A transformação digital da sua empresa vem com muitas vantagens no fluxo de trabalho, e uma delas é o processo de melhoria do sistema de arquivamento, que pode incluir economia no espaço físico, melhoria na busca de dados e rastreabilidade dos documentos, além da conformidade com a LGPD. Venha conosco neste estudo sobre a importância, benefícios e como esse tipo de sistema pode impactar sua empresa.
No ambiente corporativo, os dados são um dos ativos mais valiosos. Mas, para que eles realmente gerem valor, devem estar organizados, acessíveis, seguros e rastreáveis. É nesse contexto que entra o sistema de arquivamento documental, uma solução fundamental para empresas que desejam crescer de forma sustentável, com segurança jurídica e eficiência operacional.
Estamos falando de uma estrutura robusta — física e digital — que visa preservar e organizar documentos com critérios técnicos e legais. Essa gestão é estratégica, especialmente frente à crescente exigência de conformidade com normas como a LGPD e à busca por eficiência nos processos de negócios.
Mas afinal, o que é um sistema de arquivamento? Quais benefícios ele traz? E como a digitalização de documentos e os sistemas de GED podem transformar a forma como sua empresa lida com documentos?
Um sistema de arquivamento é um conjunto de procedimentos, tecnologias e práticas voltadas à organização, guarda, localização e conservação de documentos físicos e digitais. Ele pode incluir armários e boxes para armazenamento físico, digitalização de documentos, sistema de gestão eletrônica e fluxos de controle que garantem a integridade das informações.
É esse sistema que permite que sua empresa saiba exatamente onde está cada documento, quem o acessou e qual é o seu tempo legal de guarda. Ele também garante que, quando for necessário consultar ou apresentar determinado arquivo — seja em uma auditoria, processo jurídico ou transação comercial —, essa informação esteja pronta para uso, com validade jurídica e segurança.
Na prática, o sistema de arquivamento serve para:
Imagine um setor jurídico que precisa localizar um contrato assinado há três anos. Sem um sistema de arquivamento eficaz, essa busca pode levar horas ou até dias. Com um sistema bem estruturado, a localização ocorre em poucos minutos — o que representa economia de tempo, aumento da produtividade e resposta rápida ao cliente.
A gestão documental moderna exige mais do que organização: ela precisa garantir segurança, controle e conformidade com a legislação vigente, especialmente com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). E é exatamente aí que o sistema de arquivamento, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e a LGPD se conectam de forma estratégica.
O sistema de arquivamento é a base que sustenta a gestão documental. Ele garante que todos os documentos, físicos ou digitais, estejam organizados, classificados, armazenados e com prazos de guarda bem definidos. Mas, sozinho, ele não supre todas as exigências da LGPD. Por isso, entra em cena o GED, que leva essa estrutura física para o ambiente digital, ampliando os controles e oferecendo ferramentas fundamentais de rastreabilidade, gestão de processos e segurança da informação.
Dados sensíveis como informações médicas, financeiras ou dados de menores de idade requerem cuidados especiais. Um bom sistema de arquivamento, integrado com o GED, pode classificar automaticamente documentos conforme o grau de sensibilidade, garantindo tratamento diferenciado e seguro, conforme determina a LGPD.
Com o GED, cada etapa do uso do documento digital é registrada: quem acessou, quando acessou e o que foi feito. Esse nível de rastreabilidade é essencial para empresas que precisam comprovar, em auditorias ou fiscalizações, o cuidado no tratamento de dados pessoais.
Uma das exigências da LGPD é que as empresas tenham domínio completo sobre os dados que armazenam — onde estão, quem pode acessá-los e como são protegidos. Isso só é possível quando há uma integração entre o sistema de arquivamento físico bem estruturado, um processo de digitalização eficiente e uma ferramenta de GED robusta. Deste modo a empresa pode garantir a organização e segurança dos documentos, mas também o cumprimento rigoroso da LGPD, protegendo a empresa contra riscos jurídicos e fortalecendo sua governança da informação.
Além disso, essa estrutura integrada reduz drasticamente a dependência do papel, agiliza processos e proporciona um ambiente documental mais inteligente, seguro e sustentável.
Sua empresa já está adequada à LGPD?
A digitalização é o ponto de partida para modernizar o sistema de arquivamento. No entanto, vai muito além de apenas escanear documentos. Para que tenha validade legal, a digitalização precisa seguir padrões técnicos específicos, com uso de equipamentos certificados, técnicas de indexação corretas e procedimentos que assegurem a integridade e a validade jurídica dos arquivos digitais.
A rastreabilidade é um dos pilares da gestão documental moderna. Trata-se da capacidade de acompanhar, em tempo real, todo o ciclo de vida de um documento.
Desde sua criação ou digitalização até sua consulta, alteração e descarte. Em um cenário corporativo cada vez mais regulado e exigente, essa rastreabilidade se traduz em transparência, controle e responsabilidade sobre as informações que circulam na empresa. Ela permite identificar quem acessou determinado arquivo, quando isso aconteceu e quais ações foram realizadas. Isso não apenas evita extravios ou alterações indevidas, mas também proporciona segurança jurídica e facilita auditorias internas e externas.
A digitalização e a boa gestão documental proporcionam outro benefício altamente valorizado pelas empresas: a economia de espaço físico. Salas inteiras ocupadas por estantes, caixas e pastas podem ser liberadas para uso estratégico, como áreas de trabalho, salas de reunião, expansão operacional ou mesmo redução de custos com aluguel. Com um sistema de arquivamento eficiente, também há economia com manutenção, segurança, climatização e limpeza. Além disso, ao garantir o descarte correto de documentos fora do prazo legal de guarda, a empresa mantém seu acervo enxuto e eficiente.
O resultado é um ambiente mais funcional, organizado e sustentável.
Embora todos os setores da empresa possam se beneficiar da gestão documental, algumas áreas sentem impactos mais significativos:
Adotar um sistema de arquivamento eficaz é mais do que uma questão de organização — é um investimento em inteligência de negócios, proteção de dados e conformidade legal. Em tempos de transformação digital e exigências regulatórias crescentes, negligenciar a gestão documental é colocar sua empresa em risco.
Isso pode ser uma realidade na sua empresa também. Soluções como o ArqSCAN, que faz a digitalização completa de todos os arquivos documentais físicos, e o ArqGED, nosso software robusto de gerenciamento de documentos e processos, fazem com que a Arquivar entregue não apenas tecnologia, mas estratégia, segurança e eficiência na gestão dos documentos da sua empresa.
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