Automatizar os processos de gestão de pessoas pode até parecer um tema esgotado, mas, o fato é que muitas empresas ainda não conseguiram deixar totalmente de lado as tarefas manuais — e elas custam caro!
De acordo com pesquisa de 2023 da Ernst & Young (EY), os processos manuais de RH, a cada ano, custam mais para as empresas. O levantamento apontou que realizar uma tarefa simples manualmente, como criar formulários, revisar dados e registrar informações em um sistema de RH, em 2023 custava em média, US$4.78, em 2018 o custo médio era de US$4.39!
Muitas ferramentas de RH Digital permitem a digitalização e o gerenciamento eficiente de arquivos, facilitando o armazenamento, a recuperação e a organização destes. Mas, não basta digitalizar, é preciso, também, automatizar tarefas para ganhar produtividade.
Aliás, vale destacar que a produtividade gerada pela automação dos processos não está ligada somente ao tempo e recursos otimizados na execução de tarefas, mas também à redução de erros e à melhor tomada de decisão.
Quer entender como essa transformação pode acontecer na sua empresa? Continue a leitura.
Tanto no DP quanto no RH, há uma série de atividades que podem se beneficiar da automação. As principais, e geralmente mais trabalhosas, são:
Todo profissional da área sabe que, em casos de contratação e demissão, há uma grande quantidade de documentos que precisam ser trocados entre a empresa, o colaborador e os órgãos competentes.
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Muito além de uma questão burocrática de registros, cada um desses documentos cumpre um papel legal e fiscal que não deve ser desconsiderado.
Este processo, tradicionalmente manual, pode ser extremamente moroso e suscetível a erros. No entanto, com a automação de processos e a gestão documental, há um ganho significativo em termos de tempo e recursos.
A automação do DP tem um impacto significativo na contratação e demissão de funcionários. Na fase de recrutamento, ela pode ser aplicada desde a triagem de currículos até a assinatura de contratos.
Na fase de integração de novos funcionários, pode agilizar a preparação de documentos, a configuração de acessos e a orientação inicial. Isso garante uma experiência positiva para os novos colaboradores e reduz o tempo necessário para estarem plenamente operacionais.
Quanto às demissões, a automação pode auxiliar na gestão de todas as etapas, desde o aviso prévio até a homologação. Todos os procedimentos legais são seguidos, cálculos de verbas rescisórias e geração de documentos necessários de forma precisa e rápida.
A realização de auditorias de RH é indispensável para garantir a conformidade legal dos processos de RH. A automação, por sua vez, facilita a coleta dos dados e a geração de relatórios garantindo transparência e segurança.
Softwares de Gestão de Processos, ou seja, Business Process Management – BPM, permitem a criação de fluxos de trabalho auditáveis, em que cada etapa é registrada e pode ser revisada a qualquer momento.
Além disso, a automação pode incluir mecanismos de monitoramento contínuo, que verificam a conformidade dos fluxos em tempo real, emitindo alertas para possíveis inconformidades para que sejam corrigidas antes de uma auditoria formal.
Além da contratação, demissão e auditoria, existem outras áreas que podem se beneficiar da automação. É o caso da gestão de benefícios.
Por meio da automação, a administração de planos de saúde, vales-alimentação e outros benefícios, pode ser feita de maneira mais ágil e eficiente, reduzindo a carga de trabalho manual.
A automação de RH oferece uma série de benefícios que vão além da simples redução de tarefas manuais. Entre as principais da automação de processos destacam-se:
Mas, e então, como implementar os recursos digitais para fazer a gestão de pessoas?
O RH Digital, uma solução da Arquivar, é uma ferramenta abrangente que facilita e acelera as tarefas diárias do setor por automatizar atividades como assinaturas de contratos, uploads de documentos, notificações de prazos e muitos outras.
Sua interface é responsiva, intuitiva e conta com API para integração com sistemas ERP. O RH Digital se adapta facilmente às necessidades do seu negócio.
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