As tecnologias de GED e ECM, como as demais, têm como base a inovação constante, sendo essa a única certeza que temos. Para minimizar os riscos, devemos buscar padrões de mercado tanto os de fato como de jure , por meio de normas.
A pergunta mais comum nos nossos cursos, seminários e e-mails, principalmente dos iniciantes, ou dos que precisam de resultados rápidos é: “Não existe uma receita para implantação de GED ou ECM?”, e seguem: “através da qual vou seguindo e ao final tenho a minha solução implantada. Como algo padronizado que posso utilizar em qualquer projeto?”.
A resposta está relacionada a padrões e à sabedoria de como utilizá-los. Através dos padrões que são elaborados e revisados por comitês, formados por profissionais que representam as melhores práticas do mercado, chegamos às metodologias para implantação de GED ou ECM.
As tecnologias de GED e ECM, como as demais, têm como base a inovação constante. Essa a única certeza que temos. Portanto, é comum estudarmos e implantarmos novos produtos a todo instante. Para minimizar os riscos, devemos buscar padrões de mercado, tanto os de fato como de jure, por meio de normas.
Padrões de Jure (legais) são os desenvolvidos por organismos de padronização, como AIIM, ISO, ANSI, ABNT, etc.
Padrões de fato são os estabelecidos pelo mercado, por sua grande utilização, como sistema operacional Windows, PDF, etc.
Dentre os padrões da AIIM, o que considero que deveria ser o ponto de partida para a implantação de projetos de GED é o “ AIIM’s ARP 1-2006 – Analysis, Selection, and Implementation Guidelines Associated with Electronic Document Management Systems (EDMS)”.
Um padrão de fato, que temos no mercado com o mesmo objetivo, é o programa CDIA+, da CompTIA. O escopo dessa certificação também contempla o AIIM ARP 1-2006.
Os padrões e guias da AIIM podem ser adquiridos através do site www.aiim.org/bookstore e o detalhes do CDIA+, no site www.cenadem.com.br.
Um padrão, adaptado no Brasil, é a Resolução do Conarq, nº 25, de 27 de abril de 2007, que dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
A resolução tem por objetivo, dentre outros, orientar órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, na implantação da gestão arquivística de documentos e fornecer especificações técnicas e funcionais, bem como metadados, para subsidiar o desenvolvimento de sistemas informatizados, independentemente da plataforma tecnológica em que forem desenvolvidos. O e-ARQ Brasil é aplicável aos sistemas que produzem e mantém apenas documentos digitais e àqueles que compreendem tanto documentos digitais como convencionais.
A Resolução pode ser consultada na íntegra na seção Legislação Arquivística Brasileira em www.conarq.arquivonacional.gov.br .
“Como montar um birô de digitalização de documentos? “ é a pergunta que mais ouvimos no CENADEM, razão do sucesso tanto do curso presencial quanto do on- line com esse tema. Nesse caso, podemos utilizar um padrão de fato, como o “Information Capture Professional Handbook – A guide to information Capture Practices & Operations ”, que possui uma certificação chamada ICP (Information Capture Professional) ou utilizar padrões de jure como ANSI/AIIM TR15, para planejamento e preparação de documentos para digitalização, e o ANSI/AIIM MS61, que trata de APIs (Aplication Program Interface), para escaners em sistemas de Document Imaging.
Quando o assunto é arquivo no formato PDF, temos o PDF/A, que é a norma ISO 19005-1 ( Document Management – Electronic Document File Format for Long-term Preservation). Além desse, existem outros padrões como PDF/E (Engenharia), PDF/X (Troca de dados), PDF/UA (Universal Access) e PDF/H (Área de saúde), sendo que existem normas somente para PDF/A e PDF/X e propostas de normas para os demais formatos.
Processamento de formulários também é uma área na qual as melhores práticas faz a diferença. Nessa área, temos os seguintes padrões e relatórios técnicos produzidos pela ANSI, AIIM e ISO, fornecendo recomendações e procedimentos para o desenho de formulários. Estas normas facilitam a digitalização para captar as informações no formulário, e ajudam na otimização do projeto com um processamento mais rápido e preciso: ANSI/AIIM MS52 e ANSI/AIIM TR32.
Quando o assunto é Workflow, os padrões são ditados pela WfMC (Workflow Management Coalition) que desenvolveu um modelo de referência que define cinco componentes. Entender os cinco componentes é a base para poder avaliar sistemas de Workflow e BPM. Os padrões associados com essas interfaces estão listados no http://www.wfmc.org/. Como exemplo, o padrão WfMC-TC-1003 – Workflow Reference Model.
E para que um projeto tenha sucesso é necessária uma gerência competente. Nesse segmento, a recomendação são as melhores práticas pelo padrão de fato do PMI, incluindo a cerificação PMP. Mais informações sobre o programa de certificação e o guia podem ser obtidas através do site: http://www.pmi.org/ .
Mesmo armado com normas e guias, é crítico para o sucesso de um projeto certificar que o time seja formado por recursos humanos adequados e aptos a utilizarem corretamente o conhecimento acumulado nesses padrões. Os usuários das normas devem também especificar cuidadosamente quais requisitos deverão ser atendidos.
É possível até que a solução atenda aos padrões, mas não atenda as necessidades da aplicação, principalmente por falta de entendimento real do problema que se pretende resolver. Além das normas, a certificação da equipe nas diversas áreas é de fundamental importância para o sucesso do projeto.
Fonte: CENADEM
Dê o primeiro passo para alavancar os resultados do seu negócio
