Se você acha que a microfilmagem ficou para trás, pare um pouco e leia este post. Você deve estar se perguntando por que microfilmar documentos, se há outros recursos mais sofisticados de digitalização, não é mesmo? Vamos lhe apresentar alguns critérios para que você reconheça a melhor estratégia de gestão de documentos para sua empresa.
A digitalização e a microfilmagem não são processos excludentes. São aliás, complementares quando se pretende além de todas as vantagens do GED, obter respaldo jurídico para cada cópia dos documentos. Neste post comparamos os dois métodos, veja só.
O método de microfilmagem teve início por meios analógicos. Com o passar do tempo, os avanços tecnológicos chegaram também ao microfilme. Hoje trabalhamos com a microfilmagem eletrônica. Neste processo, os documentos são digitalizados, indexados e migrados para os softwares de gestão, além de capturados e armazenados no microfilme. Assim, é possível usufruir dos melhores recursos dos dois serviços.
Mesmo diante dos avanços técnicos de digitalização, o processo de microfilmagem apresenta alguns benefícios diferenciados:
– É o único método de cópia que substitui legalmente o documento original. Arquivos microfilmados tem sua legitimidade garantida pela Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L5433.htm;
– É também o único processo que permite o descarte do documento físico. Isso porque a cópia tem o mesmo valor jurídico, de acordo com o Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D1799.htm;
– Os documentos microfilmados tem aproximadamente 500 anos de duração, conforme as normas ISSO e ANSI;
– As imagens obtidas pela microfilmagem não sofrem com a descontinuidade ou obsolescência de softwares e plataformas digitais, já que são analógicas (mesmo no processo de microfilmagem eletrônica).
Tanto no formato analógico, quanto no digital, a microfilmagem é muito indicada para organizações que precisam trabalhar com cópias com alto padrão de confiabilidade e respaldo jurídico. Instituições do governo, bancos, financeiras, escritórios de advocacia e polícia. Esses são alguns dos campos em que esse processo é mais utilizado e atende completamente à necessidade de apresentação de cópias judicialmente reconhecidas.
Na Arquivar, iniciamos nosso trabalho a partir de técnicas de microfilmagem analógica. Contudo, com o desenvolvimento dos nossos softwares de gestão e aprimoramento constante dos recursos tecnológicos, hoje as soluções que envolvem microfilmagem são todas eletrônicas. Com isso, os clientes adquirem um serviço de alto padrão de qualidade e custo relativamente baixo, visto que se agrega às soluções de digitalização.
Hoje somos parte de um grupo bem restrito de empresa que possuem a aparelhagem adequada e capaz de oferecer projetos na versão eletrônica do procedimento.
Fique à vontade para entrar em contato com a gente e entender melhor como a microfilmagem pode trazer vantagens para o seu negócio.
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