O mundo corporativo moderno exige adequação constante, rapidez e eficiência. Sendo assim, os gestores têm investido cada vez mais em soluções tecnológicas que os ajudem nestes processos como ERP, CRM, GED e as plataformas de assinatura eletrônica.
Acontece que esses softwares geralmente são de fornecedores diferentes e por isso não estão integrados. Dessa forma, os colaboradores precisam lidar com os sistemas de gestão e a plataforma de assinatura eletrônica de forma separada. Isso gera retrabalho, aumenta a possibilidade de falha humana, cria múltiplos locais de armazenamento e organização de documentos complicando a rastreabilidade.
A solução para este problema é a integração de Softwares já utilizados como por exemplo CRM, ERP, GED a uma API de assinatura eletrônica.
Para você conhecer mais sobre este assunto, esclarecemos as dúvidas mais recorrentes até o final desta matéria. Confira!
O que é uma API?
API é a abreviatura de Application Programming Interface, ou, em português, Interface de Programação de Aplicativos.
Ou seja, é uma forma de comunicação entre sistemas que permite a integração entre eles.
Através da integração de sistemas é possível:
- Troca de informações entre os sistemas integrados;
- Automatização de ações entre os sistemas integrados.
A API de integração para assinatura digital da ArqSign, é aberta, ou seja, permite a integração de sistemas externos de modo que eles possam encaixar sua API a da ArqSign.
Como funciona a integração por API da ArqSign?
A gestão de documentos assinados em um processo tradicional é complexa. A ida e vinda de papeis entre as áreas e o cliente, além da burocracia do processo só geram altos custos para o negócio. Além disso, sempre existe a possibilidade de extravio ou danos nos documentos.
A assinatura digital vem solucionar esse problema. Mas, como as empresas geralmente já utilizam outros sistemas de gestão, uma dúvida comum é sobre como funciona a integração por API.
A transformação digital tem elevado o nível de serviços de muitas empresas. Assim, para quem ainda não adere às ferramentas tecnológicas, é interessante saber que softwares voltados para assinatura digital com integração por API oferecem segurança, e ganho de produtividade.
Como funciona a integração por API ArqSign
Descomplicar processos é uma das preocupações quando falamos em integração por API. Sendo assim, a plataforma da Arqsign é um software pronto para se conectar com outros sistemas.
Através da documentação, manual e treinamento da API de integração ArqSign, a área de tecnologia da empresa verifica os métodos disponíveis e desenvolve a integração do software da empresa para a API ArqSign.
O contrato, por exemplo, será criado dentro do CRM a partir dos dados previamente cadastrados do cliente e terá o fluxo e assinatura gerenciado nos bastidores pela ArqSign. Ao final do processo de assinaturas, o contrato estará assinado nas duas soluções – ArqSign e CRM.
Integração por API ArqSign na prática
A ArqSign é uma plataforma ultra segura destinada a possibilitar a assinatura eletrônica com ou sem o uso de certificado digital. Desse modo, após uma integração, o sistema da sua empresa passa a contar com a assinatura de documento dentro dele.
Os requisitos sistêmicos básicos para isso são:
- Possuir uma chave válida de acesso API (Appkey – disponível em todas as contas ativas ArqSign);
- Estar com a conta ArqSign ativa;
No processo de envio de documento para assinar, segue abaixo os requisitos:
- ID ativo de um usuário que será o responsável pelo envio dos documentos via API;
- ID de pasta, pois é onde o documento gerado será arquivado na plataforma ArqSign.
Na prática, o sistema seguirá como na demonstração a seguir:
Funções da API para assinaturas digitais
Após integrar a plataforma ArqSign ao sistema da sua empresa, algumas funções são disponibilizadas para uso rotineiro. São elas:
Gestão de documentos assinados digitalmente
Uma das partes mais importantes para a boa gestão de documentos arquivados é que eles estejam organizados e com fácil acesso, porém que seja visível apenas para as pessoas autorizadas. Desse modo, é recomendado que a plataforma de assinatura digital garanta estes requisitos.
Nesse contexto, a ArqSign assegura uma plataforma adequada e completa, onde você pode criar diretórios (pastas) e conceder acesso apenas às pessoas específicas, tudo em conformidade com a Lei Geral de Proteção de dados (LGPD).
Experiência e satisfação dos seus clientes
Com uma integração, os clientes não precisarão lidar com uma plataforma ou sistema adicional. Isso significa que eles se mantêm dentro de um sistema com o qual já estão habituados e isso anula o risco de insatisfação com mudanças complexas.
O processo de adaptação às novas funcionalidades é muito mais simples, e não impacta na produtividade dos usuários, uma vez que não há alterações significativas na rotina.
Parceria vantajosa
Para além dos benefícios que uma integração por API de uma plataforma de assinaturas digitais pode trazer, está a visibilidade no mercado.
Quando sua empresa contrata um fornecedor renomado e com autoridade reconhecida, isso também agrega valor à sua marca. Dessa forma, a parceria pode trazer uma vantagem competitiva interessante dentro do nicho de atuação. Além disso, organizações que se dedicam a trazer fluidez aos processos por meio de tecnologia são mais bem vistas pelos clientes.
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