Com o intuito de melhorar o trâmite de documentos no ambiente corporativo e diminuir o espaço físico destinado à guarda de papéis, muitas empresas aderiram a soluções terceirizadas para a organização e gestão de documentos físicos.
Muito bem! O primeiro passo foi dado, mas esses documentos precisam ser consultados com certa frequência e fatores como a distância e até mesmo estado de conservação dos documentos podem se tornar obstáculos para a consulta destes arquivos.
Vamos explicar melhor:
Ao contratar uma empresa para organizar e armazenar seus documentos, sempre que houver a necessidade de uma consulta a um arquivo, você deverá solicitar o documento que será localizado e transportado até você.
Por mais organizado e seguro que seja um sistema, sempre existirá o risco de perda e extravio desse documento, já que o mesmo será manuseado por várias pessoas diferentes. E não pense que isso não possa acontecer com você! Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) as grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos.
Mas o que fazer para amenizar perdas e extravios de documentos?
Para amenizar perdas e extravios de documentos, a digitalização revela-se essencial. Ela garante o manejo de pequenos e grandes volumes de documentos, por diversas pessoas sem deteriorar os originais e em um tempo muito menor.
Com a consulta digitalizada a possibilidade de perdas e extravios de documentos é reduzida, já que menos pessoas irão manusear o documento dentro e fora da empresa. Além disso, o documento ficará disponível para qualquer pessoa da empresa, cadastrada no GED Arquivar, consultar até mesmo simultaneamente.
Redução de custos, agilidade e proteção do documento físico são apenas algumas das vantagens da consulta digitalizada.
Quer saber mais e entender como a consulta digitalizada da Arquivar pode melhorar o desempenho das atividades da sua empresa? Fale com um de nossos especialistas!
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