As concessionárias são empresas responsáveis por comercializar e prestar serviços referente à veículos automotores, como carros, motos e caminhões. No entanto, além da venda e prestação de serviços, os gestores de concessionárias também precisam se preocupar com a administração de todos os documentos que envolvem o negócio.
A gestão documental é justamente isso, pois consiste em administrar as tratativas dos documentos que circulam na concessionária, desde os documentos simples de rotina até os documentos relacionados aos veículos comercializados.
Nesse sentido, se trata de uma atividade fundamental para que as concessionárias possam manter um controle assertivo sobre as informações que transitam em sua operação.
Neste artigo, vamos explorar a importância da gestão documental para concessionárias, apresentando os principais motivos pelos quais essa prática é tão importante para o sucesso do negócio.
Como já informamos, a gestão documental é essencial, porque proporciona maior organização. Além disso, somente com ela é possível manter um controle bem-feito de documentos como: contratos de compra e venda, notas fiscais, certificados de garantia, dentre outros.
Ademais, a gestão documental para concessionárias também ajuda a manter a ordem de documentos administrativos da empresa, como: contratos de locação, contratos trabalhistas, documentos contábeis e diversos outros.
Dessa forma, evita-se a perda ou extravio de documentos importantes e sigilosos, garantindo que as informações estejam sempre disponíveis para consultas e auditorias.
Para dar início ao processo de gestão documental para concessionária, parta da premissa de que só deve armazenar documentos indispensáveis. Faça isso especialmente com documentos físicos, guardando apenas os que não podem ser digitalizados e são necessários para a empresa.
Muitos documentos, como comprovantes de pagamentos, já estão disponíveis digitalmente nos aplicativos bancários e não precisam ser mantidos em estado físico. Além disso, foque nos seguintes pontos:
Os documentos físicos devem ser classificados e armazenados em caixas apropriadas, gavetas ou armários, em local livre de umidade, luz direta e protegido de danos. Os documentos digitais podem ser armazenados em nuvem através de softwares pensados especialmente para essa finalidade.
Isso porque, com uma plataforma dedicada ao arquivamento digital, será possível acessar os documentos em qualquer momento ou lugar. Além disso, o acesso é restrito às pessoas autorizadas e dispensa todos os cuidados, logística e mão de obra com o armazenamento físico.
Para aumentar a segurança das informações, o gestor da concessionária pode manter um backup próprio dos documentos digitais, armazenado em um local externo à infraestrutura da empresa, como um HD externo. Ao utilizar um software de gestão eletrônica de documentos, ele garante o backup e histórico de alterações devido ao armazenamento em nuvem.
Para uma gestão documental para concessionária dar certo, é importante classificar os documentos da loja de veículos, indicando onde cada tipo será armazenado e garantindo que os funcionários conheçam e sigam esse sistema. Isso facilita a localização e o armazenamento dos documentos, tanto em vendas quanto em procedimentos internos.
A guarda de documentos tem um ciclo de encerramento e o gestor deve monitorar o momento adequado para descartar arquivos físicos, evitando acúmulos de papeis que prejudiquem a organização da empresa. Foque em digitalizar o maior número possível de documentos, pois geri-los dessa forma é muito mais fácil, eficiente e seguro.
Manter-se em dia com o Fisco é crucial para evitar multas ou até mesmo a suspensão das atividades. Processos tributários manuais são propensos a erros e retrabalhos, além de terem alto custo de manutenção de equipe. A automação dessa atividade torna tudo mais fácil, prático e seguro para a concessionária.
A automatização pode ser realizada com um sistema de gestão documental especializado, que atenda às demandas do negócio e às necessidades diárias da revenda de veículos. Com isso, o gestor pode focar seu tempo e energia em atividades mais estratégicas, sem se preocupar com questões burocráticas.
A gestão documental é importante para garantir a segurança das informações da concessionária. Através dela, é possível controlar o acesso aos documentos, estabelecendo quem pode ou não ter acesso a eles. Assim, a concessionária pode evitar vazamentos de dados, fraudes e outras situações que possam prejudicar a empresa e seus clientes.
Com a gestão documental para concessionárias todos ganham em eficiência e produtividade, uma vez que os documentos são facilmente encontrados e acessados pelos colaboradores da empresa. Isso agiliza os processos internos, reduzindo o tempo gasto na busca por documentos e informações.
Desse modo, os colaboradores podem focar em atividades mais importantes, como atendimento ao cliente, vendas, manutenção dos veículos, entre outras – o que aumenta a produtividade da empresa.
Por fim, a gestão documental é fundamental para garantir a conformidade legal da empresa. É importante lembrar que as concessionárias lidam com uma série de documentos que possuem obrigações legais, como contratos de compra e venda, certificados de garantia, documentos relacionados ao Detran, dentre outros.
Com uma boa gestão documental, a concessionária pode garantir que todos os documentos estejam em conformidade com a legislação, evitando multas, penalidades, e problemas com órgãos reguladores.
Para implementar a gestão documental para concessionárias, é preciso investir em tecnologia e em profissionais capacitados para a realização dessa tarefa. O primeiro passo pode ser através da digitalização dos documentos e pelo uso de um software para gestão de documentos.
Isso porque, ele pode suprir todas as necessidades da gestão documental, desde a criação do documento até o seu arquivamento. Veja como um software dedicado à gestão de documentos pode ser útil:
Compreendendo as especificidades do setor de concessionárias, a Arquivar desenvolveu uma solução customizada para esse segmento. Embora tenhamos soluções eficientes que auxiliam na gestão documental, percebemos que as concessionárias necessitavam de recursos específicos e adequados às suas demandas.
Por isso, baseamos nosso projeto em:
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