Em ano de eleições municipais, a fiscalização em torno da Lei da Transparência está mais intensa. Algumas prefeituras inclusive foram reprovadas. Para o correto cumprimento das exigências, os municípios terão de organizar e cumprir o prazo estabelecido. Vamos neste post lhe contar como a gestão de documentos pode auxiliar as prefeituras a gerirem seus acervos e ficarem em dia.
A Lei Complementar 131, também conhecida como Lei da Transparência, foi sancionada pelo governo federal em 2009. A tônica é entregar à população informações a respeito das contas públicas em todas as esferas do Poder Executivo. Ou seja, abrange a presidência, o governo dos estados e as prefeituras.
Entre as diretrizes desta lei, está a obrigatoriedade da disponibilização eletrônica dessas informações, por meio de um site institucional e de acesso a todos os cidadãos. Algumas prefeituras ainda não conseguiram se adequar às exigências e correm o risco de sofrer penalidades, como você poder ver aqui e aqui.
Diante disso, os governos municipais estão em busca de soluções. Encontramos na gestão de documentos alternativas para acelerar o processo com qualidade e tecnologia.
Organização – O primeiro pensamento que vem à mente é a organização do material. É preciso separar o material em categorias, seções e apresenta-los de forma legível e clara para o cidadão. É importante que todos os arquivos estejam alocados em suas devidas categorias, de acordo com sua natureza e função. Não é só pegar os documentos e inserir no site. Eles têm de fazer sentido para o leitor. A organização dos documentos pode trazer muitos outros benefícios para as instituições e empresas. Saiba mais aqui.
Digitalização – Como uma das principais exigências da lei é que as informações sejam disponibilizadas em meio eletrônico, a digitalização é parte fundamental do processo. Ainda que muitos órgãos já tenham aderido mais aos formatos digitais, muitas decisões ainda são tomadas “no papel” e devem estar no site. Para entender melhor as etapas e as vantagens da digitalização, recomendamos esta leitura.
Microfilmagem – Seguindo o critério da disponibilização dos documentos no meio eletrônico, apresentamos a microfilmagem. Trata-se de um método ainda muito usado, sobretudo por órgãos públicos, pois é a única técnica em que a cópia substitui o documento original. A microfilmagem é também um dos recursos mais duradouros, uma vez que a película tem um tempo de conservação bem longo. Veja aqui como a microfilmagem pode atender suas necessidades.
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