A GlobalCob, empresa especializada em recuperação de crédito, enfrentava um grande desafio com o gerenciamento de documentos físicos e a Arquivar entrou em cena com uma solução eficiente e rápida.
Com mais de 14 filiais em todo o Brasil, a GlobalCob estava lidando com um volume massivo de processos em sua sede e filiais, totalizando cerca de 80 mil.
Essa quantidade de documentos físicos tornava a gestão processual complicada e custosa, exigindo espaços para armazenagem, gastos com aluguel e equipes dedicadas ao manuseio dessas documentações.
A Arquivar realizou um levantamento minucioso de todo o arquivo físico da GlobalCob, buscando entender a melhor solução a ser aplicada.
A solução proposta pela Arquivar foi a digitalização de todo o acervo documental acumulado dos processos da GlobalCob.
Através da implantação do software ArqGED, a empresa optou por utilizar o módulo ArqScan, permitindo que a própria GlobalCob realizasse a digitalização e indexação das imagens de forma recorrente.
Essa abordagem possibilitou um processo ágil e eficiente, alinhado com as necessidades da empresa.
Os ganhos e benefícios dessa solução foram notáveis.
A GlobalCob pôde mensurar uma significativa economia de espaço físico tanto em sua sede quanto nas filiais.
Com a liberação desses espaços anteriormente ocupados pelas caixas de documentos, a empresa teve a oportunidade de expandir suas equipes, promovendo um crescimento sustentável.
Além disso, a economia gerada com os aluguéis de salas destinadas ao armazenamento dos processos contribuiu para uma redução de custos significativa.
Outro ponto importante foi a organização aprimorada das rotinas da GlobalCob.
Com a digitalização dos documentos, auditorias e gestão de colaboradores puderam ser realizadas de forma mais eficiente.
Anteriormente, essas atividades eram conduzidas presencialmente nas filiais, demandando tempo e recursos.
Agora, através do software ArqGED, essas tarefas podem ser executadas remotamente, proporcionando uma maior agilidade e otimização dos processos internos.
Com a solução implementada pela Arquivar, a GlobalCob obteve uma transformação significativa em suas operações.
A empresa foi capaz de superar os desafios relacionados à gestão de documentos físicos, conquistando benefícios tangíveis como a economia de espaço, redução de custos e uma maior eficiência operacional.
A parceria entre a GlobalCob e a Arquivar demonstra o poder da tecnologia e da gestão estratégica na resolução de problemas complexos, impulsionando o crescimento e o sucesso das empresas.
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