03 abr 2024 • min de leituraThais Pinho
Digitalização in Company: entenda como funciona!
A digitalização in company é uma solução eficiente e segura para melhorar a gestão de documentos na sua empresa. Vale...
Thais Pinho
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7 fev 2025
Segmentodigitalização de documentos
Com a crescente transformação digital nas empresas, a digitalização de documentos tornou-se uma ferramenta essencial para modernizar processos e garantir a eficiência na gestão documental. Este artigo explora como funciona o processo de digitalização, quais são seus benefícios e por que ele é tão importante em um mundo cada vez mais conectado.
O que é a digitalização de documentos?
A digitalização de documentos é o processo de converter documentos físicos em arquivos digitais. Esse processo utiliza equipamentos como scanners e softwares específicos para transformar documentos em papel em formatos eletrônicos, como PDF ou imagens digitais. O objetivo principal é facilitar o armazenamento, a organização e a consulta de informações, tornando os processos mais ágeis e seguros. A digitalização também permite que as empresas integrem seus sistemas de gestão de documentos e otimizem a utilização de recursos tecnológicos, como ferramentas de busca, colaboração e automação.
Como funciona o processo de digitalização?
O processo de digitalização envolve várias etapas, que garantem a integridade e a autenticidade dos documentos digitalizados:
1. Preparação dos documentos: Antes da digitalização, os documentos físicos precisam ser organizados, removendo grampos, clips e corrigindo eventuais dobras ou rasgos. Essa etapa é crucial para evitar que o processo de escaneamento seja comprometido por elementos como imperfeições no papel.
2. Escaneamento: O documento físico é escaneado utilizando um scanner. Existem diferentes tipos de scanners, desde os básicos, para uso em escritórios pequenos, até modelos industriais, projetados para grandes volumes de documentos. O escaneamento é feito em alta resolução para garantir a clareza do conteúdo.
3. Conversão e Indexação: O arquivo digital gerado pode ser convertido em diferentes formatos, como PDF ou TIFF. A indexação é uma etapa importante, onde metadados são atribuídos ao arquivo, facilitando a pesquisa e recuperação futura. Informações como data, título, autor ou tipo de documento podem ser adicionadas para tornar a busca mais eficiente.
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4. Armazenamento: Os documentos digitalizados podem ser armazenados na nuvem ou em servidores locais. O armazenamento na nuvem oferece vantagens como acessibilidade, segurança e escalabilidade. As empresas podem escolher entre diferentes opções de armazenamento, dependendo das suas necessidades de segurança e facilidade de acesso.
5. Controle de qualidade: Durante e Após a digitalização, é importante revisar os arquivos para garantir que não houve perda de informação ou falhas no processo. A verificação de qualidade inclui a checagem da legibilidade dos documentos digitalizados e a integridade dos arquivos, para assegurar que estão prontos para uso.
Benefícios da digitalização de documentos
A digitalização oferece inúmeras vantagens, tanto para pequenas empresas quanto para grandes organizações. Abaixo, destacamos os principais benefícios dessa prática:
1. Redução de espaços físicos
Documentos físicos ocupam um espaço considerável em escritórios e arquivos. Com a digitalização, é possível liberar esses espaços físicos para outras finalidades. Isso não só otimiza o uso do ambiente, mas também reduz custos relacionados à manutenção de arquivos e armazenamento físico. A digitalização também elimina o risco de danos físicos aos documentos, como deterioração por umidade ou incêndio.
2. Acesso rápido e fácil às informações
Com os documentos digitalizados, o acesso a informações importantes torna-se muito mais rápido e eficiente. Em vez de buscar documentos em pilhas de papéis ou arquivos físicos, basta uma pesquisa simples no sistema digitalizado para encontrar o que se precisa. Isso aumenta a eficiência das equipes e reduz o tempo gasto em tarefas administrativas, permitindo que as empresas se concentrem mais em suas operações principais.
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Falar com um consultor3. Segurança e backup
Os arquivos digitais podem ser protegidos com senhas, criptografia e outras medidas de segurança, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso. Além disso, o serviço de armazenamento na nuvem permite a criação de backups automáticos, que são vitais para proteger as informações contra perda ou danos físicos. Com os backups em nuvem, os documentos estão sempre seguros, mesmo em situações de desastre ou falhas no sistema local.
4. Conformidade legal
A digitalização de documentos facilita o cumprimento de normas e regulamentos. Documentos digitalizados podem ter validade jurídica, desde que atendam às exigências legais, como a utilização de assinatura digital e armazenamento seguro. Para empresas que lidam com auditorias e fiscalizações, a digitalização é uma ferramenta importante, pois garante que os documentos possam ser facilmente acessados e estejam em conformidade com as regulamentações aplicáveis.
5. Sustentabilidade
A digitalização reduz significativamente a necessidade de impressão, contribuindo para a preservação ambiental. Menos papel significa menos desperdício, e isso é um passo importante para empresas que desejam adotar práticas sustentáveis. Além disso, a redução de consumo de papel e outros recursos físicos pode levar a uma diminuição nos custos operacionais, tornando a digitalização uma prática vantajosa tanto do ponto de vista econômico quanto ambiental.
Aplicações práticas da digitalização de documentos
A digitalização pode ser aplicada em diversos setores, trazendo benefícios específicos para cada um:
- Empresas: Melhoram a gestão documental, facilitam o controle de processos internos e garantem conformidade legal. A digitalização também agiliza processos como contas a pagar e a receber, contratos e relatórios financeiros.
- Instituições de ensino: Digitalizam registros acadêmicos e históricos escolares, facilitando a consulta e preservação de dados importantes dos alunos, além de melhorar o acesso para ex-alunos ou outras partes interessadas.
- Saúde: Prontuários médicos podem ser digitalizados, garantindo maior segurança e acessibilidade das informações, facilitando a comunicação entre profissionais de saúde e evitando erros médicos relacionados a documentos mal interpretados ou extraviados.
- Governos: Processos burocráticos podem ser agilizados, reduzindo a necessidade de documentos físicos e melhorando o atendimento ao cidadão. A digitalização torna os serviços públicos mais eficientes e acessíveis.
Armazenamento na Nuvem: O Futuro dos Documentos Digitais
O armazenamento na nuvem é uma das principais inovações relacionadas à digitalização de documentos. Ele oferece uma série de vantagens que ampliam ainda mais os benefícios da digitalização:
- Acesso remoto: Os arquivos podem ser acessados de qualquer lugar, a qualquer momento, facilitando o trabalho remoto e a colaboração entre equipes em diferentes localidades.
- Colaboração: Várias pessoas podem trabalhar no mesmo documento simultaneamente, o que facilita a colaboração e a tomada de decisões em tempo real.
- Segurança: Provedores de nuvem investem em tecnologias avançadas de segurança, como criptografia e firewalls, para proteger os documentos digitais contra ataques cibernéticos e acessos não autorizados.
Legislação e Digitalização: O que Você Precisa Saber
Para garantir que um documento digitalizado tenha validade jurídica no Brasil, é fundamental atender a critérios estabelecidos pela Lei 12.682/2012, que regula a digitalização e o armazenamento eletrônico de documentos. Dois aspectos cruciais para essa conformidade são:
1. Assinatura digital: Documentos assinados digitalmente têm validade jurídica, desde que a assinatura utilize certificados digitais padrão ICP-Brasil. Esse tipo de assinatura garante que o documento não possa ser alterado após ser assinado, assegurando sua integridade.
2. Autenticidade: Deve-se garantir que o documento digitalizado seja uma representação fiel do original, sem alterações. Isso implica que o processo de digitalização deve ser realizado com equipamentos e softwares que assegurem a integridade do conteúdo do documento.
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Investir na digitalização de documentos é essencial para empresas que desejam se manter competitivas. Esse processo traz eficiência, segurança, redução de custos e contribui para a sustentabilidade, garantindo que informações importantes estejam sempre acessíveis e organizadas.
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