controle de acesso. Portanto é necessário levantar as necessidades e elaborar um projeto de gestão da informação e documentos.

Gostou do texto? Não gostou? Comente abaixo!

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Ligamos para você