Prestar o serviço de guarda de documentos de outras empresas requer cuidados e necessidades específicas. Fatos que influenciam para que o trabalho seja executado de maneira eficiente e segura. Tudo começa por uma estrutura física que seja adequada ao tamanho da demanda, pois é evidente que para guardar documentos e arquivos de todos os tipos, tamanhos e formatos é preciso ter espaço.
Mas será que apenas uma área apropriada e um mínimo de controle garantem a realização de um trabalho bem feito? Isso é um diferencial no mercado para quem investe nesse tipo de prestação de serviços?
Sim, pode até ser um diferencial. Quanto maior o espaço disponível e quanto melhor for a estrutura, aumentam também as possibilidades de atender mais clientes. Mas para garantir resultados positivos e atingir os lucros desejados, é preciso mais que isso. É fundamental que os processos sejam simplificados e que se tenha tecnologia e experiência com gestão documental estratégica.
Muitas empresas de guarda perdem tempo e dinheiro buscando desenvolver e aplicar tecnologias. O objetivo é ter ferramentas que sejam capazes de realizar o processo de digitalização dos documentos, permitindo o acesso dos mesmos via web. Recursos que agilizem as consultas e entregas feitas para cada cliente, e que garantam a segurança para os acessos e controles por meio de um código de barras.
Um dos fatores para que você reduza seus custos é justamente focar em realizar as melhorias necessárias na sua infraestrutura. E então investir na utilização de soluções já prontas e consolidadas para realizar a parte de gestão.
Dessa forma você terá uma logística completa na guarda dos documentos, oferecendo não só o espaço, já valorizado pelo seu cliente, como também benefícios adicionais extremamente importantes para valorizar seu trabalho.
São muitos os ganhos que sua empresa irá obter ao investir nas ferramentas certas para o seu negócio. Já mencionamos algumas vantagens, como a redução dos custos e a otimização dos processos. Muitos se perguntam como os custos serão reduzidos se haverá a necessidade de fazer a locação para uso de um software, mas a explicação é simples:
Os controles feitos por meio de planilhas ou por softwares com um mínimo de recursos podem até funcionar, mas com limitações que irão impedir o seu crescimento. Além disso, fatalmente poderão fazer com que seus clientes não percebam o devido valor no serviço prestado.
Um software consolidado e com uma gama variada de recursos permite inclusive que você passe a oferecer outros serviços. Já havia pensado antes nessa possibilidade? Sua empresa não só terá valor agregado na realização da guarda de documentos, como também passará a ter condições de oferecer mais. Podemos citar como exemplo a utilização de software de Auditoria, Assinatura Eletrônica, OCR, Captura e Workflow.
Não fique estagnado, pense sempre em evoluir e oferecer aos seus clientes os melhores serviços!
A Arquivar é referência no mercado em inovação e tecnologia na gestão de documentos. São mais de 26 anos de atuação e 36 unidades espalhadas pelo Brasil, além de 1 na Bolívia. Dispomos da tecnologia certa para sua empresa, com toda a expertise necessária para você que é especializado em oferecer a guarda de documentos.
Aumente a qualidade do seu serviço e descubra que realmente é viável e possível que você amplie seus ganhos com o uso do software adequado. Conheça melhor nossos produtos e solicite contato para saber mais detalhes!
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