Um Centro de Documentação, CEDOC, garante a organização adequada de todo o material de memória e administrativo de sua empresa, sejam eles documentos físicos, digitais ou audiovisuais. O ArqDoc é o sistema da Arquivar que facilita e otimiza essa gestão! Ele permite o mapeamento e a organização adequada de todos estes documentos.
Saiba mais a respeito lendo o conteúdo abaixo.
Um CEDOC – Centro de Documentação eficiente e seguro pode ajudar a sua empresa a reunir de forma organizada todos os documentos importantes, assegurando maior eficiência na gestão documental. Podemos dizer que um centro de documentação reúne os três outros tipos do que chamamos de “instituição de memória”. São eles: os arquivos, as bibliotecas e os museus.
O CEDOC arquiva todos esses materiais de maneira organizada, facilitando o acesso quando necessário. É um modelo de organização fundamental para empresas públicas e privadas de diferentes portes.
Vamos agora falar de “como” efetivamente criar um centro de documentação. Existem algumas etapas a serem cumpridas para que isso se realize. Veja só:
Primeiro é preciso classificar e catalogar os documentos de sua empresa. Você pode dividi-los em categorias como: contratos, funcionários, fornecedores, notas fiscais etc. A classificação precisa fazer sentido dentro de sua empresa.
Nesse momento você também decide quais documentos podem ser descartados, pois, já não possuem mais validade. Separe também aqueles que devem ser digitalizados.
Crie um cronograma em que os documentos sejam digitalizados regularmente. Já que a empresa não para de gerar novos documentos, eles precisam ser digitalizados também. Para não se esquecer de fazer isso é importante criar um cronograma periódico para que novos documentos sejam organizados e devidamente arquivados.
Na hora de classificar os documentos, como dissemos, há uma etapa para descarte daqueles que não são mais necessários.
Mas, uma vez que eles sejam digitalizados é importante também fazer uma manutenção para que documentos vencidos sejam renovados e/ou excluídos, evitando assim a permanência de documentos inválidos
Uma das grandes dificuldades das empresas é manter todos os documentos devidamente organizados e acessíveis. Lidar com a papelada pode, mesmo, ser difícil.
É essencial ter um centro de documentação que consiga atender a demanda e dar conta de todas as necessidades do negócio. Porém, muitas vezes ter apenas o CEDOC pode não resolver questões de segurança e controle de acesso aos documentos. Além do mais, com o passar do tempo e o acesso de várias pessoas, agravantes como a bagunça e a falta de organização podem voltar a surgir, o que resultará novamente na demora e dificuldade para encontrar um documento.
Se você já passa por estes problemas ou que evitar passar por isto, a Arquivar traz para você o ArqDoc. Um dos 7 módulos disponíveis no Sistema GED Arquivar, que transformará o seu CEDOC tradicional, em um Centro de Documentação Automatizado.
Um CEDOC “tradicional” reúne todos os documentos em um mesmo lugar. Isso quer dizer que materiais impressos, digitais, audiovisuais e outros são reunidos de forma organizada, com uma catalogação adequada e uma gestão verdadeiramente eficiente.
Porém, com um CEDOC sem automatização, ainda não é possível ter o controle total de acesso e segurança dos documentos. É necessário pensar que todos os documentos estarão organizados e catalogados em caixas, sendo assim qualquer colaborador pode ter acesso. O documento pode ser retirado de um caixa e se perder para sempre, sem que se descubra quem o pegou.
O ArqDoc utiliza um passo a passo simples e prático para realizar esse trabalho. Os arquivos passam pelas seguintes etapas:
Prontinho! Feito isso os documentos estarão em plena segurança e poderão ser acessados sempre que necessário de forma muito rápida e eficiente.
O sistema funciona quase como uma busca em biblioteca. Você pesquisa um determinado termo no ArqDoc. Ele apontará em qual caixa, subcaixa e pasta está o documento.
Com essa orientação meticulosa, você terá acesso imediato à papelada que necessita – sem precisar demandar horas fazendo a busca.
Isso gera uma economia de espaço e dinheiro, já que no departamento e os profissionais responsáveis pelo CEDOC se tornam dispensáveis com o uso do ArqDdoc.
Com o ArqDoc você automatiza seu CEDOC e mapeia todo o acervo documental físico. Assim, é possível saber a localização exata de um documento buscando o no sistema. Não perca mais horas procurando por um contrato ou um documento específico quando precisar tomar uma decisão.
O acesso será facilitado por uma organização otimizada. O mapeamento ocorre 100% na nuvem. Sendo assim, não há riscos de acidentes que possam prejudicar o armazenamento, já que o backup é seguro e absolutamente controlado.
No ArqDoc cada usuário tem um nível de acesso diferente. Isso mesmo! Para acessar as informações e encontrar a posição de cada documento é preciso ter uma senha. Portanto, somente pessoas previamente autorizadas conseguem fazer a pesquisa e localizar o arquivo.
É possível personalizar por cargo, por setor ou outros, quais documentos a pessoa encontrará no sistema. Isto porque os documentos físicos são catalogados por código, sendo que só terá conhecimento da existência do documento e da localização ou caixa que ele está, quem você conceder o acesso. Com um CEDOC “tradicional” qualquer pessoa saberia do documento e poderia pegá-lo em uma caixa.
Acidentes acontecem e tudo o que podemos fazer é tentar encontrar meios de diminuir os riscos. Quando falamos de arquivos, isso é possível através de um backup – um dos principais benefícios de um centro de documentação eficiente.
Quando um arquivo existe apenas em sua forma física ele está em constante risco. Se aquele papel sofrer algum dano ou se deteriorar pelo tempo, as informações se perdem para sempre.
Já quando ele é arquivado corretamente e recebe uma administração eficiente esse risco se extingue. Afinal, uma das premissas da boa gestão de documentos é manter backups seguros.
Que o ArqDoc é importante para empresas de grande porte já sabemos. Mas, será que ele é realmente útil para empresas de médio ou pequeno porte?
Sim, com certeza é. Como dissemos anteriormente, uma empresa – independentemente de seu nicho de atuação ou de seu porte – gera documentos. Isso ocorre o tempo todo.
Portanto, a gestão adequada, a criação de um centro de documentação e a utilização de um software para otimização do CEDOC, auxiliam na organização e na facilidade de acesso às informações, seja lá qual for o tamanho do negócio.
Uma má gestão pode se tornar um risco em médio ou longo prazo. No período de estruturação do negócio, há ainda o fato de que muitos documentos precisam ser acessados com frequência para conseguir alvarás e liberações.
Esse é mais um bom motivo para incluir essa tarefa entre as prioridades de seu negócio.
Pareceu complicado? De fato, sem conhecimento pode ser um pouco difícil criar um centro de documentação. A Arquivar está aqui para te ajudar e tem a melhor solução através de seu software ArqGED e o módulo ArqDoc. Fale com um de nossos especialistas!
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