Cada vez mais as organizações públicas e privadas estão produzindo documentos arquivísticos exclusivamente em formato digital: textos, bases de dados, planilhas, imagens, gravações sonoras, material gráfico, etc.
A informação em formato digital é extremamente suscetível à degradação física e obsolescência tecnológica (hardware, software e formatos). Além disso, muitas mudanças dentro de uma organização podem afetar a sobrevivência continuada dos documentos digitais. A possibilidade dos documentos serem destruídos em um instante é bem maior do que no caso dos documentos tradicionais. Eles estão sujeitos a vírus e à simples falha tecnológica.
Geralmente, as pessoas e organizações que produzem documentos digitais não pensam na questão de preservação, ou quando pensam fazem a opção de imprimir o documento ou de armazenar em outras mídias, tais como CD, DVD ou fita cassete. Porém, muitos desses documentos têm um prazo de guarda longo ou permanente. Sendo assim, não temos garantia nenhuma de que iremos acessá-los daqui a 30 anos.
Veja o exemplo da legislação do FGTS:
SEFIP é o programa de uso para geração dos recolhimentos do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS e informações à Previdência Social sobre os segurados.
O SEFIP gera o arquivo NRA.SFP (onde o NRA é o número do respectivo arquivo) que contém as informações destinadas ao FGTS e à Previdência Social.
Os registros constantes do arquivo magnético (NRA.SEFP) não necessitam ser reproduzidos em meio papel, salvo para permitir a comprovação do cumprimento desta obrigação ou por exigência legal. (Capítulo I do Manual da GFIP/SEFIP para usuários do SEFIP 8.4, aprovado pela Instrução Normativa RFB nº 880/2008).
Quanto ao tempo de guarda deste documento:
Enunciado TST – Súmulas da Jurisprudência do Tribunal Superior do Trabalho:
Nº 95. “É trintenária a prescrição do direito de reclamar contra o não-recolhimento da contribuição para o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço”.
Lei nº 8.036/1990
Art. 23, § 5º “O processo de fiscalização, de autuação e de imposição de multas reger-se-á pelo disposto noTítulo VII da CLT, respeitado o privilégio do FGTS à prescrição trintenária”.
Segundo Mitchell Badler, editor da Micrographics Newsletter, o mercado em alta é o da conversão (filme/digital e digital/filme) e o dos sistemas híbridos. Estima-se que nos EUA existam mais de um trilhão de documentos em microfilmes, apenas documentos comerciais, excluindo o que está depositado em bibliotecas e arquivos públicos. E a generalidade dos utilizadores e fornecedores concorda em que se por um lado a digitalização garantirá a usabilidade dos filmes existentes em termos atuais de operacionalidade, por outro, a microfilmagem continuará a ser o mais seguro meio de conservação da imagem a longo prazo: aquele que é legível pelos olhos humanos.
E não é somente na segurança que a microfilmagem sai ganhando, mas também na qualidade. Os microfilmes fornecem imagens de alta resolução e são otimizados para a integração de geração de imagens eletrônicas. Com ele, você obterá qualidade de imagem excepcional com altas reduções, como desenhos de engenharia e de arquitetura, livros e jornais. Também oferece excelentes resultados em equipamentos utilizados para a microfilmagem de documentos empresariais em geral.
Além disso, “o microfilme continua a ser a forma mais barata de armazenamento, com uma capacidade que excede a dos meios digitais. A aptidão arquivística e a aceitação legal do microfilme são inquestionáveis. Desde que conservados em boas condições de umidade e temperatura, os filmes conservam-se pelo menos por 500 anos e podem continuar a ser lidos. Embora as imagens digitais sejam cada vez mais aceitas numa base “de fato”, ao abrigo dos princípios jurídicos da ‘melhor prova’, elas não gozam do estatuto ‘de jure’ das microformas.”
Uma série de vantagens mostra porque as empresas deveriam optar pela microfilmagem como forma de realizar backup de documentos e arquivos importantes. Algumas delas são citadas abaixo:
Recursos e vantagens do microfilme:
- Imagens claras e vívidas: as características ideais de granulação e nitidez produzem imagens de melhor leitura na tela.
- Máxima produtividade.
- Imagens de qualidade para reproduções de qualidade: uniformidade excepcional com total controle de produção: excelente transportabilidade.
- O microfilme não é afetado pela obsolescência dos sistemas digitais (informática), pois sua imagem é analógica, ou seja, pode ser lida pelo olho humano.
- Durabilidade garantida pelas normas ISO e ANSI de aproximadamente 500 anos.
Frente aos desafios apresentados pelos documentos digitais quanto ao acesso contínuo e à preservação em longo prazo, a microfilmagem como backup dos documentos que tem prazo de guarda longo ou que são de guarda permanente é a melhor opção, pois a microfilmagem é mais favorável quando comparada aos custos e à eficiência de outras opções de preservação.
