Gerenciando documentos digitais

Os documentos digitais, assim como os papéis, precisam ser armazenados para que sejam encontrados e usados quando necessário.

Para um escritório sem papel, ou melhor, um quase sem papel, você irá precisar de uma maneira de transformar os papéis em documentos digitais ou eletrônicos.

Esse tipo de transformação de comunicação é feita por um sistema de criação de documentos. Como não usar papel é improvável, você provavelmente vai perceber uma necessidade constante de transformar papel em arquivos eletrônicos. Um sistema de gerenciamento de documentos geralmente vai além dessa transformação para lidar com todos os documentos, tanto os gerados pelo computador quanto os escaneados ou enviados por fax e e-mail.

O sistema básico de criação de documentos consiste de um scanner e um programa que permita que os documentos em papel sejam escaneados, convertidos em imagens eletrônicas e salvos em PDF, TIFF ou outros formatos para serem armazenados em CDs, DVDs, disco rígido de um computador ou em um servidor de rede.

A maioria dos sistemas de criação de documentos inclui reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Isso permite que as imagens sejam reconhecidas como texto quando são salvas em PDFs que podem ser encontrados ou copiadas para programas como Microsoft Word ou Excel. Com OCR, você também pode procurar por palavras ou frases específicas dentro de um documento escaneado.

Os sistemas de gerenciamento de documentos fornecem os armários para os arquivos eletrônicos e as ferramentas de sistema para o arquivamento. Eles unem espaço para armazenamento de dados com um programa que vai além da criação de documentos e inclui funções como trilha de auditoria e ferramentas de informações, controles de expiração de documentos para apagá-los em datas especificadas e exibição de documentos online.

Sistemas de gerenciamento de documentos mais avançados oferecem opções extras como:

  • Autenticação de usuário para aumentar a segurança;
  • Notificação de e-mail automática;
  • Assinaturas digitais;
  • Criptografia de dados para um envio seguro;
  • Chaves personalizadas que oferecem comandos para indexação correta;
  • Soluções direcionadas para indústrias como as de assistência médica, financeira ou manufatura;
  • Arquivamento multimídia, unindo vários tipos de arquivos como imagens visuais, vídeo, texto e planilhas eletrônicas.

Se você tem grandes quantidades de documentos em papel para transformar em arquivos eletrônicos ou precisa de ajuda para realizar essa tarefa rapidamente, talvez seja bom contratar empresas para fazer a criação de documentos.

E se você não tem um servidor grande o suficiente ou se quiser armazenar os arquivos eletrônicos fora do local de trabalho, muitas empresas de criação de documentos oferecem um servidor para hospedagem. A hospedagem de documentos online permite que você armazene e faça backup de seus arquivos no servidor deles e depois tenha acesso aos arquivos com segurança em qualquer lugar e a todo o momento. A vantagem é que os arquivos valiosos ficam fora do local de trabalho no caso do servidor da empresa cair ou não puder ser acessado dentro da empresa.

Por Diane Dannenfeldt

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