ArqNF-e: É possível gerenciar as notas fiscais em um só lugar

O ArqNF-e é o módulo do ArqGED da Arquivar voltado especificamente para gerenciar as notas fiscais. A gestão inadequada desses documentos pode levar a erros tributários e penalidades fiscais. Evite isso tornando a gestão mais eficiente e tecnológica.  

Para muitas empresas, uma das tarefas mais complicadas é gerenciar as notas fiscais de maneira correta, garantindo uma organização funcional e segura.  

Isso se torna ainda mais complexo conforme o tempo passa e começam a se acumular diversas notas. Mas, muitas delas são de extrema importância seja para comprovação fiscal ou para controle interno.  

ArqNF-e é o módulo do ArqGED, a solução de gestão da Arquivar, que trabalha justamente esse ponto. Se trata de uma ferramenta moderna e ágil que atribui otimização e eficiência para quem quer gerenciar as notas fiscais. 

Por que é importante gerenciar as notas fiscais? 

Gerenciar as notas fiscais é um ponto essencial para empresas de todos os portes. O principal motivo é manter os tributos em dia a partir da organização documental. Entenda a seguir.  

Obrigações tributárias: 

Não podemos negar que no Brasil a questão tributária é bastante complexa. Por isso mesmo, é de extrema importância organizar e reunir todos os documentos que ajudem nas declarações e controles tributários.  

As notas fiscais são fundamentais. Erros podem trazer problemas junto aos órgãos fiscalizadores e até gerar custos desnecessários ou indevidos para as empresas.  

Erros comumente cometidos na gestão de notas fiscais 

Antes de conhecer as soluções para gerenciar as notas fiscais de maneira adequada, é importante que você conheça os erros que são cometidos com mais frequência – e que podem ser evitados com a adoção do ArqNF-e. 

Não manter um padrão: 

Na hora de organizar as suas notas é importante criar um padrão que faça sentido para o seu negócio. Ele pode ser, por exemplo, por data de emissão ou separado por empresa, caso as emissões sejam recorrentes.   

Confundir os termos: 

Hoje em dia é muito comum que as empresas recebam a DANFE referente a uma movimentação. O que muita gente não sabe é que isso não é o equivalente a uma NF, já que a DANFE é, na verdade, uma versão resumida.  

Portanto, ela não possui valor jurídico – e isso pode trazer penalidades severas caso seja preciso comprovar algum valor aos órgãos competentes.  

Não armazenar corretamente pelo prazo devido: 

Outro fato desconhecido por muita gente é o de que uma Nota Fiscal precisa ser arquivada pelo prazo máximo de 5 anos. Ou seja, acumular notas muito antigas não adianta nada, e ocupa espaço indevidamente.  

Em contrapartida, caso a justiça solicite uma NF emitida dentro desse período e você não tenha, também ocorrem penalidades chegando a valores bem expressivos por nota.  

Inclusive, vale lembrar aqui que o armazenamento do XML da nota faz parte da legislação brasileira. Portanto, fique atento às datas.  

Não manter cópias seguras: 

Por fim, consideramos importante destacar aqui o quanto é fundamental manter cópias seguras de duas notas. Afinal de contas, um documento único pode ser danificado pelo tempo, se perder ou sofrer acidentes.  

Por isso é essencial manter cópias digitais salvas em nuvem, o que garante que as notas poderão ser acessadas sempre que necessário de forma muito rápida e prática. 

Conheça o módulo ArqNF-e do ArqGED 

Agora que já listamos alguns erros comuns e esclarecemos os motivos pelos quais é importante gerenciar as notas fiscais corretamente é hora de falarmos sobre o módulo ArqNF-e.  

ArqGED você já conhece: é o software desenvolvimento e mantido pela Arquivar que propõe uma série de soluções tecnológicas para digitalização e manutenção dos documentos de sua empresa.  

Ao todo são 7 módulos que fazem desse um dos sistemas mais eficientes e completos do mercado para gerenciamento documental. Dentre eles, o ArqNF-e é, sem dúvidas, um dos queridinhos.  

O que ele faz? 

O ArqNF-e é um módulo voltado exclusivamente para a gestão das notas fiscais que são emitidas pela sua empresa. Uma de suas principais funções é a consulta e download automático das notas, que facilita muito a rotina empresarial.  

Quando isso é feito, o documento é enviado automaticamente para a nuvem, garantindo que o XML seja armazenado seguindo a legislação, conforme informamos anteriormente.  

Controle inteligente: 

Esse módulo permite um controle automatizado e inteligente das notas. Além de controlar, ele armazena e compartilha todas as notas que são inseridas no sistema de forma muito rápida e segura.  

Adote um gerenciamento transparente e confiável 

Poucas coisas são mais importantes para o mundo dos negócios do que a transparência das tarefas. E isso se aplica também às notas e a maneira como elas são gerenciadas.  

Com ArqNF-e toda a movimentação das notas é feita de forma muito transparente, além de promover o que chamamos de Compliance Fiscal que é a mitigação de riscos. 

Com isso, suas notas são mantidas dentro das conformidades legais, evitando prejuízo, multas e problemas fiscais diversos.  

Controle o acesso: 

Mas, para isso é preciso ter um controle adequado de quem pode e quem não pode movimentar e acessar essas notas.  O ArqNF-e gera senhas de acesso para que você autorize usuários.  

Além disso, caso seja necessário incluir novos usuários ou liberar novos acessos no decorrer do uso, isso pode ser feito sem a geração de custos adicionais.  

Mas, afinal, como ele funciona? 

O funcionamento do ArqNF-e é integrado com a SEFAZ – Secretaria da Fazenda. O armazenamento e a integração são automáticos, gerando arquivos tanto em PDF quanto em XML.  

O módulo é simples e tem uma interface bastante intuitiva. Com isso, não é difícil se adaptar e utilizar o sistema de forma prática e eficiente, sem encontrar grandes dificuldades.  

Mas, ele é apenas um dos 7 módulos que compõem o ArqGED. O software possui ainda os módulos: 

Módulo ArqDOC

O módulo específico para gerenciamento dos documentos em geral. Basta subir os arquivos no software para que comecem a ser organizados pelo sistema, podendo ser acessados, consultados e compartilhados sempre que necessário. 

Além disso, é possível rastrear alterações, emitir protocolos e controlar todas as alterações que esses documentos venham a sofrer. Ele inda traz um serviço de emissão de etiquetas para organização de documentos impressos.  

Módulo ArqSign 

ArqSign foi criada para promover o serviço de assinatura digital. Para isso, porém, é preciso contar com um e-CPF e/ou e-CNPJ, os certificados que autenticam assinaturas que não são manuais.  

O módulo torna mais fácil e até segura a gestão de assinaturas, fazendo com que a sua empresa ganhe tempo e otimize tarefas.  

Módulo ArqOCR 

O módulo OCR – Reconhecimento Ótico de Caracteres – facilita a busca de documentos pois possibilita que qualquer palavra ou termo seja pesquisado, ajudando a localizar documentos rapidamente.  

Essa é uma facilidade que pode trazer benefícios bem expoentes para o dia a dia, diminuindo o tempo na procura por documentos específicos e aumentando a agilidade nas tomadas de decisão. 

Módulo ArqFlow 

Como o próprio nome sugere, o ArqFlow é o módulo referente ao fluxo de trabalho. Ele integra departamentos e faz com que tarefas se tornem mais rápidas e eficientes.  

Com isso, os profissionais conseguem realizar suas atividades de maneira muito mais rápida, o que acaba gerando um aproveitamento melhor das horas de trabalho.  

Módulo ArqScan 

Com o ArqScan você pode digitalizar e indexar documentos com muita agilidade. Esse é um módulo que pode ser utilizado em parceria com ArqOCR e ArqSign

A integração ajuda a otimizara busca e faz com que os caracteres dos documentos sejam reconhecidos, o que facilita buscas posteriores. Já a integração com o ArqSign torna mais fácil a tarefa de assinar o documento com os certificados. 

Módulo ArqAudit

Nesse módulo ArqAudit o usuário pode determinar auditorias para os documentos de acordo com as regras da empresa. Com isso, a gestão de documentos ganha mais qualidade, segurança e agilidade a gestão de documentos. 

Quais módulos podem ser integrados não ArqNF-e? 

O ArqGED foi desenvolvido para funcionar em sua totalidade ou através do uso de módulos específicos. No entanto, o ArqNF-e pode ter os seus benefícios potencializados se for combinado com o uso dos módulos ArqFlow e ArqSign.  

Juntos eles possibilitam você de gerenciar as notas fiscais através da implantação de fluxos de validação e trabalhos de digitais, sem a necessidade de manuseio ou geração de documentos físicos.  

Enfim, o ArqNF-e é o módulo adequado para organizar e manter as suas notas seguiras, diminuindo os riscos de perdas de informações valiosas ou de tributação indevida. Acesse o site e saiba mais. 

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