Muitas empresas ganhariam muito ao digitalizar os documentos do seu acervo. Além da economia de espaço, o acesso às informações fica muito mais ágil. Sem contar o ganho em segurança ao enviar toda a documentação para as nuvens.
Confira 5 motivos pelos quais digitalizar os documentos pode ser vantajoso para qualquer empresa:
Poder conferir um documento com a rapidez que se consulta um e-mail é, talvez, a maior vantagem. Ao contrário do armazenamento físico, que depende sempre do espaço disponível, no digital é possível criar uma logística de arquivamento para facilitar a busca de uma informação.
Ao invés de procurar por uma pasta em um determinado arquivo, o sistema de busca digital pode acessar informações através de palavras-chave.
Você pode até acreditar que não há custo de manutenção pelos arquivos físicos, já que está tudo armazenado dentro da própria empresa. Porém, o uso de espaço físico é um custo que deve ser contabilizado. Assim como um “estoque”, em empresas que vedem produtos físicos.
Além disso, a redução de espaço físico cria condições para repensar a logística do fluxo de trabalho. Isso facilita o trânsito de pessoas e aumentando a produtividade.
A digitalização, agregada ao processo de armazenamento em Nuvem, é uma garantia de que em casos de inundação, incêndio ou furto não causem a perda dos documentos.
O armazenamento virtual é mais seguro não só por conta da confiabilidade dos servidores atuais, mas também pelo fato da maioria deles contarem com um processo de backup automático.
Ao digitalizar seus documentos, é fácil e barato implantar sistemas que permitem o acesso compartilhado das suas informações. É possível, por exemplo você compartilhar um conjunto de documentos com vários colaboradores simultaneamente e até mesmo com os seus clientes.
A única maneira de controlar o acesso a documentos estocados fisicamente é passando a chave no cadeado. Ou seja, se não há uma sala com acesso restrito, qualquer um pode acessar e, pior, furtar documentos.
Ao digitalizar seu acervo, é possível criar sistemas de níveis de acesso aos documentos, permitindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinados documentos e não outros.
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