Se você guarda seus dados de negócios em um Armazenamento Local de Documentos, está se arriscando a sofrer danos físicos que podem não ser recuperáveis. Veja as soluções para essas vulnerabilidades.
Embora manter a organização dos arquivos pessoais e empresariais seja crucial, isso não é uma tarefa tão fácil quanto parece e, com o objetivo de sucesso nesta atividade, as empresas optam por alguns caminhos – as vezes não muito seguros – para realizar o armazenamento.
Afinal, esses documentos carregam dados, históricos, procedimentos, contatos e todas as informações para que a empresa continue em bom e pleno funcionamento e obviamente jamais devem ser perdidos.
Um desses caminhos perigosos é o Armazenamento Local de Documentos e hoje, vamos te explicar porque ele não é a opção mais segura.
O armazenamento local de documentos é possibilitado através de servidores destinados exclusivamente para o armazenamento de arquivos, esses servidores não são computadores comuns, mas sim com uma capacidade diferenciada de processamento.
Entretanto, algumas empresas utilizam seus próprios computadores para arquivar os dados, o que é muito comum em empresas de pequeno e médio porte que ainda não têm grande volume de arquivos e por isso consideram desnecessário armazenar de outra forma.
Quando usado com cuidado, o armazenamento local pode ser uma solução leve e poderosa, porém pode apresentar alguns problemas ao longo do percurso que podem ser definitivamente maléficos para seus negócios. Veja quais são:
Todos nós estamos sujeitos a imprevistos, inclusive nossos computadores que podem ter falhas técnica, serem extraviados ou até mesmo roubados. De qualquer forma é importante que você saiba que existem infinitas maneiras de seus arquivos armazenados localmente desaparecerem em instantes.
Para você ter uma ideia, 46% dos usuários de computadores perdem seus arquivos anualmente, 50% dos discos rígidos morrem em cinco anos e pelo menos 15% têm seus computadores roubados por ano.
Uma das opções para evitar este tipo de situação é fazer um backup de seus dados na nuvem regularmente. Neste tipo de armazenamento as informações ficam guardadas em um servidor externo à empresa, na maioria dos casos sob os cuidados de uma outra empresa especializada na área.
Mesmo que esteja usando esses recursos, certifique-se de testar as suas ferramentas regularmente para garantir que você possa restaurar os dados com êxito em caso de emergência.
Uma outra forma muito simples e comum de perda de dados é a limpeza dos caches por algum usuário. Limpar periodicamente o cache do navegador ajuda os cookies a funcionarem com mais eficiência e é normalmente a primeira etapa que as pessoas tomam para solucionar problemas do navegador.
Entretanto, com essa prática aparentemente inofensiva, todas as informações de armazenamento local ali contidas serão perdidas permanentemente. Empresas com muitos usuários ficam impossibilitadas de controlar esse tipo de atividade, estando constantemente submetidas ao perigo.
Embora seu computador, armazenamento de rede local ou servidor no escritório possam ser protegidos por senha, infelizmente não protegerão contra alguém com acesso físico ao disco rígido do dispositivo.
Isso é comumente esquecido e pode prejudicar significativamente a reputação de uma organização se for considerado negligente, afinal você faria negócios com uma empresa que perdeu seu número de seguro social, registros de saúde ou outras informações confidenciais?
Para evitar esse tipo de problema você pode implementar uma solução Whole Disk Encryption (WDE) – uma maneira fácil de proteger seu dispositivo de pessoas mal intencionadas.
O próprio Windows oferece soluções integradas como BitLocker, porém se você está procurando uma solução de criptografia de nível empresarial, a Symantec e a Sophos também oferecem ótimas opções.
Entram na categoria de acesso não autorizados, os vírus e malware, afinal os hackers estão constantemente desenvolvendo softwares e novas tecnologias para invadir a privacidade pessoal e empresarial.
Para evitar isso você pode contratar antivírus e anti malware confiáveis, mas lembre-se de manter eles atualizados regularmente. Você pode assinar planos mensais para sua empresa e ter esse recurso a baixo custo para sua empresa.
Mesmo com todas essas soluções e controles que todas as organizações deveriam adquirir, os perigos não são eliminados. Se você tiver uma empresa saiba que a segurança de TI requer um conhecimento profundo para garantir a proteção dos seus documentos.
Quando implementado cuidadosamente, o armazenamento local de documentos pode aumentar o desempenho do site e ajudar a criar aplicativos mais leves.
No entanto, o armazenamento local nunca deve ser usado para informações confidenciais, como senhas ou informações pessoais. Fazer isso cria um risco de segurança que é francamente evitável se o servidor do site já estiver seguro.
Acredite, não vale a pena o risco de utilizar o recurso para uma finalidade não recomendada.
Há uma grande probabilidade de que sua solução de backup atual esteja funcionando bem há anos – então, você pode perguntar: “Por que mudar?” Até agora, você provavelmente teve a sorte de evitar um ataque físico ou cibernético.
Porém, continuar a usar opções menos seguras não é sustentável a longo prazo. Exemplos perfeitos são tempestades, incêndios florestais e roubos que devastam o país.
Se o seu escritório estivesse em uma dessas áreas e você dependesse exclusivamente do armazenamento de mídia física, teria perdido todos os seus dados, então vale a pena repensar não é mesmo?
A Arquivar é especialista em gestão de documentos, além de armazenar seus dados em um local seguro, livre de riscos e estrategicamente mais econômico que as demais soluções, ainda coletamos todas as informações dos documentos físicos em papel e transformamos em digital.
Além de ter os seus documentos armazenados de forma segura, ainda podemos adaptar todos os processos da sua empresa para a nova Lei Geral de Proteção de dados (LGPD), uma exigência recente para as empresas de todos os portes.
Não espere imprevistos e situações complicadas acontecerem, antecipe-se aos problemas e tenha o seguro dos seus arquivos e documentos físicos e digitais. Se você preferir armazenar seus documentos físicos, contamos com um local seguro e organizado para isso.
Você pode deixar seus documentos em nossas mãos e nós guardamos com segurança para você!
Viu quantas soluções a Arquivar tem para sua empresa? Converse conosco e vamos encontrar a melhor maneira de garantir a segurança, integridade e bom armazenamento e organização dos seus documentos valiosos.
Assista o vídeo abaixo para ter mais informações:
Dê o primeiro passo para alavancar os resultados do seu negócio
