Imobiliária – Otimize processos com assinatura eletrônica e guarda de documentos

A otimização de processos é muito necessária na rotina de uma imobiliária. Para isso, pensar em estratégias que automatizem algumas tarefas é fundamental, como a assinatura eletrônica e a guarda de documentos. O software da Arquivar oferece uma solução completa para que a sua empresa ganhe em tempo e economize dinheiro em todas as etapas de trabalho.   

A otimização de processos pode ajudar – e muito – na rotina de uma imobiliária. Para isso, pensar em estratégias que automatizem algumas tarefas é fundamental, como a assinatura eletrônica e a guarda de documentos.  

A tecnologia se tornou uma importante aliada para o crescimento empresarial. Mais do que isso, ela se tornou um diferencial competitivo fundamental para uma estrutura de trabalho mais transparente, organizada e ágil.  

Pensando nisso, trouxemos hoje algumas soluções importantes para que você consiga otimizar processos e promover uma gestão e guarda de documentos adequada e alinhada às expectativas de seus clientes.  

Repensar todo o processo é fundamental 

Antes de implantar uma estratégia de otimização para imobiliárias é fundamental analisar todo o processo atual de sua empresa. Assim fica mais identificar pontos passíveis de melhorias e sobre os quais você pode se debruçar para entregar resultados mais interessantes.  

A ideia aqui é melhorar o serviço sem necessariamente elevar demais os custos disso. Assim todo mundo sai ganhando. O seu cliente recebe melhores resultados e a sua empresa se torna mais competitiva no mercado.  

Grandes problemas demandam pequenas soluções 

Se você analisar com cautela verá que alguns dos problemas mais incômodos na rotina de trabalho de sua imobiliária são originados em pequenos gargalos que se transformam em uma bola de neve.  

Uma dificuldade aqui outra acolá acabam atrasando entregas, geram ruídos na comunicação e comprometem a produtividade de todos os funcionários. São esses grandes problemas que, muitas vezes, podem ser solucionados por pequenas mudanças. 

Quais resultados você espera? 

Uma vez que você mapeie os processos e perceba os problemas, é hora de pensar em resultados. Quais são as metas e objetivos que você pretende alcançar após otimizar processos e adotar facilidades como a assinatura eletrônica e a guarda de documentos? 

Estipular metas e objetivos pode ajudar a guiar a sua ação em busca de otimização. Será mais fácil entender quais são as soluções verdadeiramente eficazes para o seu negócio.  

Principais dificuldades enfrentadas pelas imobiliárias 

De modo geral, o setor imobiliário lida com uma demanda muito grande de atividades. É preciso administrar corretamente documentos, carteira de clientes, agendamento de visitas, mediação de conflitos etc.  

Lidar com tudo isso muitas vezes requer um esforço sobre-humano. É justamente nesse contexto que a tecnologia surge como uma opção inteligente e eficaz para facilitar as coisas.  

Separamos aqui algumas dificuldades que provavelmente a sua imobiliária enfrenta e que acabam prejudicando o serviço e a entrega para os clientes.  

Falta de padronização de processos: 

Muita coisa para administrar, muita gente trabalhando e pouca ou nenhuma padronização. Essa é a receita perfeita para causar um desastre empresarial, transformando até as tarefas mais simples e corriqueiras em uma verdadeira odisseia.  

Garantir que a sua empresa tenha um padrão nas atividades é fundamental para otimizar as tarefas e o tempo de serviço. Também é um fator que facilita muito a incorporação de novos profissionais, já que todos sabem o que precisa ser feito e como treinar o colega que chegou.  

Dificuldade na gestão de documentos: 

Documentos são a espinha dorsal de uma imobiliária. Mas lidar com eles – cujo volume aumenta a cada hora de trabalho – costuma ser muito trabalhoso.  

Quanto tempo os seus funcionários gastam apenas lidando com a papelada? Isso vai desde a conferência de documentos até organização, localização e atualização de contratos.  

O pior de tudo é pensar que apesar de todos os esforços os seus clientes ainda correm riscos, já que não há como prever acidentes que podem gerar perdas documentais. Papéis são, em sua essência, uma grande dor de cabeça.  

Gestão administrativa: 

Administrar uma empresa é difícil. Quando falamos de uma imobiliária isso se torna ainda mais drástico. Pequenas ações requerem assinaturas e avais que muitas vezes demoram dias para serem concluídos.  

Afinal, quem é que tem tempo de ficar sentado esperando um novo contrato chegar ou aguardando a liberação de um documento essencial para prosseguimento do trabalho? 

Problemas gerados pelas dificuldades 

Quando uma empresa tem algum problema de gestão de suas demandas, é comum que a equipe se acostume a lidar com isso. Os funcionários passam mais tempo apagando incêndios do que realmente pensando e trabalhando para melhorias.  

As dificuldades que citamos anteriormente costumam desencadear uma série de problemas. Talvez eles já façam parte de sua rotina, mas se olhar com atenção verá que representam um grande atraso no seu sucesso. 

Veja a lista com alguns dos problemas mais frequentemente enfrentados pelas imobiliárias brasileiras.  

Gastos excessivos:  

Atividades ultrapassadas geram gastos excessivos para a empresa. Quando você otimiza processos consegue diminuir radicalmente os seus custos, já que os resultados são obtidos mais rapidamente.  

Além disso, a economia pode vir de outras formas, como na possibilidade de alugar um escritório menor, reduzir o número de funcionários ou as horas extras etc.  

Equipe sobrecarregada: 

Se as coisas não funcionam bem, não é de se espantar que um funcionário acabe deslocado de sua função para dar conta de outra tarefa. Com o tempo isso é normalizado e algum serviço acaba negligenciado para que outras coisas funcionem.  

Atrasos nas entregas: 

Naturalmente todos os problemas anteriores levam ao atraso das entregas e comprometem os resultados. Por isso, coisas que poderiam ser resolvidas rapidamente acabam demandando muito mais trabalho.  

Clientes insatisfeitos: 

Por fim, chegamos ao desfecho menos desejado: insatisfação do cliente. Com tantas falhas nos processos e a ausência de otimização de processos e soluções práticas como assinatura digital e guarda de documentos seus clientes não recebem bons resultados e procuram a concorrência.  

As soluções da Arquivar 

O cenário que expusemos nesse conteúdo parece assustador, mas ele é muito mais frequente do que você imagina. Talvez a sua própria imobiliária esteja enfrentando alguns deles agora.  

Arquivar é uma empresa especializada em soluções tecnológicas que buscam oferecer suporte para o bom funcionamento empresarial. Trabalhamos com um software completo que abrange todas as etapas do serviço.  

Através da gestão eletrônica de documentos você terá mais agilidade e transparência em todas as movimentações, além de diminuir consideravelmente o acúmulo de papéis e os riscos de perdas.  

ArqSign – Assinatura Eletrônica e Digital 

Com a ArqSign é possível assinar eletronicamente os documentos, garantindo que suas decisões sejam recebidas rapidamente pela equipe mesmo que você não esteja na empresa.  

A plataforma conta com um rigoroso processo de segurança que garante a validade jurídica e a integridade de todos os documentos assinados, além de fornecer a possibilidade de gestão documental. 

Com isso, tarefas que antes ficavam estagnadas podem prosseguir e manter a empresa em pleno funcionamento mesmo sem a presença da liderança. Tome decisões remotas e não deixe a sua equipe esperando por soluções. 

Para uma imobiliária que constantemente precisa de assinaturas em contratos e entregas de documentos, a ArqSign é muito indicada. Isto porque você não dependerá do encontro físico dos signatários, além de ter dentro da plataforma um check list de documentos, garantindo que todos os documentos necessários para o processo foram recebidos. Você ainda eliminará custos com logística, impressões e cartório. 

Guarda de documentos e ArqDoc 

Com a guarda de documentos, você armazena e arquiva os documentos originais da sua empresa de forma eficiente e eficaz nos espaços da Arquivar, com total manutenção e segurança. Ainda temos um sistema exclusivo de armazenamento e controle digital de documentos, o ArqDOC. Conheça os serviços complementares que irão facilitar o dia a dia da sua empresa: 

1. Guarda de Documentos Físicos 

Serviço que oferece infraestrutura segura e tecnologicamente preparada para armazenar os documentos e arquivos de sua empresa. Coletamos seus documentos e armazenamos nos espaços da Arquivar. Oferecemos manutenções periódicas, segurança e controle de acesso.  

2. Arquivo de Conservação de Documentos 

Serviço que oferece toda infraestrutura necessária para guarda de mídias especiais (CDs, DVDs, fitas e LTO, microfilmes, cartuchos magnéticos, fotografias, entre outros). Controle de umidade e temperatura do ambiente, blindagem eletromagnética que garante o perfeito funcionamento das mídias e monitoramento 24h. 

3. Armazenamento Digital de Documentos 

Software GED da Arquivar, personalizado conforme a demanda da empresa, garantindo o armazenamento gerenciamento dos documentos e informações. Sua empresa conta com um conjunto de tecnologias que permite a gestão inteligente de documentos ou arquivos em qualquer suporte: digital, papel, microfilme, entre outros. 

Vantagens da guarda de documentos  

  • Redução de custos com mão de obra e espaço interno 
  • Melhor a administração do acervo e qualidade de vida no trabalho 
  • Comodidade nas consultas aos documentos físicos 
  • Agiliza os processos de auditorias e fiscalizações 
  • Controle dos usuários que possuem acesso aos documentos 
  • Facilidade de acesso aos documentos via web, evitando extravios e perdas 
  • Diminuição de riscos e localização segura de informações 
  • Preservação correta dos documentos 
  • Guarda de documentos em ambiente monitorado 

Temos o orgulho de dizer que hoje milhares de empresas confiam em nossas estratégias e aderem aos nossos serviços. São negócios como o seu, que buscam conquistar cada vez mais espaço no mercado competitivo que vivemos.  

Você pode saber mais acessando o site. Converse com nossa equipe e descubra como otimizar processos com assinatura eletrônica e guarda de documentos em sua imobiliária. 

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