Guarda de documentos para empresas: o guia definitivo!

Organização, melhoras nos resultados e diminuição dos erros. Essas são algumas das diversas vantagens de uma guarda de documentos para empresas eficaz.

Nesse texto, vamos falar sobre o arquivamento de documentos. Iremos abordar a serventia e o processo, além de comentar algumas curiosidades e detalhes sobre as normas do processo. Como transformar milhares de documentos desordenados em um sistema eficiente de busca e armazenamento, tanto no cenário digital como físico.

Está curioso para saber como essa metodologia pode ser unida à tecnologia para trazer os resultados que você precisa? Então saiba que vamos contar tudo a seguir!

Guarda de documentos: o que é e para que serve?

O conceito é simples: a guarda de documentos para empresas se refere à organização e ao armazenamento de arquivos e documentos físicos ou digitais de modo seguro, ordenado e classificado. O processo deve ter, ainda, o objetivo de preservar e garantir um acesso fácil a esses arquivos.

É comum que esse trabalho seja feito por uma empresa especializada. Afinal, por mais que o conceito seja simples, a aplicabilidade deve ser feita minuciosamente para garantir o êxito. Existem indicações para se seguir, mas, de modo geral, não há uma receita pronta aplicável que pode ser usada em todos os casos.

Por esse motivo, a metodologia aplicada pela empresa responsável pela guarda de documentos será moldada a cada caso. Seja o trabalho pensado para um arquivo físico ou para a digitalização dos arquivos, é fundamental zelar pela organização, segurança e legalidade no processo.

Além disso, saber o tempo de guarda e quais documentos digitais dispensam os originais físicos é primordial para evitar dores de cabeça. Vamos falar mais sobre esse tópico adiante!

Guarda de documentos para empresas: quais são as vantagens de investir?

Mais organização, mais produtividade! Essas são, de fato, grandezas diretamente proporcionais. À medida que sua empresa sabe como deve ser a guarda de documentos e aplica corretamente, os resultados são nítidos.

Além disso, ter uma guarda eficaz aumenta a velocidade de consulta e manuseio, assim como diminui os riscos de perder documentos.

A agilidade para consultas a documentos muito antigos é outra vantagem que faz completa diferença no dia a dia da empresa. Afinal, não há como manter o fluxo de trabalho eficiente se os documentos não puderem ser encontrados com facilidade ou se forem perdidos.

Quando o assunto é um arquivamento de documentos bem feito, a segurança é um dos itens mais importantes a se considerar. Esse tópico vai desde como o arquivo será feito — seja ele físico ou digitalizado — até a manutenção da organização e respeito às normas para garantir a legalidade dos documentos digitais.

Como é feita a guarda de documentos?

A guarda ou digitalização de documentos é feita de modo cauteloso e atento, seguindo diversas etapas. Portanto, primeiramente, o processo deve incluir a preparação, separação e classificação de arquivos.

Vamos falar um pouco sobre como uma empresa de guarda de documentos pode executar esse fluxo de trabalho.

Como é feita a guarda de documentos físicos

A guarda de documentos físicos é importante para preservar os arquivos e por isso deve ser feita de modo eficaz, pensando nos documentos atuais e também os que surgirão no futuro.

Primeiramente, é necessário reservar um espaço físico na empresa onde ficará o arquivo. O ambiente deve comportar todo o ferramental necessário, o que pode incluir arquivos gaveteiros, armários ou computadores, por exemplo.

Uma vez que a aquisição e a organização desses itens foram concluídas, é hora de começar a guarda de documentos!

Preparação dos documentos

A triagem inicial é o momento em que serão analisados todos os documentos em cada pasta do arquivo da empresa.

Numa triagem inicial, cada folha será separada, facilitando, portanto, as próximas etapas. Afinal, é a partir dessa primeira separação que toda a organização e indexação vai se iniciar.

Essa triagem consiste em separar pilhas de documentos por assuntos correlatos, desse modo, fazendo seu manuseio se tornar mais intuitivo e organizado. Ainda serão efetuadas outras separações mais específicas, logo, nessa etapa a intenção é uma organização mais genérica.

Separação de documentos

Após a triagem inicial é o momento de falarmos da divisão dos documentos em categorias. Nessa etapa, a organização será mais detalhada, ou seja, cada documento terá um destino específico visando sua encontrabilidade ou funções burocráticas.

As categorias podem ser divididas em clientes, temas, datas, tipos de serviço, entre outros. A natureza de cada um desses grupos é definida pela empresa de guarda de documentos para empresas de acordo com a realidade do negócio.

Classificação e organização de documentos

A organização de arquivos físicos pode ser dividida em gêneros (também conhecidos pelo termo: arranjo). Essa é a nomenclatura dada às gavetas principais onde serão colocados os documentos organizados em pastas.

A divisão desses arranjos precisa respeitar os setores da empresa, por exemplo: operações, recursos humanos, contabilidade, marketing, área comercial etc.

Como falamos anteriormente, o espaço físico dessas gavetas deve respeitar não somente os documentos atuais, mas toda a projeção de documentos futuros dentro do tempo de validade de cada nicho.

Uma vez que a organização em gêneros está completa, é o momento de adicionar os documentos, mas não tenha pressa! É preciso seguir uma estratégia bem pensada, pois essa etapa é muito importante para a eficácia da guarda de documentos.

Acondicionamento de documentos

Nesta etapa, a empresa de guarda de documentos vai definir um método de armazenamento. Os métodos podem variar em cada arranjo, desde que isso seja planejado e tenha como objetivo facilitar e melhorar o manuseio do arquivo.

Essa variação do método de organização pode variar conforme o tipo do documento ou conforme a árvore organizacional da empresa. Existem quatro métodos de armazenamento:

• Ordem alfabética: muito usada devido à simplicidade, rapidez e facilidade de manuseio e compreensão;
• Ordem numérica: acontece com um sistema de prioridade e/ou arquivos com elementos numéricos, como boletos e algumas documentações;
• Ordem geográfica: dados organizados de acordo com a procedência ou local. Pode ser simultaneamente organizado em ordem alfabética;
• Ordem ideográfica: ordenação por meio do assunto presente nos documentos. Esse método é complexo, pois é preciso ter conhecimento sobre todas as áreas da empresa a fim de compreender cada detalhe e fazer a classificação correta.

Uma vez que essa etapa foi concluída, é feito um índice detalhado que serve como um guia rápido para localização mais ágil dos documentos.

Entenda mais sobre conservação e preservação de documentos físicos

Mesmo com todas as etapas que citamos, ainda há cuidados a serem seguidos. Uma rotina precisa ser elaborada a fim de garantir que toda a organização seja mantida.

Essa rotina pode ser feita por meio de um workflow (fluxo de trabalho). Todos os dias, por exemplo, os documentos que transitaram por cada setor da empresa devem ser guardados, pois assim é possível garantir que no dia seguinte tudo amanheça em seu devido lugar. Essa prática evita o trabalho de lidar com acúmulo de papéis e perda de documentos.

Outro fator a se ter atenção é a conservação e preservação do arquivo. De modo geral, nas empresas é ideal lidar com a conservação preventiva, pois evita evitar que os documentos sejam danificados ou perdidos.

Entre os cuidados desse modelo de preservação estão fatores como:

• Manutenção de temperatura e umidade em níveis adequados,
• Limpeza de sujeira e poluição,
• Atenção à condição do armazenamento,
• Proteção da incidência de luz,
• Descarte dos documentos velhos nas validades determinadas etc.

Por esse grande volume de cuidados, é comum que esse trabalho seja elaborado e mantido por uma organização especializada. Desse modo, a guarda de documentos para empresas trará benefícios indispensáveis. Veja o vídeo que fizemos explicando cada etapa da organização de arquivos:

Como é feita a guarda de documentos digitais

No caso dos documentos digitais, a guarda não é diferente. Alguns dos processos são exatamente os mesmos, porém feitos no ambiente virtual.

Em primeiro lugar, é necessário fazer a triagem inicial, separando os arquivos digitais em pastas no computador. Essa separação é, ainda, mais genérica. Assim que todos os arquivos passaram por essa etapa, deve-se partir para uma divisão mais complexa.

Todos os documentos devem ser tratados, classificados e indexados de acordo com a especificação de cada um. Inclusive, o método de armazenamento pode variar, assim como vimos nos arquivos físicos.

Por fim, os documentos estão prontos para serem armazenados. Eles serão transferidos para um software de gestão documental eletrônica. Nesse caso a manutenção da guarda de documentos digitais e as rotinas de uso acontecem seguindo um fluxo de trabalho pensado na gestão desses arquivos.

5 tipos de documentos obrigatórios para guarda nas empresas e seus prazos

Existem diversos documentos de guarda obrigatória nas empresas, sendo preciso ter atenção a cada um para evitar problemas. Esse é mais um tópico que se relaciona muito a importância de se ter uma empresa de guarda de documentos como parceira.

Existe uma grande diversidade na natureza dos documentos de uma empresa: fiscais, tributários, trabalhistas etc. Vamos dar alguns exemplos e suas validades de guarda:

1. Trabalhistas: precisam ser armazenados por cinco anos com data indeterminada. Varia conforme o contrato trabalhista, a ficha de registro ou livro do funcionário contratado;
2. Tributários: devem ser guardados por cinco anos;
3. Comprovante e Guia da Previdência Social (GPS): deve ser armazenado por cinco anos;
4. Salário-maternidade: tempo de guarda de documentos de cinco anos;
5. Salário família: guarda por dez anos.

Para manter a atenção à validade e à legalidade de cada documento, é preciso ter atenção na organização, manutenção e descarte. É isso o que define o que é uma guarda documental eficaz.

Por quanto tempo guardar documentos de funcionários demitidos?

O tempo de guarda de documentos para empresas varia segundo a natureza de cada um e também de acordo com seu objetivo e função. Papéis ligados ao sistema tributário, como DASN, PIS, sistemas eletrônicos de escrituração fiscal e comprovantes de impostos, podem ser preservados por até cinco anos.

Já os documentos de origem trabalhista ou previdenciária — como as guias de recolhimento e FGTS — devem ser mantidos por pelo menos trinta anos.

Os papéis do CAGED e RAIS precisam ser conservados por cinco anos, assim como recibo do pagamento de férias e décimo terceiro salário e controle de ponto. Já folhas de pagamento e sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários são mantidos por até dez anos.

Para lidar de maneira adequada com as datas de descarte de cada documento, é preciso ter atenção à Tabela de Temporalidade. É ela que determinará os prazos de manutenção dos documentos no arquivo, bem como o tempo no qual eles são transferidos para um arquivo intermediário (estoque) e por fim descartados.

Ficou interessado sobre a aplicação da tabela de temporalidade? Se você quer saber mais sobre o assunto e entender todas as vantagens desse método, confira esse vídeo riquíssimo que produzimos para você: