BPMS: tudo o que você precisa saber e como escolher a melhor ferramenta

O que é BPMS?

O Business Process Management Suite, ou System, é uma plataforma de software com o objetivo de modelar, automatizar, executar e otimizar processos de negócio de forma eficiente, funcionando como o sistema central da empresa, de onde partem as diretrizes, automações, processos e fluxos que organizam a operação e tornam a gestão mais estratégica.

Com essa estrutura centralizada, rotinas antes manuais e dispersas passam a ser executadas de forma automatizada, auditável e mensurável. Isso garante maior agilidade, padronização, conformidade e governança. Além disso, o BPMS oferece rastreabilidade e escalabilidade aos processos, características fundamentais para empresas que buscam eficiência operacional e crescimento sustentável.

Este sistema fornece ferramentas para:

• Modelar processos, criando fluxos de trabalho personalizados e adaptáveis a cada empresa.
• Acompanhar o desempenho dos processos em tempo real através de indicadores
• Identificação de gargalos e possíveis melhorias
• Padronização dos processos garantindo consistência e evitando possíveis erros
• Automatizar processos para garantir mais agilidade entre os fluxos de trabalho.

Qual o objetivo do BPMS?

O objetivo de um sistema de BPMS em uma empresa é garantir que os processos estejam 100% otimizados, eficientes e transparentes, implementando estratégias inteligentes para oferecer maior visibilidade e também melhora a experiencia do cliente e colaboradores.

Quais benefícios do BPMS?

A implementação desse sistema traz vários benefícios, dos quais podemos citar:

• Ganho de produtividade, eficiência e transparência: os processos são otimizados, eliminando tarefas manuais e consequentemente parte da ação humana necessária, liberando tempo da equipe para focar em outros projetos e evitando erros, o que contribui para a eficiência do setor.
• Redução de tempo, custos e desperdícios: a otimização dos processos permite cortar custos de forma tangível. Ao automatizar tarefas e eliminar etapas desnecessárias, os ciclos se tornam mais ágeis e os erros humanos são reduzidos.
• Atribuição de responsabilidades aos gerentes do setor e autonomia para fazer a distribuição de atividades de forma prática e estratégica.
• Clareza e monitoramento de desempenhos: com a criação dos fluxos, o processo se torna mais claro e é possível analisar com mais clareza o desempenho de cada colaborador.
• Aumento da visibilidade do fluxo: a visualização gráfica e intuitiva dos processos facilita o entendimento, a comunicação e o alinhamento entre as diferentes partes interessadas.
• Aumento da segurança das informações: garante o controle de acesso a processos e documentos confidenciais, impedindo visualizações não autorizadas. Além disso, permite o rastreamento completo e o registro de todas as ações realizadas.
• Formulários dinâmicos e integrados para os diferentes setores da empresa, atuando como um facilitador e conectando departamentos.

Como o BPMS funciona?

Para entendermos isso precisamos antes recapitular alguns conceitos importantes:

• Processos
• Workflow de Processos
• BPM
• BPMN
• BPMS

O que são processos?

Em uma empresa, processos são tarefas, que podem ser realizadas por máquinas ou colaboradores, com o objetivo de concluir uma ação maior, que pode ser tanto interno a organização quanto externo, como para um cliente.

O ponto principal dos processos é que eles não agem sozinhos; eles estão todos ligados em uma corrente, uma série de etapas que recebe o nome de Workflow de Processos.

O que é um Workflow de Processos

Trata-se de uma sequência estruturada de ações necessárias com objetivo de completar um processo. Ele quem define quais os passos para a conclusão dos trabalhos, com a ordem, regras e condições de cada tarefa.
Um workflow é essencial para garantir que todas as etapas sejam executadas de forma eficiente e funcional.

BPM

É a disciplina para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar e controlar tarefas de negócios, para que no fim seja alcançado uma melhoria na performance dos processos de forma contínua.

BPMN

Business Process Model and Notation: é uma forma padronizada de representar os processos por meio de desenhos ou ilustrações visuais, facilitando o entendimento do fluxo de atividades e deixando claro quem é responsável por cada etapa.

BPMS

É o software onde todos esses pontos são programados, os processos serão atribuídos e os workflows estabelecidos e fluxos desenhados. É onde todos os dados são guardados e entregues aos gestores de forma organizada.

No fim, a relação se trata de toda a preparação e definição estabelecida pelo BPM, que fornece as informações para a gestão otimizada, melhoria de eficiência nos processos e a criação do Workflow.
Isso descrito através de um gráfico padronizado e de fácil compreensão que mostra todas as tarefas a serem cumpridas em um processo e aplicado na prática através de um sistema de BPMS que irá seguir os passos determinados de forma automatizada e regrada conforme os princípios estabelecidos do Business Process Management.

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Quais são os componentes de um BPMS?

Um sistema de BPMS deve contar com recursos como histórico de execução que permite rastreabilidade ao usuário e facilita a auditoria dos processos desde sua origem.

• Modelagem de processos: uma, ou várias, ferramentas para desenhar e documentar processos de negócios;
• Execução de processos: é a capacidade de automatizar a execução das atividades pré-definidas;
• Monitoramento e análise: ferramentas para acompanhar o desempenho das etapas em tempo real e analisar métricas;
• Otimização: recursos para identificar áreas de melhoria e implementar mudanças nos processos.

Características de um BPMS

Gestão de documentos: É uma das características e benefícios que o sistema traz a empresa, já que com todos os processos definidos e transparentes é possível rastrear e gerir completamente os documentos da empresa e do cliente.

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Integração: É um dos principais pontos, já que ele integra diversos sistemas que vão de processos até notação de workflow.

Melhoria nos processos: Com a automação, documentação e modelagem de processos o sistema garante um grande aumento na transparência, controle, auditoria e na identificação de gargalos.

Dashboards para monitoramento: Essa integração permite aos gestores medirem o desempenho dos processos de forma intuitiva, sem conhecimentos avançados de programação.

Rastreabilidade de processos: Dá uma visão do quadro geral dos processos ocorrendo na empresa em tempo real, onde é possível realizar auditorias, identificar gargalos e ajuda a determinar a eficiência do setor.

Como escolher um BPMS

Como vimos até agora, um sistema de BPMS pode trazer diversos benefícios a uma empresa, como aumento da eficiência, maior transparência e escalabilidade do negócio, mas como escolher o sistema ideal para sua empresa? Vamos começar verificando alguns pontos:

• Qual é a necessidade para seu negócio?
  Em qual setor ele será aplicado inicialmente? Quais processos vão ser afetados?
• Segurança e LGPD
  Verificar se o BPMS tem recursos de proteção de dados, rastreabilidade, criptografia, e conformidade com as leis vigentes.
• Análise da facilidade de uso
  Para determinar a implementação e a forma de como o sistema será ensinado aos colaboradores e o quão simples será para ser reprogramado de acordo com novas necessidades.
• Verificar a usabilidade do sistema
  Quanto tempo os colaboradores levarão para aprender o programa e aplicar na prática, como esse conhecimento será repassado posteriormente e a disponibilidade de um suporte do BPMS.
• Software de baixa programação ou sem programação
  Definir qual o perfil da sua empresa para a utilização do um software. O setor tem processos complexos ou de retornos específicos? Ou é um setor de processos mais simples que exigem agilidade?
• Como ele se integra ao software que você possui? 
  Um ponto chave é a respeito da integração do sistema de BPMS com outras tecnologias como GED, ERP ECM. Isso torna os processos mais rápidos e com retornos de dados mais claro.

Como implementar um Software de BPMS

A implementação do software se trata de um esforço de várias etapas que envolve desde o entendimento dos processos de negócios, análise, modelagem e execução das tarefas.

A seguir, temos um detalhamento deste processo:

Mapeamento de processos e preparação da equipe
Primeiro identifique os processos que serão afetados pelo BPMS, especifique início, meio e fim. Com isso notifique as partes interessadas como gerentes, colaboradores e TI, oferecendo treinamento adequado à equipe sobre o BPMN.

Seleção da ferramenta e modelagem colaborativa dos processos 
Escolha um BPMS que atenda às necessidades da sua empresa, configure o ambiente e garanta acesso a todos os envolvidos. Em seguida, defina o mapeamento dos processos, criando-os de acordo com BPMN e validando os fluxos com as partes interessadas.

Análise, validação e documentação dos processos 
Faça uma análise dos processos modelados para identificar melhorias, realizando simulações para diferentes cenários, ajuste, valide e documente formalmente os fluxos, incluindo regras de negócios e descrições detalhadas.

Implementação da automação e capacitação dos usuários 
Implemente os processos automatizados no BPMS conforme os fluxos definidos em BPMN. Em paralelo, capacite todos os usuários para garantir o uso correto do sistema e a interação eficiente com os workflows automatizados.

Monitoramento e otimização contínua 
Defina os indicadores de desempenho (KPIs) e utilize as ferramentas de monitoramento de desempenho dentro do sistema para acompanhar o desempenho em tempo real. A partir dos dados coletados busque por gargalos, retrabalhos e feedbacks dos colaboradores que operam no sistema, a fim de buscar melhorias para o workflow.

Manutenção e suporte regular 
Mantenha os processos atualizados conforme a necessidade do negócio, com um suporte contínuo, você garante um ciclo de trabalho eficaz e com alto desempenho.

Conclusão

Com este estudo, conseguimos ver como o BPMS apresenta uma solução completa para empresas que buscam eficiência e padronização em seus processos.

Um dos grandes diferenciais do BPMS está em sua capacidade de integração com outros sistemas já utilizados na empresa, como ERPs, GEDs e plataformas de atendimento abrangendo todos os ramos e setores de atuação. Essa flexibilidade garante que ele se adapte às necessidades da sua empresa, trabalhando de forma padronizada, com uma interface intuitiva que facilita a adoção para pequenas, médias e grandes empresas.

E, em última análise, cria uma base sólida e eficiente para o crescimento do seu negócio de forma sustentável.