Você sabe exatamente como são executadas as atividades dentro da sua empresa e como elas se correlacionam? Bom, um mapeamento de processos pode te ajudar a ter uma visão mais clara sobre isso.
Entender os fluxos de trabalho do seu negócio pode não ser tão fácil, a menos que você conte com ferramentas específicas para essa tarefa. Para desvendar os processos que acontecem nos bastidores da empresa, utilizar um BPMS é uma das melhores soluções que você irá encontrar.
Quer saber como implementar ferramentas para mapeamento de processos na sua empresa? Leia o conteúdo e descubra!
Mapeamento de processos é a prática de identificar, documentar e analisar as etapas que compõem as atividades de uma organização. Para isso, todos os elementos relacionados aos processos devem ser considerados. Isso inclui o tempo gasto para a conclusão de determinada tarefa, os recursos financeiros necessários, as funções de cada pessoa envolvida ou o uso de automação, entre outros.
O objetivo do mapeamento é visualizar como as atividades funcionam e interagem, desde o início até a conclusão. Dessa forma, é possível ter uma compreensão clara da rotina e de como são todos os fluxos dentro da empresa.
Ao mapear um processo, é importante que haja uma representação visual que facilite o entendimento. Geralmente, as organizações utilizam diagramas de fluxo de trabalho para ilustrar as etapas, os responsáveis por cada uma delas, os recursos necessários e os pontos de decisão.
Essa representação facilita a identificação de ineficiências, gargalos, redundâncias e oportunidades de melhoria.
Entre as principais vantagens do mapeamento, podemos citar:
Sim, estes são dois conceitos distintos, e a diferença reside no foco e na profundidade da análise. Enquanto o mapa de processos permite visualizar e entender como as atividades funcionam atualmente, a modelagem vai um pouco além.
Ela possibilita representações mais detalhadas e, inclusive, simulações de processos existentes ou novos. A modelagem permite testar diferentes cenários, otimizar fluxos de trabalho e prever resultados, servindo como base para melhorias ou transformações organizacionais.
Para isso, ela depende de uma coleta e análise de dados mais profunda. Assim, a modelagem oferece informações mais precisas.
>> Saiba mais sobre Notação de Modelagem de Processos de Negócio ou BPMN.
A esta altura, você já entendeu o que é o mapeamento, quais as suas vantagens e como ele se diferencia de outros conceitos importantes. A partir de agora, vamos tratar do assunto de forma mais prática, com foco nas ferramentas de mapeamento de processos.
De modo geral, trata-se de métodos, softwares ou aplicações que auxiliam na criação, documentação e visualização de processos empresariais. Ou seja, podem ser usadas diferentes ferramentas para esse fim, sejam elas tecnológicas ou não.
Abaixo, apresentaremos algumas delas.
Estas são algumas técnicas e recursos que podem ser aplicados na criação de um mapa de processos. Confira!
A Análise SWOT é uma ferramenta estratégica utilizada para identificar nos negócios:
Ao usar essa matriz, é possível identificar áreas onde o processo é robusto ou vulnerável, e onde há oportunidades de melhoria ou riscos que precisam ser mitigados. Ela pode ser usada para avaliar desde um processo isolado até as questões de um setor específico.
Esta é uma ferramenta de priorização que classifica problemas ou processos com base em:
De forma simplificada, a matriz GUT serve para avaliar riscos, definir a ordem de prioridade para resolução de problemas, e projetar as consequências desse problema com o passar do tempo. Cada fator deve receber uma pontuação de 1 a 5; ao multiplicar as notas, você saberá o que priorizar.
Em um mapeamento de processos, pode ser utilizada para identificar quais deles precisam ser mapeados ou otimizados primeiro, baseando-se na criticidade de cada um para a organização.
É uma abordagem de planejamento que responde às perguntas:
Esta metodologia é eficiente para desenvolver um mapeamento, pois garante que todas as dimensões relevantes sejam consideradas e descritas. Desde os responsáveis por determinada ação até os custos envolvidos, a ferramenta pode ajudá-lo a ter uma visão ampla sobre um processo ou plano de ação.
Brainstorming — ou “tempestade de ideias” — é uma técnica de geração de ideias em grupo. Nesse tipo de reunião, os participantes compartilham livremente suas sugestões e soluções. É um recurso interessante para o mapeamento de processos, pois permite o pensamento coletivo, especialmente útil na busca por melhorias.
O ideal é que seja realizado após algumas análises, como a matriz SWOT, por exemplo. As sessões de brainstorming podem contribuir para encontrar gargalos nos processos e planejar as próximas ações.
O BPMS, que podemos traduzir como Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócio, é uma abordagem que visa a melhoria contínua. Diferente das ferramentas acima, este é um software para mapeamento de processos, que também permite gerenciá-los e obter análises importantes.
Isso significa que, após o mapeamento inicial, os processos podem ser monitorados e ajustados para melhorar continuamente sua eficiência. Além disso, um programa de BPM ajuda a identificar oportunidades de automação a fim de aumentar a produtividade e reduzir erros humanos.
Entre as ferramentas úteis que apresentamos acima, as análises e metodologias podem ser aplicadas como forma de iniciar ou dar suporte ao mapeamento. Também é possível usá-las em conjunto com uma tecnologia adequada.
Por isso, ao escolher uma ferramenta de mapeamento de processos online, é importante considerar alguns fatores-chave. Primeiro, avalie as funcionalidades oferecidas, como a capacidade de criar diagrama de fluxo de trabalho, automatizar processos, e integrar com outros sistemas que sua organização já utiliza.
Verifique também se a plataforma oferece recursos de colaboração, permitindo que diferentes usuários trabalhem juntos em tempo real. Por fim, leve em conta o custo-benefício, comparando o preço com a funcionalidade e suporte oferecidos.
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