Documentos do setor comercial: por que protegê-los?

Os documentos do setor comercial estão protegidos pela LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados. Isso significa que sua empresa precisa ter à disposição de qualquer cidadão que requisite, os dados deles, o motivo de utilização dos mesmos e a completa gestão dos documentos do setor. Esse é apenas um dos motivos pelos quais você precisa proteger os documentos da sua empresa. 

Os documentos são verdadeiras preciosidades para as empresas de qualquer porte ou segmento e gerenciá-los corretamente, bem como protege-los de extravios, danos ou acessos não permitidos é responsabilidade crucial de todos os departamentos, inclusive do setor comercial. 

Isso porquê, quando os documentos estão armazenados de maneira inadequada, acabam acarretando uma série de prejuízos como dificuldade de encontra-los, inconsistência fiscal ou contábil e até mesmo cair em mãos erradas e mal intencionadas. 

Portanto, eliminar os riscos e garantir a proteção dos seus documentos é um projeto que você precisa tirar do papel imediatamente, veja como e porquê: 

Por que proteger os documentos da minha empresa? 

No topo da lista de motivos pelos quais os documentos da sua empresa precisam ser protegidos está a Lei Geral de Proteção de Dados que nós já conhecemos.  

As regras de proteção de dados se aplicam a todos os tipos de informações pessoais, que podem variar desde endereços de clientes, uma simples fatura até os dados médicos de sua equipe, quem dirá outras informações mais restritas.  

De acordo com as novas regras, todos os cidadãos têm o direito de saber quais dados deles sua empresa possui e: 

  • Ver o que são essas informações e corrigi-las se estiverem incorretas; 
  • Ter suas informações excluídas; 
  • Solicitar que os dados não sejam usados ​​sem certeza de sua finalidade. 

Isso significa que, se qualquer colaborador, cliente, parceiro de negócios, fornecedores ou qualquer pessoa vinculada à sua empresa desejar, você precisa imediatamente ter todos os dados à disposição dela. 

E não para por aí, perceba que para cumprir a LGPD, você precisa involuntariamente saber: 

  • Que tipos de dados e registros a empresa possui; 
  • Onde eles serão armazenados; 
  • Por quanto tempo eles precisam ser mantidos; 
  • Como eles serão encontrados se a recuperação for necessária; 
  • Quem é responsável por manter os dados? 
  • Quais são as responsabilidades de cada colaborador. 

Para fazer isto, você tem algumas opções que vamos demonstrar a seguir, pode escolher qual delas se adequa melhor à realidade da sua empresa. 

Armazenamento externo de documentos 

Um dos maiores problemas que as empresas enfrentam é o armazenamento de documentos físicos. É comum que alguns papeis precisam ser mantidos dentro da empresa durante seu processamento, mas depois que o processo for encerrado é possível guardar estes documentos em um local externo. 

Isso é o que o armazenamento externo oferece, a chance de usar uma instalação especializada para armazenar documentos que você deve manter, mas aos quais não precisa de acesso frequente.   

Por que usar? 

Frequentemente, um dos principais motivos pelos quais as empresas optam pelo armazenamento externo é que elas simplesmente não têm espaço para armazenar tudo na propriedade. Todos esses arquivos não apenas ocupam muito espaço, mas também devem ser mantidos trancados e protegidos. 

Segurança 

Outro motivo importante é a segurança. Embora haja sempre a necessidade de garantir que a propriedade da empresa esteja segura e que os dados online e offline estejam protegidos, uma instalação de armazenamento externa dedicada terá um nível muito mais alto de segurança. 

Câmeras 24 horas por dia, entrada biométrica e segurança de perímetro são recursos comuns nos tipos mais seguros de armazenamento externo. 

Fácil acesso aos documentos 

Armazenar todos esses dados em seu escritório pode significar uma longa demora durante a procura, mesmo com as melhores intenções em relação aos sistemas organizacionais. 

Tendo os documentos armazenados em um local dedicado, basta solicitar e sem preocupações os documentos chegam às suas mãos. 

Armazenamento digital de documentos

Armazenar documentos digitais em um espaço específico para isso como um tipo de “nuvem” também é uma excelente ideia. Além de ficarem ainda mais protegidos de acidentes, extravios, furtos ou acessos inadequados, o armazenamento digital oferece as seguintes vantagens: 

  • Excelente capacidade de armazenamento; 
  • Maior velocidade de acesso; 
  • Excelente custo-benefício; 
  • Portabilidade; 
  • Baixo custo de energia.

Por que os dados online também precisam de proteção? 

De certa forma, os dados digitais são mais vulneráveis ​​do que os armazenados fisicamente devido às ameaças de vírus, criminosos digitais e malware. Portanto, isso significa que o sistema precisa ter um forte componente digital para proteger totalmente o negócio. 

Quais dados precisam de proteção? 

Qualquer documento que possa identificar alguém, como nome, endereço, conteúdo de e-mail, números de telefone, informações de saúde ou dados bancários precisam estar protegidos, além é claro, dos documentos confidenciais da sua empresa. 

Isso inclui documentos de funcionários e suas famílias, acionistas e parceiros de negócios, clientes e qualquer membro que interaja com o negócio. 

O que o armazenamento digital garante? 

O armazenamento digital de documentos garante proteção com: 

Proteção contra vírus: Os vírus são criados constantemente e isso significa que a proteção contra vírus é uma parte muito importante da segurança da empresa e somente um armazenamento seguro pode garantir prevenção contra invasões. 

Compartilhamento seguro: Um dos benefícios do armazenamento digital é o fácil compartilhamento de arquivos e dados entre os funcionários, mas também é importante que existam medidas de segurança em vigor para isso, evitando que caia em rede pública. 

Treinamento e monitoramento: Os colaboradores da empresa contratada para armazenamento dos dados têm excelente conhecimento dos processos de segurança e participam de treinamentos regulares que visam compreender as ameaças e reconhecer os possíveis problemas de segurança cibernética, bem como as ações se houver uma violação.  

monitoramento é outra parte da garantia da segurança dos dados. Designar alguém dentro da empresa para acompanhar esses problemas pode ser uma boa medida e permite que eles identifiquem atividades suspeitas assim que acontecerem.   

Como ter o armazenamento adequado dos meus documentos? 

Depois de entender qual dos armazenamentos mais se adequa à realidade e rotina da sua empresa, é hora de se associar com um bom parceiro para isso, afinal você não vai querer deixar seus documentos com qualquer empresa aleatória. 

A Arquivar é especialista em gestão de documentos, além de armazenar seus dados físicos ou digitais em um local seguro, livre de riscos e estrategicamente mais econômico. 

Além de ter os seus documentos armazenados de forma segura, ainda podemos adaptar todos os processos da sua empresa para a nova Lei Geral de Proteção de dados (LGPD), uma exigência recente para as empresas de todos os portes. 

Não espere imprevistos e situações complicadas acontecerem, antecipe-se aos problemas e tenha o seguro dos seus arquivos e documentos físicos e digitais. Se você preferir armazenar seus documentos físicos, contamos com um local seguro e organizado para isso. 

Você pode deixar seus documentos em nossas mãos e nós guardamos com segurança para você! 

Viu quantas soluções a Arquivar tem para sua empresa? Converse conosco e vamos encontrar a melhor maneira de garantir a segurança, integridade e bom armazenamento e organização dos seus documentos valiosos. 

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