Segundo a Wikipédia, Workflow (fluxo de trabalho) é a sequência de passos necessários para que se possa atingir a automação de processos de negócio, de acordo com um conjunto de regras definidas.
Em uma corporação, trabalhar em equipe se tornou fundamental na busca da qualidade e agilidade em processos de negócios. Entretanto, em muitos casos, o sucesso de um grupo esbarra na falta de comunicação e integração entre as pessoas e áreas envolvidas.
Os recursos usados tradicionalmente para a distribuição da informação em uma empresa baseiam-se na movimentação/circulação de papéis. Esses geralmente conduzidos de mão em mão por meio de pessoas. Em muitos casos, a comunicação entre as mesmas é feita por telefone, fax ou quadros de avisos. Várias desvantagens estão relacionadas há esses métodos, como:
Um dos problemas dos sistemas tradicionais baseados em processos é a inexistência do controle das atividades em execução ou do responsável pelas mesmas. O que acaba ocasionando obstáculos na evolução do fluxo de trabalho. Os Sistemas de workflow permitem manipular e monitorar a informação relativa a este fluxo de trabalho de forma a proporcionar mais agilidade e confiabilidade aos processos.
A estrutura organizacional das empresas se torna mais flexível, centralizando as informações e diminuindo ou até mesmo eliminando o fluxo de papel. A tecnologia Workflow permite que este fluxo seja substituído por formulários eletrônicos que percorrem o ambiente de trabalho através de uma infra-estrutura de comunicação.
Além disso, com a implantação do workflow, a reação imediata é a eliminação de papel. Em se tratando de sustentabilidade e preservação do meio ambiente, esse é um bom motivo para se adotar o sistema de workflow. Há também a economia de tempo, a segurança no fluxo de informações, produtividade, redução de custos e diversas outras vantagens competitivas.
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