BPMS (Business Process Management System, ou Suíte) é um Sistema de Gestão de Processos. Ele integra e automatiza procedimentos de um BPM (Business Process Management) de forma estruturada para melhorar os processos em uma empresa, mapeando, modelando e observando o desempenho dessas operações.
Otimizar e integrar atividades é uma prioridade para os negócios que querem se manter eficientes. Isso porque empresas orientadas a processos conseguem mensurar resultados de forma precisa e dessa forma, trabalham com mais estratégia.
BPMS, em bom português, Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócio.
Para entender como ele funciona, é preciso retomar alguns conceitos que o compõem. São eles:
Em uma organização, processos são tarefas que fazem parte de uma cadeia cujo objetivo é concluir uma ação maior, uma solução, que pode ser tanto para o cliente quanto para a organização em si.
Essas tarefas podem estar diretamente ligadas ao seu propósito final, ou não. O mais importante é que elas fazem parte de uma série de etapas, as quais chamamos de workflow de processos.
>> Exemplo de processo: um fornecedor assina um contrato digital para execução de serviços, ou o preparo desse termo para a assinatura.
Um workflow de processos é uma sequência estruturada de ações necessárias para completar um processo. Ele define como o trabalho deve fluir entre os colaboradores, equipes ou sistemas, especificando a ordem de cada tarefa, as condições de transição e as regras que permeiam sua execução.
Um workflow é essencial para garantir que todas as etapas sejam executadas de forma eficiente e eficaz.
>> Exemplo de workflow de processos: etapas que um contrato precisa passar para ser revisado, aprovado e enviado para o cliente.
BPM é a abordagem holística e metodológica para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar e controlar tarefas de negócios, ou seja, o workflow, visando otimização e eficiência contínuas.
No Gerenciamento de Processos de Negócio, a integração entre pessoas e departamentos é essencial e cada uma de suas etapas é interdependente e cíclica.
O BPMS, por sua vez, é a ferramenta tecnológica que suporta a implementação do BPM, fornecendo funcionalidades para modelar, automatizar, monitorar e analisar os processos de negócios.
Ou seja, enquanto BPM é a metodologia de gestão de processos, o BPMS é o sistema que facilita a aplicação prática do método, combinando tecnologia da informação com técnicas de gestão.
>> Entenda mais sobre BPM, com nossos especialistas Arquivar:
BPMN (Business Process Management Notation), ou seja, é a notação gráfica padronizada usada para modelar processos de negócios de maneira compreensível e consistente.
Essa notação facilita a criação de diagramas de fluxo que descrevem detalhadamente as atividades, decisões, entradas e saídas de um processo. BPMN é uma ferramenta essencial na metodologia BPM, pois permite a visualização clara e a comunicação eficaz das etapas entre todos os stakeholders.
Resumidamente, a relação entre esses sistemas é:
>> Descubra como fazer a integração entre ERP e BPM.
O uso de um BPMS permite que as empresas alinhem melhor suas operações com suas estratégias de negócios, aumentem a agilidade organizacional, melhorem a colaboração entre departamentos e garantam a conformidade com regulamentações.
Essencialmente, podemos descrever os componentes de um BPMS da seguinte forma:
Compreendendo esses componentes, ficam claras as vantagens de um BPMS Software para as empresas, certo? Falamos sobre elas mais a fundo, a seguir.
As empresas estão aderindo ao Business Process Management por várias razões estratégicas e operacionais. Entenda alguns dos principais motivos:
O software BPMS permite a automatização de processos manuais e repetitivos, reduzindo o tempo e esforço necessários para executar tarefas e, consequentemente, aumentando a eficiência operacional nas empresas.
A padronização através do BPMS, assegura que as tarefas sejam executadas de maneira consistente, melhorando a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.
Essa ferramenta possui recursos de monitoramento e análise que proporcionam visibilidade em tempo real sobre o desempenho dos processos. Consequentemente, isso facilita a identificação de gargalos e a tomada de decisões informadas.
Com um BPMS, as empresas podem se adaptar rapidamente para responder a mudanças no mercado ou na regulamentação, aumentando sua agilidade competitiva.
Por mais que exista um investimento no Business Process Management Suíte, ao otimizar e automatizar processos, as organizações podem reduzir custos operacionais e minimizar erros que podem levar a desperdícios ou retrabalho. Pensando a longo prazo, o ganho é muito maior do que o custo inicial.
O BPMS ajuda a garantir que tudo esteja conforme normas e regulamentações, o que é crucial para evitar penalidades e manter a reputação da empresa.
Esse é um dos principais ganhos ao se implementar um BPMS. Veja, processos mais eficientes e bem gerenciados resultam em melhor atendimento e satisfação do cliente. E, sabemos, cliente satisfeito é cliente fiel.
Com a ferramenta, diferentes departamentos e equipes conseguem facilitar a colaboração. Isso promove uma comunicação mais eficaz, um trabalho mais coeso e bem-estar dos colaboradores.
O BPMS fornece dados e insights valiosos que permitem a melhoria contínua, auxiliando as empresas a se tornarem mais competitivas ao longo do tempo.
Esses benefícios tornam o BPMS uma ferramenta valiosa para empresas que buscam melhorar suas operações, reduzir custos, aumentar a satisfação dos clientes e manter-se competitivas em um mercado dinâmico. Mas, como implementar esse sistema no seu negócio? Descubra agora.
Implementar um Business Process Management Suíte envolve várias etapas, que vão desde o entendimento dos processos de negócios até a modelagem, análise e execução das tarefas.
A seguir, veja um passo a passo geral de como funciona a implementação.
Primeiro, é preciso identificar os processos. Faça isso, listando todos os existentes que precisam ser modelados. Depois, determine o escopo de cada processo, incluindo início, meio e fim das atividades.
Identifique e envolva todas as partes interessadas, incluindo gerentes, operadores e especialistas em TI. Com isso, ofereça treinamento adequado para a equipe sobre a notação BPMN, suas simbologias e melhores práticas.
Escolha uma ferramenta de modelagem que atenda às necessidades da organização. Então, configure o ambiente de modelagem e garanta que todos os membros da equipe tenham acesso aos recursos necessários.
Conduza reuniões para mapear os processos atuais, discutindo detalhes e capturando informações de todos os envolvidos. Use a notação BPM para criar diagramas de etapas, incluindo tarefas, eventos, gateways e fluxos de sequência. Depois, valide os modelos com as partes interessadas para garantir que o fluxo atenda a todas as necessidades envolvidas.
Avalie o que foi modelado para identificar gargalos, redundâncias e ineficiências. Com isso, execute simulações para prever o comportamento dos processos e testar diferentes cenários.
É preciso revisar a aprovação desse trabalho com os stakeholders para, então, documentar os processos modelados, incluindo descrições detalhadas e regras de negócios.
Utilize um BPMS para automatizar o workflow. Configure o sistema para executar as tarefas conforme definido nos diagramas BPMN.
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Garanta que todos os usuários envolvidos recebam treinamento adequado sobre como interagir com os processos automatizados e utilizar o BPMS.
Utilize ferramentas de monitoramento para acompanhar o desempenho em tempo real. Para monitorar, é preciso, antes, definir os indicadores chave de desempenho (KPIs) para medir a eficácia do workflow.
Após implementar, é indispensável a revisão regular do workflow. Portanto, colete feedback contínuo dos usuários e faça ajustes e melhorias nos processos com base no feedback e nos dados de desempenho.
Mantenha os modelos de processos atualizados conforme as necessidades do negócio evoluem. Você também deve oferecer suporte contínuo para resolver problemas e otimizar o desempenho do BPMS.
Implementar o Business Process Management Software é um processo iterativo que requer colaboração contínua entre todos os para garantir que os processos de negócios sejam eficientes, eficazes e alinhados com os objetivos estratégicos da organização.
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