Guardar os documentos na própria empresa sai bem mais barato, certo? Nem sempre! Muitos empresários às vezes pensam assim. Mas hoje vamos mostrar a vocês por que investir na guarda de documentos terceirizada pode ser mais benéfico para sua estratégia e evitar muita dor de cabeça.
Para confiar todo o seu acervo a uma empresa de guarda é preciso tomar cuidados. Deve-se analisar bastante o histórico dela e se informar o máximo que puder. Isso aí você deve fazer mesmo, afinal, todas as suas informações estão ali. Pode até dar um pouco de trabalho, mas você já parou para pensar nos riscos e nas desvantagens de armazenar os documentos na própria sede?
Veja o que fazer
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- Furto e extravio – para a segurança de informações confidenciais é fundamental que o acesso seja restrito e monitorado. Pense bem: na correria do dia a dia, você consegue acompanhar o uso dos documentos? É bem provável que não. As soluções de guarda na Arquivar contam com sistemas de segurança e rastreamento, que permitem saber cada movimentação feita com o documento. Acompanhamos toda a trajetória do arquivo até que ele volte para a caixa onde está armazenado.
- Deterioração com o tempo ou ação de insetos – com o tempo você corre o risco de perder um documento pelo envelhecimento do papel, por tintas que se apagam e sim, por insetos que se alimentam de papel. É preciso ter cuidado redobrado com eles. Usar produtos químicos regularmente, mas que não destruam o papel. Uma grande demanda de atenção e mão de obra, que pode comprometer outras atividades na sua empresa. Nos galpões especializados em guarda oferecemos também os precauções e adequação do ambiente para que esses ricos sejam eliminados.
Além de preservar seus documentos, você consegue:
- Economizar tempo dos funcionários e otimizar as rotinas de produção, sem perder energia se preocupando com segurança e manutenção dos arquivos.
- Liberar espaço físico nas dependências da empresa – se você tem alguma dúvida de que isso é um grande benefício, calcule quanto do aluguel ou da manutenção predial correspondem ao espaço ocupado pelos documentos. E tem mais! Com um ambiente de trabalho mais organizado e arejado, é certo que a produtividade da equipe vai crescer. Pode apostar.
Aqui na Arquivar temos soluções de guarda de documentos na medida do seu bolso e da sua necessidade. Converse com nossa equipe e veja como podemos contribuir para seus negócios.
